Je kent het vast wel: een misverstand via de mail, een ongemakkelijk gesprek met een collega of een ineffectieve vergadering waar je precies niks mee opschiet. Verbaast ons niks, want professionele communicatie ís ook lastig. Hoe gedraag je je op de werkvloer, hoe sluit je die zakelijke e-mail af en hoe zorg je ervoor dat jij en je collega’s elkaar zo goed mogelijk begrijpen? YoungCapital to the rescue. Onze tips maken het leed dat zakelijk communiceren heet net een tikkie makkelijker.

 

1. Gedraag je als een pro

Op de werkvloer ben je een professional. Ons advies is dan ook om je als een professional te gedragen. Hoe dat gedrag er precies uitziet, hangt helemaal af van de bedrijfscultuur. Bij een jong marketingbureau gaat het er bijvoorbeeld een stuk losser aan toe dan op een formeel advocatenkantoor. Het is vooral belangrijk dat je gedrag passend is. En eh, waar je ook werkt, met een open en positieve houding scoor je overal punten. Professionele communicatie bestaat namelijk niet alleen uit wat je zegt, maar ook uit hoe je dat doet. Non-verbale communicatie, dus. Let op je lichaamstaal en straal vertrouwen en respect uit naar anderen voor een professionele indruk.

2. Werk aan je communicatieve skills

Misschien voor de hand liggend, maar hoe sterker je communicatieve skills zijn, hoe soepeler de communicatie op de werkvloer verloopt. Onderschat daarbij niet hoe belangrijk het is om actief te luisteren. Maak duidelijk oogcontact, stel vragen en vat samen wat je hebt gehoord. Zo check je als het ware of je de ander echt begrijpt en voorkom je misverstanden. Oefen ook met duidelijk en beknopt formuleren. Schrijf bijvoorbeeld altijd met een doel voor ogen, gebruik korte zinnen en vermijd overbodige woorden. Wel zo helder.

3. Kies een passende communicatiestijl

Wist je dat communicatie vaak misloopt omdat jij en je gesprekspartner een andere communicatiestijl hebben? Misschien begrijpen jullie elkaar niet omdat de een taakgericht en de ander mensgericht is, om maar een voorbeeld te geven. Het is belangrijk om je eigen stijl en die van anderen te herkennen, zodat je jouw stijl kunt afstemmen op de situatie. Dat voorkomt een hoop misverstanden of zelfs conflicten.

4. Houd je aan de e-mailetiquette

Ook online is professioneel communiceren belangrijk. Wanneer stuur je een chatje en in welke situaties is een mail gepaster? En wat zet je daar dan in? Ook hier gelden in eerste instantie de richtlijnen van je werkgever. Check ze gerust bij je leidinggevende, als ze niet helemaal duidelijk voor je zijn. Maar er zijn ook algemene richtlijnen voor een zakelijke e-mail. Komen ze:

• Kies altijd een zo concreet mogelijke onderwerpregel (dus ‘Afspraak projectupdate op 15 november’ in plaats van ‘Project’).
• Ga voor een professionele en passende aanhef en afsluiting. Dat kan ‘Beste [naam]’ of ‘Geachte heer/mevrouw [achternaam]’ zijn, maar ook ‘Hallo [naam]’ als het wat minder formeel kan.
• Wees beknopt en duidelijk, dus voorkom lange, ingewikkelde zinnen. Zo is je boodschap overzichtelijk en begrijpt de ontvanger sneller wat je wilt zeggen.
• Gebruik een passende, professionele toon. Afkortingen, straattaal en een lading aan uitroeptekens zijn vaak not done, tenzij je bij een informeel bedrijf werkt.
• Gebruik alleen ‘reply all’ als dat echt nodig is. Zo voorkom je dat mensen onnodig veel e-mails ontvangen en ben je lekker efficiënt bezig.
• Vergeet eventuele bijlagen niet toe te voegen als je écht professioneel over wilt komen. ;)
• Beantwoord e-mails op tijd, het liefst binnen één werkdag.
• Stel een out of office mail in als je langere tijd afwezig bent.

5. Blijf kalm en professioneel (te allen tijde)

Hoe goed professionele communicatie je ook afgaat, soms kom je niet om een moeizaam gesprek of een conflict met een collega heen. Lastig, maar probeer de situatie in ieder geval professioneel op te lossen. Dat lukt het best door kalm te blijven (da’s geen makkie, we know). Houd je emoties in bedwang en focus je op de feiten en oplossingen. Gebruik een neutrale toon en zoek een win-winsituatie om samen tot een oplossing te komen. Wel zo fijn voor de werksfeer.

Key takeaways

• Professioneel communiceren is belangrijk om misverstanden en conflicten te voorkomen. Het draagt ook bij aan een effectieve en positieve werkomgeving.
• Zorg dat je gedrag past bij de bedrijfscultuur, let op je lichaamstaal, leer luisteren en beknopt formuleren en verdiep je in communicatiestijlen om professioneel te communiceren.

FAQs

Wat houdt professionele communicatie in?

Professionele communicatie gaat over alle vormen van communicatie in een zakelijke context. Denk aan gesprekken, e-mails, rapporten, presentaties en vergaderingen. Het helpt je om info op een duidelijke, efficiënte en respectvolle manier over te brengen.

Hoe kan ik mijn communicatie op de werkvloer verbeteren?

Bijvoorbeeld door actief te luisteren, duidelijk en beknopt te formuleren en met feedback aan de slag te gaan. Verdiep je ook in de communicatiestijl van je collega.

Wat zijn voorbeelden van onprofessionele communicatie?

Denk aan lange, onsamenhangende mails die de lezer verwarren. Maar ook negatieve of sarcastische opmerkingen die anderen kunnen beledigen en roddelen of vertrouwelijke informatie delen met mensen die er niet bij betrokken zijn.