Ready voor je zon, zee en strand vakantie in Turkije? Vergeet niet om een out of office mail te schrijven. Een wattes? Je weet wel, die mail waarin je vertelt dat je niet bereikbaar bent omdat je met een mojito in je hand ligt te bakken op een strand in Marmaris. Dat lijkt misschien onnodig, maar 't is toch fijn voor je collega's en baas om er één in te stellen. Waarom? Dat leggen we haarfijn uit op deze pagina. Ook showen we je hoe je een out of office bericht schrijft, zowel een normale als eentje met wat flair.
Wanneer gebruik je een out of office mail?
Zo'n out of office mail heb je vast weleens gezien: een automatisch bericht dat mailers krijgen als je bijvoorbeeld op vakantie bent. Of er om een andere reden voor een bepaalde periode niet bent. Da's belangrijk, anders denken klanten of collega’s misschien dat je ze expres negeert. Ook moet je, zelfs tijdens je afwezigheid, efficiënt blijven werken. Misschien heeft de mailer jouw hulp of advies écht nodig. Je laptop openklappen tijdens je welverdiende vakantie moet je niet willen, maar iemand laten zitten is dan ook niet de bedoeling. Daarom zet je altijd een contactpersoon in je out of office mail, zodat je collega het probleem kan oplossen.
Wanneer je een out of office mail moet instellen? Sowieso in de volgende situaties:
- je gaat op vakantie;
- je gaat met zwangerschapsverlof;
- je bent voor een langere tijd ziek en kunt je mails niet beantwoorden;
- je hebt een do not disturb moment nodig;
- je werkt niet meer voor het bedrijf.
Out of office bericht voorbeeld
Dus komt er binnenkort een baby aan, of ben je straks niet meer in dienst bij je werkgever? Dan is het hoog tijd om een out of office mail in te stellen. Dat doe je heel makkelijk met het programma waarmee je mails stuurt, zoals Gmail of Hotmail. Wat zet je in zo'n mail? Het volgende:
- dat je afwezig bent (de reden mag, maar hoeft niet per se);
- of je je mails leest of niet;
- de periode waarin je er niet bent en wanneer je weer terug bent;
- of de mail wordt doorgestuurd;
- welke vervanger mensen kunnen bereiken met vragen of andere zaken (wel effe vragen van tevoren);
- de contactgegevens van je vervanger.
Het bericht hoeft geen heel boekwerk te zijn, maar let wel op je toon. Zo kun je bijvoorbeeld beter een formele out of office mail schrijven als je met serieuzere bedrijven werkt. Is daar geen sprake van? Dan kun je lekker los gaan. Check hieronder twee voorbeelden van een out of office bericht.
Formeel out of office mail voorbeeld
Beste mailer,
Dank je voor je mail. Momenteel ben ik met zwangerschapsverlof en check ik mijn mails niet. Voor vragen of andere zaken kun je terecht bij mijn collega Karin Smit op het nummer 0612345789 of e-mailadres k.smit@workit.com. Ik ben na 24 mei weer terug. Indien je vraag tot dan kan wachten, hoor ik graag op of na deze datum weer van je. Je mail wordt niet doorgestuurd.
Met vriendelijke groet,
R. Jansen
Voorbeeld van een out of office bericht voor vakantie
Beste mailer,
Bedankt voor je mail. Helaas (voor jou) leef ik van 6 tot 24 mei the nomad life op de Ardennen en negeer ik mijn mailbox. Je mail wordt ook niet doorgestuurd. Heb je me écht nodig? Stoor dan vooral Jochem Smit op het nummer 06123456789 of stuur een mail naar j.smit@workit.com. Als je vraag kan wachten, hoor ik graag van je na mijn vakantie.
Met vriendelijke groet,
R. Jansen
Voorbeeld van een out of office mail bij uitdiensttreding
Beste mailer,
Sinds 6 mei 2024 ben ik niet meer in dienst bij WorkIt. Voor vragen of andere zaken kun je terecht bij Piet Smit op het nummer 06123456789 of mailadres p.smit@workit.com. Je mail wordt niet doorgestuurd.
Met vriendelijke groet,
R. Jansen
Key takeaways
- Een out of office mail is een automatisch bericht dat mensen krijgen als ze je mailen wanneer je afwezig bent.
- Je stelt een automatische mail in als je bijvoorbeeld op vakantie of met zwangerschapsverlof bent.
- Zet in je out of office mail dat je afwezig bent, wanneer je er niet bent en wanneer je verwacht terug te zijn.
- Noem ook een contactpersoon in je mail die mensen kunnen berichten als het om iets belangrijks gaat.
Tijd om te solliciteren
Jouw volgende baan vind je tussen onze vacatures. Grijp je kans en ga per direct aan de slag.
Veelgestelde vragen
-
Wat is een out of office mail?
-
Hoe schrijf je een out of office mail?
Een out of office mail is een automatisch bericht dat wordt verstuurd naar iedereen die je mailt terwijl je afwezig bent, om te informeren dat je niet direct kunt reageren. Zo'n out of office bericht schrijf je als je bijvoorbeeld op vakantie bent.
Simpel. Zet in je mail dat je afwezig bent, vermeld voor hoe lang je weg bent en geef een contactpersoon die belangrijke vragen voor je kan beantwoorden. Zeg ook of je mail wordt doorgestuurd en of je je mailbox checkt tijdens je afwezigheid.