Competentie: plannen en organiseren

Plannen en organiseren betekenis

Plannen en organiseren lijken wel twee aparte competenties te zijn, toch? Niets is minder waar. Deze termen horen bij elkaar als Mario & Luigi of koffie en maandag. Waarom? Plannen betekent dat je bedenkt wat er gedaan moet worden en wanneer. Organiseren vult daarop aan, want dat houdt in dat je het werk verdeelt in kleinere stappen zodat het overzichtelijk blijft. Ook zorg je dat je de juiste tijd en spullen hebt om je taken af te maken. Samen zorgt plannen en organiseren er uiteindelijk voor dat je op tijd klaar bent met je werk en minder stress hebt over de taken die je moet uitvoeren. Je werkt dus gestructureerd en efficiënt.

Vergelijkbare competenties

Ben jij goed in plannen en organiseren? Dan heb je vast ook aanleg voor prioriteren. Prioriteren is eigenlijk niets anders dan slim kiezen wat je eerst doet en wat even kan wachten. Heb je een drukke werkdag voor de boeg? Dan weet jij precies welke taken echt voorrang hebben en welke je later kunt oppakken. Dit komt dus erg overeen met het plangedeelte van plannen en organiseren.

En dat brengt ons bij timemanagement. Da’s namelijk het organiseer-gedeelte van de competentie plannen en organiseren. Tijdmanagement betekent dat je jouw tijd zo efficiënt mogelijk indeelt, zodat je al jouw taken op tijd afkrijgt. Zonder goed tijdmanagement weet je niet precies welke stappen je wanneer moet nemen. Houd je je niet aan de afspraken die je voor jezelf hebt gepland? Dan loop je al snel achter de feiten aan. Er komt dus ook wel wat verantwoordelijkheid bij plannen en organiseren kijken, want je moet zelf zorgen dat je je aan de gemaakte planning houdt.

Voorbeelden van plannen en organiseren

Je leert de competentie steeds beter kennen, maar een voorbeeld van hoe plannen en organiseren er in de praktijk uitziet kan geen kwaad. Hoe meer je van de checklist afvinkt, hoe meer je van de competentie bezit. Gaan we: Iemand die goed kan plannen en organiseren is een persoon die…

• Een weekplanning maakt en deze per dag bijwerkt.
• Deadlines in de agenda zet en regelmatig checkt of alles op schema ligt.
• Ruimte in de planning houdt voor onverwachte gebeurtenissen.
• Een werkplek opgeruimd houdt, zodat alles snel terug te vinden is.
• Grote taken in kleinere stappen verdeelt en deze stap voor stap inplant.
• Documenten en bestanden zo organiseert zodat ze makkelijk terug te vinden zijn.
• Pauzes plant om te voorkomen dat je overwerkt raakt.

Plannen en organiseren valkuilen

Plannen en organiseren is niet zo makkelijk als het lijkt. De meeste mensen vinden het lastig, omdat ze in een aantal valkuilen tuimelen. Bijvoorbeeld: je denkt dat het meer tijd kost dan oplevert. Of dat er met een planning geen ruimte meer is voor creativiteit. Niets van waar natuurlijk.

Maar ook als je dacht goed in deze competentie te zijn, pakt plannen en organiseren soms net niet zo uit als je wilt. Waarom? Je maakt misschien een incomplete planning. In dat geval verlies je de taken die je per se moet doen uit het oog. Andere keren is je planning inflexibel, omdat je agenda zo vol is dat er niets onverwachts bij kan. Soms is je planning juist onrealistisch met te veel taken die je niet in de beschikbare tijd kunt afhandelen. En plannen en organiseren kan ook omslachtig worden als je teveel verschillende systemen en tools gebruikt. Best wat valkuilen om rekening mee te houden, dus.

Waarom is plannen en organiseren belangrijk?

Jij, jouw collega’s en je werkgever vinden het vast fijn als je een kei bent in plannen en organiseren. Als jij goed plant en organiseert, heb je altijd een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren en wanneer. Dit helpt je om efficiënt te werken, zodat je tijd en energie bespaart. Zo houd je nog eens tijd over voor een spontane koffiepauze met je collega’s. Bovendien maak je door goed te plannen en organiseren minder snel fouten en zie je deadlines van mijlenver aankomen. Het resultaat? Je rondt zonder stress je taken af en behaalt betere resultaten. Win-win voor jou én je team.

Competentie plannen en organiseren ontwikkelen

Redenen genoeg om te leren plannen en organiseren. Kun je daar wel wat hulpmiddelen voor gebruiken? No worries, YoungCapital geeft je tools in de vorm van tips om deze competentie naar een hoger niveau te krikken.

• Breng je werkzaamheden in kaart. Begin bij het begin: wat ligt er allemaal op je bord? Schrijf al je taken en verantwoordelijkheden op, van dagelijkse klusjes tot maandelijkse projecten. Dit overzicht helpt om slimmer te plannen en je tijd beter te organiseren.
• Hak grote projecten in stukken. Grote projecten kunnen best tijd en energie opslokken. Splits ze op in kleinere, hapklare taken. En zet ze dan ook gelijk in je agenda. Zo weet je precies wat je moet doen. Piece of cake.
• Houd rekening met je ritme. Iedereen heeft z’n eigen piekmomenten op een dag. Ben jij ’s ochtends het scherpst? Plan dan je belangrijkste taken juist dan in. In een dipje? Gebruik die tijd voor makkelijke klusjes of een korte pauze. Zo haal je het maximale uit je dag en blijf je lekker in de flow.
• Gebruik één waterdicht systeem. Weg met die wirwar van post-its en losse briefjes. Kies één tool voor je agenda, bijvoorbeeld Google Calendar. Zo heb je alles op een plek en weet je precies waar je aan toe bent. Lekker overzichtelijk en vooral: stressvrij.
• Durf ‘nee’ te zeggen. Je kunt niet alles tegelijk doen. Bewaak daarom je eigen planning. Dat kan moeilijk zijn, vooral als je jezelf wilt bewijzen. Wijs verzoeken die niet bijdragen aan je belangrijkste doelen af. Uiteindelijk levert dat veel meer op dan alles tegelijk proberen te doen.

Plannen en organiseren aantonen

Het verbaast je vast niets, YoungCapital heeft genoeg vacatures voor je waar plannen en organiseren goed van pas komt. Wat dacht je van banen als projectmanager, planner en transportplanner? Sounds good, maar je krijgt de job niet zomaar. Eerst moet je solliciteren. In je motivatiebrief leg je bijvoorbeeld uit waarom jij goed bent in plannen en organiseren. Onze tip? Geef een voorbeeld waaruit blijkt dat deze competentie jou op het lijf geschreven is. Bijvoorbeeld:

Plannen en organiseren aantonen: voorbeeld 1

‘Als voorzitter van de studievereniging plande ik een conferentie voor 150 medestudenten. Ik maakte een duidelijk schema, verdeelde de taken onder het bestuur en zorgde ervoor dat we ons strak aan de planning hielden. Hierdoor verliep het evenement soepel en zonder problemen.’

Plannen en organiseren aantonen: voorbeeld 2

‘In mijn vorige baan als administratief medewerker beheerde ik de agenda’s van vijf managers. Ik zorgde ervoor dat vergaderingen goed werden ingepland en dat iedereen op tijd de juiste informatie had. Hierdoor haalden we belangrijke deadlines zonder stress.’

Key takeaways

• Betekenis: plannen en organiseren betekent dat je bedenkt wat er moet gebeuren en het zo verdeelt dat je alles op tijd afkrijgt.
• Voorbeeld: als je goed plant en organiseert, dan houd je ruimte in je agenda voor onverwachte gebeurtenissen.
• Valkuil: een planning werkt niet als die incompleet, inflexibel, onrealistisch en omslachtig is.
• Belang: plannen en organiseren zorgt ervoor dat je je werk op tijd afkrijgt, minder stress hebt en beter presteert.
• Ontwikkelen: je kunt beter leren plannen en organiseren door je taken goed in kaart te brengen en een simpel en duidelijk systeem te gebruiken.

Klaar om te solliciteren?