Efficiënt werken

Wat betekent efficiënt werken?

Je kent het gezegde vast, maar niemand vertelt je écht wat efficiënt werken betekent. Moeilijk is het niet: efficiënt werken betekent het dat je het maximale resultaat met minimale inspanning haalt. Neem bijvoorbeeld Excel als voorbeeld. Collega's die niet weten hoe ze met Excel moeten omgaan, vullen die hokjes vast handmatig in. Maar jij, de efficiënte werker, hebt allerlei shortcuts, formules en tools om al die hokjes binnen 3 seconden in te vullen. Meer doen met minder, da's waar het allemaal om draait.

Voordelen van efficiënt werken

Je snapt vast dat efficiënt werken veel voordelen heeft. Hier zijn ze, om er maar een paar op te noemen:

• hogere productiviteit;
• betere kwaliteit van werk;
• minder werkstress;
• meer energie over;
• meer tijd over voor andere taken.

Effectief vs efficiënt werken

Ze worden vaak door elkaar gebruikt, effectief en efficiënt werken. Maar er zit verschil in. Effectief werken betekent dat je vooral doelgericht bezig bent en minder op snelheid let. Met efficiënt werken wil je ook zo optimaal en snel mogelijk je taken afronden, zonder al te veel poespas. Eigenlijk werk je dus óók effectief als je efficiënt werkt.

Efficiënt werken: 8 tips

Hoe start je nou met efficiënt werken? Waarschijnlijk doe je het al een beetje, bijvoorbeeld omdat je je agenda vult met al je afspraken. Maar het kan natuurlijk nog beter. Hier zijn een aantal tips waarmee jij jouw workflow een echte boost geeft:

1. Leer timemanagement skills

Niks is erger dan urenlang over een saaie taak doen. Het liefste jas je 'm erdoorheen en ga je verder met de volgende taak op je lijst. Of misschien heb je juist te veel op je bord. Om dan echt efficiënt te werken, is het slim om naar je timemanagement te kijken. Stel bijvoorbeeld een timer in om te ontdekken hoe lang je echt over taken doet. Neem dat vervolgens mee in je taken- en agendabeheer.

2. Ga efficiënter vergaderen

Productief werken start niet alleen bij jezelf. Hoe vaak heb je nu in een vergadering gezeten die wel 2 uur duurde maar waar maar geen conclusie uitkwam? Effectiever vergaderen is dan een must. Kijk per vergadering hoeveel tijd je daadwerkelijk nodig hebt om je verhaaltje te doen en hoelang het mag duren om tot een beslissing te komen. Zo houd je je vergaderingen lekker kort en bewaar je de lange vergaderingen voor wanneer het echt een keer moet.

3. Verzamel je taken op een plek

De ene taak op een papiertje, de andere in een random Keep-notitie… je moet het niet willen. Efficiënt werken is gelukkig makkelijk met mailproviders zoals Gmail en Hotmail, die allerlei inbegrepen tools hebben. Je beheert daarin je contactpersonen, agenda's, taken en notities. Dan heb je alles op één plek en hoef je niet ver te zoeken.

4. Zorg voor ritme

Ben je op werk een chaoot van nature, maar ben je aan het einde van de dag uitgeput? Grote kans dat efficiënt werken door middel van een ritme je kan helpen. Een goed opgebouwd ritme zorgt ervoor dat je hersenen focussen op wat ze moeten doen op een bepaald moment van de dag. Zo hoef je niet bewust na te denken over wanneer je je mail gaat verwerken, maar doe je het automatisch in de ochtend – volgens je ritme dus. Beslis voor jezelf hoe je dit indeelt. Beantwoord bijvoorbeeld je mails tot 10:00, ga daarna werken aan een specifiek project tot 11:00 en spring je vergadering in om 12:00. Enzovoorts.

5. Let op je biologische klok

Sommigen zijn rond 08:00 nog niet mentaal ingecheckt, anderen hebben last van die o zo gevreesde middagdip. Ieder lichaam werkt anders, dus let eens op de jouwe. Heb je altijd moeite met concentreren rond 11:00 of zit je regelmatig naar de klok te turen om 16:00? Als je dit eenmaal doorhebt, kun je eromheen plannen. Sprint bijvoorbeeld om 11:00 een kwartiertje door het pand of pak na 16:00 alleen simpele taken op, zoals mails beantwoorden. Zo kun je efficiënt werken ondanks je biologische klok.

6. Gebruik de Eisenhower-matrix

Heb je moeite met hoofdzaken van bijzaken scheiden? Bof jij even dat de Eisenhower-matrix daarvoor is gemaakt. Met deze matrix beslis je makkelijk welke taken je direct moet oppakken, welke je kunt shelven voor een andere dag en welke je kunt delegeren of elimineren. Da's nog eens efficiënt werken.

7. Neem pauzes volgens de Pomodoro-techniek

Kun je je niet meer concentreren op je werk, omdat je nu al twee uur lang bezig bent met hetzelfde? Newsflash: pauzes bestaan precies om deze reden, zodat medewerkers even adem kunnen halen en zo efficiënt mogelijk blijven werken. Gebruik de Pomodoro-techniek om je tijd optimaal te gebruiken. Werk aan je taak voor 25 minuten, neem daarna een pauze van 5 minuten en hoppakee, terug naar je taak voor 25 minuten. Zo krijgt je brein af en toe een break en kom je met een frisse blik terug van je mini-pauze.

8. Stel je out of office mail in

Yes, ga je binnenkort op een leuke stedentrip? Vergeet dan niet je out of office mail in te stellen. Da's belangrijk, want zo weten klanten en collega's dat je ertussenuit bent en dat je dus niet antwoordt. Om zo efficiënt mogelijk te werken, zet je een contactpersoon in je mail die vragen van klanten of collega's voor je oppakt. Dan blijft er niks liggen.

Key takeaways

• Efficiënt werken houdt in dat je maximale resultaten behaalt met minimale inspanning.
• Voordelen van efficiënt werken zijn: hogere productiviteit, betere kwaliteit van werk, minder werkstress, meer energie en meer tijd voor andere taken.
• Effectief werken is meer doelgericht, terwijl efficiënt werken ook focust op snelheid en optimale taakuitvoering.
• We bespreken tips hoe je efficiënter kunt werken, door bijvoorbeeld je agenda beter te beheren en vergaderingen effectiever te maken.
• Zet al je taken, afspraken en reminders op één plek met de geïntegreerde tools van Gmail of Hotmail.
• Creëer een dagelijks ritme om taken automatisch en gefocust uit te voeren.
• Houd rekening met je biologische klok en pas je werkplanning aan aan je natuurlijke energieniveaus.
• Gebruik de Eisenhower-matrix voor het stellen van prioriteiten en de Pomodoro-techniek voor betere concentratie en efficiënte pauzes.
• Stel een out of office mail in wanneer je afwezig bent.

Tijd om te solliciteren

Jouw volgende baan vind je tussen onze vacatures. Grijp je kans en ga per direct aan de slag.