Competentie: delegeren

Delegeren betekenis

Wat is delegeren? Delegeren betekent dat je taken en verantwoordelijkheden overdraagt aan iemand anders, zodat jij je kunt focussen op andere belangrijke zaken. Het is een belangrijke competentie voor leidinggevenden. Stel, je bent projectleider en moet een grote klantpresentatie voorbereiden. In plaats van alles zelf te doen, vraag je een collega om de cijfers te analyseren en een andere collega om de PowerPoint te maken. Jij houdt het overzicht en zorgt dat alles samenkomt, maar vertrouwt erop dat zij hun taken goed uitvoeren. Zo bespaar je tijd, verdeel je het werk slim en kan iedereen zich richten op waar ie goed in is. Delegeren is efficiënt en maakt teamwork effectief.

Hoe werkt delegeren?

Oké, inmiddels weet je dat delegeren gaat over het overdragen van taken aan je collega’s. Klinkt simpel, maar in de praktijk houden veel mensen graag zelf de touwtjes in handen. Om goed te leren delegeren, kun je het beste deze stappen volgen.

1. Kies de juiste taak. Bepaal welke taken je door een ander kunt laten doen. Denk aan taken die anderen net zo goed (of beter) kunnen doen, of dingen die veel tijd kosten maar niet per se door jou gedaan hoeven te worden.
2. Match de juiste persoon. Zoek iemand in je team die past bij de taak. Wie heeft de skills, ervaring of interesse om dit te rocken?
3. Geef duidelijke instructies. Leg precies uit wat er gedaan moet worden, wat het doel is en wanneer het af moet zijn. Zorg ervoor dat de ander weet wat er verwacht wordt.
4. Laat los en vertrouw. Geef de ander de ruimte om de taak op hun eigen manier te doen. Blijf beschikbaar voor vragen, maar laat ze vooral hun ding doen.
5. Check in en geef feedback. Controleer op van tevoren afgesproken momenten hoe het gaat en geef feedback. Bedank je collega daarna ook voor het werk en bespreek wat er goed ging en wat beter kan.

Vergelijkbare competenties

Is delegeren hetzelfde als leiderschap? De twee horen bij elkaar, maar zijn niet per se dezelfde competentie. Leiderschap gaat vooral over het vermogen om een team te leiden. Het delegeren van taken is daar een onderdeel van, maar zeker niet het enige wat je nodig hebt om een goede leider te zijn. Daarnaast moet je namelijk ook weten hoe je een team kunt motiveren, inspireren en ondersteunen. Verder lijkt delegeren op plannen en organiseren, want voor deze skill heb je een goed inzicht nodig in hoe je taken moet verdelen over teamleden.

Tegenovergestelde van delegeren

Waar je bij delegeren je team het vertrouwen en de vrijheid geeft om taken op hun eigen manier uit te voeren, is micromanagen het tegenovergestelde van deze competentie. In plaats van dat je gelooft in de skills van anderen en ze de ruimte geeft om te groeien, houd je als micromanager alles strak in de hand. Je checkt elke stap van de ander en laat weinig ruimte over voor eigen ideeën. Vaak komen bij micromanagen frustraties, stress en minder motivatie kijken. Door te delegeren creëer je juist een werksfeer waarin mensen kunnen bloeien. Way better.

Voorbeelden van delegeren

Als je taken gaat delegeren moet er aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan. Er moet sprake zijn van:

• Wederzijds vertrouwen tussen jou en de persoon aan wie je taken delegeert.
• Bereidheid om de controle los te laten over bepaalde taken.
• Begrip als iemand een fout maakt en dit soort momenten zien als leermomenten.
• Motivatie bij de andere persoon.
• Duidelijkheid wie er verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een taak.
• Genoeg tijd voor je collega om de gedelegeerde taken doen.
• Beschikbaarheid van de juiste tools en informatie om een taak uit voeren.
• Regelmatige check-ins om te kijken hoe het gaat en vragen te beantwoorden.

Delegeren valkuilen

Een grote valkuil bij delegeren is dat je te weinig begeleiding geeft. Als je iemand een taak geeft zonder duidelijke uitleg, weet diegene niet precies wat de bedoeling is. Je collega weet niet goed waar ie moet beginnen of hoe het verder moet. Met fouten en vertraging als gevolg. Dit is frustrerend voor zowel jou als je teamlid en het vertraagt de voortgang van projecten soms flink. Misschien denk je er zelfs weer aan om zelf de taken op je te nemen, maar dat is bij delegeren niet de bedoeling. Zorg er daarom voor dat je helder bent over je verwachtingen, geef de nodige ondersteuning en check regelmatig in om te zien hoe het gaat.

Waarom is delegeren belangrijk?

Delegeren is vooral als leidinggevende een belangrijke competentie. Een goede reden om taken te delegeren, is dat je hierdoor je team laat groeien en ontwikkelen. Geef een collega bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor een adviesgesprek of laat een junior een klein project leiden. Zo krijgen zij de kans om nieuwe skills te leren en groeit hun zelfvertrouwen. Het is een win-winsituatie: je team krijgt de ruimte om ervaring op te doen, terwijl jij je kunt focussen op andere taken.

Want laten we niet vergeten dat je vooral ook veel tijd bespaart als je taken delegeert. Hierdoor kun jij je focussen op de grote lijnen. Laat het opstellen van rapporten of het plannen van vergaderingen aan je team over, zo houd jij tijd over om je te richten op het behalen van de langetermijndoelen. Voordelen genoeg, om te gaan delegeren.

Delegeren ontwikkelen

Het is niet erg als je het stiekem best een beetje eng vindt om taken uit handen te geven. Maar het is wel een teken dat je delegeren nog niet helemaal onder de knie hebt. Toch luidt het motto niet voor niets: ‘Delegeren kun je leren.’. Daarom hebben wij hier een aantal tips voor jou verzameld om deze competentie te ontwikkelen. Komen ze.

• Leer je team goed kennen. Je denkt misschien dat je jouw collega’s goed kent door te weten wat ze in het weekend hebben uitgespookt. Maar om goed te kunnen delegeren moet je jouw teamleden op een andere manier leren kennen. Hun sterke punten en interesses zijn belangrijk, want zo kun je taken delegeren die goed passen bij hun vaardigheden en passies.
• Kijk af bij andere leidinggevenden. Beter goed gejat dan slecht bedacht, toch? Check hoe anderen in jouw omgeving hun taken delegeren. Misschien is er wel iemand in jouw organisatie die deze skill goed doorheeft of kan jouw buurman je wel wat tips influisteren. Hoe geven ze duidelijke instructies? Hoe bouwen ze vertrouwen op? Pas deze tips en tricks direct toe in je eigen werk en je merkt al verschil.
• Vraag om feedback. Da’s misschien wel de beste manier om te leren delegeren. Check bij je team hoe ze jouw manier van delegeren ervaren en vraag wat er beter kan. Snijd het onderwerp aan in een bila of stuur jouw teamgenoten een feedbackformulier. Vragen die je kunt stellen zijn bijvoorbeeld: ‘Krijg je taken die passen bij jouw skills?’ en ‘Hoe duidelijk vond je de instructies die ik gaf?’.

Delegeren aantonen

Wil je laten zien dat je kunt delegeren? Geef dan concrete voorbeelden van hoe je taken hebt verdeeld en je team hebt aangestuurd. Dat komt bijvoorbeeld van pas tijdens een sollicitatiegesprek. Wat je precies kunt zeggen? Graaf in je geheugen naar voorbeeld situaties zoals:

Delegeren aantonen: voorbeeld 1

‘Tijdens mijn bijbaantje als teamleider in een druk restaurant, moest ik vaak taken verdelen op drukke avonden. Als er een grote groep gasten was, delegeerde ik het opnemen van de bestellingen aan een collega en de drankjes uitserveren aan een ander. Ik gaf duidelijke instructies en controleerde regelmatig of alles goed ging. Dit zorgde ervoor dat de avond soepel verliep en de gasten een gezellige avond hadden.’

Delegeren aantonen: voorbeeld 2

‘In mijn functie als projectmanager heb ik vaak te maken gehad met uitgebreide projecten en strakke deadlines. Op een bepaald moment moest ik een team van vijf mensen aansturen voor een belangrijke klantpresentatie. Ik delegeerde de taken op basis van iedereens sterke punten: één collega deed de data-analyse, terwijl een ander de presentatie voorbereidde. Door duidelijke instructies te geven en regelmatig in te checken, zorgde ik ervoor dat alles op schema bleef en we een succesvolle presentatie afleverden.’

Key takeaways

• Betekenis: delegeren betekent het overdragen van taken en verantwoordelijkheden aan anderen.
• Voorbeeld: als je taken delegeert is het belangrijk dat er wederzijds vertrouwen is en dat je de controle over bepaalde taken los kunt laten.
• Valkuil: te weinig begeleiding geven waardoor de taken onduidelijk zijn.
• Voordelen: door te delegeren laat je je team groeien terwijl je zelf tijd bespaart.
• Ontwikkelen: leer je team goed kennen, vraag om feedback en observeer hoe anderen delegeren om deze competentie te verbeteren.

Klaar om te solliciteren?