Effectief vergaderen

10 tips voor een goede vergadering

Het is je vast niet ontgaan: de meeste mensen vermijden vergaderingen het liefst als de pest. En dat komt omdat de meeste vergaderingen niet goed verlopen, bijvoorbeeld door technische issues of een ellenlange discussie over iets irrelevants. Da's verspilde tijd die je beter kunt besteden aan iets anders. Don't worry, wij helpen je uit de brand met deze 10 tips voor effectief vergaderen. Let op: deze tips zijn vooral handig als je de meeting organiseert.

Tip 1: Bepaal het doel

Effectief vergaderen start met een duidelijk doel. Beslis daarom eerst wat je uit de meeting wilt halen. Moet je iets presenteren of moet je je collega's simpelweg inlichten over iets? Kun je je doel ook bereiken zonder te vergaderen of moet je er echt een meeting voor inschieten? Op basis hiervan maak je de beste beslissing voor iedereen en verdoe je uiteindelijk niemands tijd. Tip: vergader het liefst niet als je maar één of geen agendapunten hebt. Anders ben je de vergaderruimte binnen 5 minuten in en uit, en da's niet efficiënt.

Tip 2: Maak een document voor de vergadering

Je agendapunten van een handgeschreven lijstje opnoemen kan, maar effectief vergaderen is het niet. Zorg er daarom voor dat je een document aanmaakt voor de vergadering. Dit kan een Excel-lijst zijn of een Word-file met een tabel waar je al je agendapunten in kwijt kunt. Houd het zo overzichtelijk mogelijk, zo hebben anderen ook wat aan je lijst.

Tip 3: Wijs een notulist aan

Ja ja, bijna niemand vindt het leuk om notulist te zijn, maar is het handig? Jazeker, het is zelfs een belangrijk onderdeel van effectief vergaderen. Vraag daarom van je collega om te notuleren voor jou, want je kunt niet praten en schrijven tegelijk. Aan het einde van de vergadering hebben jij en je collega's een mooi lijstje met actiepunten.

Tip 4: Bereid je agendapunten of presentatie voor

De vergadering in knallen zonder agendapunten of een halve presentatie… doe maar niet. Je kunt pas goed vergaderen als je je shit op orde hebt. Zorg er dus voor dat je agendapunten duidelijk in je document staan en maak je presentatie helemaal af. Stuur je documenten daarna naar je deelnemers, zo heeft iedereen helder wat jullie allemaal gaan bespreken.

Tip 5: Check de technologie van tevoren

Niets is erger dan de vergaderruimte inlopen en oeps, de beamer doet het niet. Loop die ruimte dus sowieso een paar minuten van tevoren binnen en controleer of alle technologie geeft. No signal? Beslis dan of je de vergadering eventueel zonder beamer kunt doen, en anders boek je een nieuwe ruimte.

Tip 6: Houd rekening met thuiswerkers

Werken sommige teamleden thuis? Da's natuurlijk geen reden om ze buiten te sluiten. Zorg er dus voor dat je remote workers online aan de meeting kunnen meedoen met bijvoorbeeld Zoom of Google Meet. Het is hiervoor wel belangrijk dat je een sterke internetverbinding en werkende microfoon hebt, anders krijgen je thuiswerkers alsnog niets mee. Vraag ze ook regelmatig of je te horen bent en neem ze mee in discussies. Zo kan iedereen effectief vergaderen.

Tip 7: Betrek je deelnemers

Cricket, cricket… het is stil aan de overkant. Dat gebeurt vaker tijdens vergaderingen, omdat collega's soms niet weten wanneer ze kunnen praten. Maar effectief vergaderen gaat er juist om dat iedereen betrokken is en wordt. Probeer daarom je teamleden aan te moedigen om mee te praten, door bijvoorbeeld iemand aan te spreken en te vragen wat ze ergens van vinden. Zo krijgen je andere collega's ook de moed om hun meningen te delen. En bonus: dan ben jij niet alleen maar aan het woord.

Tip 8: Let op de tijd

Het is altijd beter om je meeting kort en bondig te houden. Dan blijven je collega's namelijk bij de les en kakken ze niet uiteindelijk weg. Een goede vergadering hoeft nooit langer dan een uur te duren, tenzij er echt meer tijd nodig is om iets te presenteren. Hoe je met timemanagement een vergadering goed timet? Zet een wekker (op trilfunctie) voor jezelf of houd letterlijk de klok in de gaten en schat in hoeveel tijd nodig is om een actiepunt te bespreken. Gaat het gesprek op een gegeven moment over iets niet-relevants? Hak dan snel de knoop door en keer terug naar je agendapunten.

Tip 9: Plan een pauze in

Deze haakt aan op het vorige punt. Een vergadering kan soms lang doorgaan, omdat er simpelweg te veel punten zijn om te bespreken. Het laatste wat je dan wilt, is dat je deelnemers helemaal wegkakken en niet meer opletten. Om in zo'n geval zo effectief mogelijk te vergaderen, is het slim om een korte pauze te nemen. Laat iedereen even 5 à 10 minuten naar de wc gaan, koffie pakken, kletsen en luid daarna weer de vergadering met nieuwe energie in.

Tip 10: Evalueer de vergadering

Om echt effectief te vergaderen moet je weten wat goed ging en wat minder ging. Zo kun je voor de volgende keer de juiste aanpassingen maken. Maak hiervoor een poll of vragenlijst voor je deelnemers en vraag om feedback. Stel ze vragen over de leiding, de presentaties, de duur en hun overall tevredenheid. Wedden dat je ze met goede feedback komen waardoor jij je meetings nóg effectiever kunt organiseren?

Key takeaways

• Effectief vergaderen is belangrijk om tijdverspilling door onnodig lange discussies en technische problemen te voorkomen. In dit artikel geven we je handige meeting tips.
• Begin met het bepalen van een duidelijk doel voor de vergadering: informatie delen, beslissingen nemen, of iets anders.
• Maak een gestructureerd document met agendapunten en wijs een notulist aan om belangrijke punten en acties vast te leggen.
• Controleer vooraf de technologie in de vergaderruimte om technische problemen te vermijden.
• Zorg dat thuiswerkers via platforms als Zoom of Google Meet kunnen deelnemen.
• Check regelmatig de tijd om de vergadering kort en bondig te houden.
• Plan eventueel een pauze in bij langere vergaderingen om de aandacht van deelnemers vast te houden.
• Vraag achteraf feedback van je collega's om je volgende vergaderingen nóg effectiever te organiseren.

Tijd om te solliciteren

Jouw volgende baan vind je tussen onze vacatures. Grijp je kans en ga per direct aan de slag.