Eisenhower Matrix

Wat is het Eisenhower model?

Misschien herken je het wel: je agenda loopt over van de meetings en je krijgt klus na klus naar je toegeschoven. Het liefst zou je ze allemaal tegelijk oppakken. Maar je bent ook maar een mens en het is eigenlijk de bedoeling dat je jouw laptop om half 6 dichtklapt. Overwerken is niet de oplossing, want dan zit je voor je het weet tegen een burn-out aan. Nope, de key hier is om prioriteiten te leren stellen. En laat de Eisenhower Matrix daar nou net een superhandig hulpmiddel voor zijn. Zie de Eisenhower methode als een manier om jouw taken te categoriseren en aan de hand daarvan te besluiten welke je als eerste oppakt. Goed voor je timemanagement, dus.

Waarom het de ‘Eisenhower’ Matrix heet? Omdat het model is ontworpen door Dwight D. Eisenhower, juist, die voormalige president van de Verenigde Staten. Je kunt je vast voorstellen dat je als president een hoop beslissingen moet nemen en taken op je bord krijgt geworpen. Eisenhower vond: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.’ Dat geeft vast een hint over hoe het Eisenhower model eruitziet. Hij onderscheidt namelijk urgente en belangrijke taken van elkaar.

Prioriteiten stellen met de Eisenhower Matrix

Urgent en belangrijk, dus. Hoe zit dat nou precies? De prioriteitenmatrix van Eisenhower werkt met 4 kwadranten:

• belangrijk + urgent;
• belangrijk + niet urgent;
• niet belangrijk + urgent;
• niet belangrijk+ niet urgent.

De Eisenhower Matrix invullen is een kwestie van bepalen in welk kwadrant een taak of opdracht hoort. Als het goed is kom je er op deze manier achter dat je lang niet al jouw taken meteen hoeft uit te voeren. Dat scheelt je een hoop stress.

Kwadrant 1: belangrijk + urgent

Dit zijn de enige taken die jij volgens het Eisenhower model persoonlijk én direct moet uitvoeren. Dat bepaal je door jezelf de volgende vragen te stellen:

• Is het belangrijk dat jij dit persoonlijk oppakt?
• Ben jij eindverantwoordelijk?
• Zijn er consequenties voor jou als je de taak niet uitvoert?
• Moet de taak vandaag worden uitgevoerd?

Alleen als je op al deze vragen ‘ja’ antwoordt, is dit een belangrijke én urgente taak en moet je ‘m vandaag nog oppakken. Denk aan strakke deadlines, spoedopdrachten, noodgevallen en klachten.

Kwadrant 2: belangrijk + niet urgent

Ten opzichte van kwadrant 2 is er een klein verschil met deze taken: ze kunnen ook prima morgen of op een andere dag in de week worden uitgevoerd. Daarom pak je éérst de klussen uit kwadrant 1 op. De niet-urgente taken verschuif je naar een ander moment. Voorbeelden hiervan zijn minder strenge deadlines, training volgen en een volgend project voorbereiden. Het is natuurlijk wel belangrijk om goed te plannen, en dat is weer een aparte kunst op zichzelf. Gelukkig hebben wij ook handige tips voor agendabeheer.

Kwadrant 3: niet belangrijk + urgent

Het verschil met kwadrant 1 is dat jij de taak niet persoonlijk op hoeft te pakken, omdat je er niet eindverantwoordelijk voor bent. Maar de taak moet wél vandaag gedaan worden. Als jij overloopt in taken uit kwadrant 1 van de Eisenhower Matrix, is het slim om niet-belangrijke taken te delegeren. Oftewel, aan iemand anders door te geven. Hierbij gaat het vaak om mailtjes, telefoontjes of post die je krijgt met vragen. Makkelijk is dat niet altijd, maar wel belangrijk. Check ons artikel over grenzen aangeven op je werk voor handige assertiviteitstips.

Kwadrant 4: niet belangrijk + niet urgent

Sommige taken vallen niet onder jouw verantwoordelijkheid en zijn niet per se op de korte termijn belangrijk. Die vallen in het laatste kwadrant van de Eisenhower Matrix en kunnen meestal op de lange termijn worden ingepland. Vaak lossen ze zich zelfs zichzelf op. Denk maar eens aan al die cc’tjes in je e-mail die niet voor jou bedoeld zijn.

Eisenhower Matrix template

Zelf aan de slag met de Eisenhower Matrix? Als voorbeeld van deze methode hebben we een handige template gemaakt. Download ’m en begin met prioriteiten stellen. Eitje, niet?

Key takeaways

• De Eisenhower Matrix is een hulpmiddel voor timemanagement waarmee je prioriteiten leert stellen.
• Dit model werkt met 4 kwadranten: belangrijk + urgent, belangrijk + niet urgent, niet belangrijk + urgent en niet belangrijk + niet urgent. Daar deel je jouw taken in.
• Alleen belangrijke en urgente taken moet je direct zelf oppakken.
• Niet urgente maar wel belangrijke taken plan je in.
• Niet belangrijke maar urgente taken delegeer je.
• Niet belangrijke en niet urgente taken elimineer je of plan je in op de lange termijn.

Tijd om te solliciteren

Jouw volgende baan vind je tussen onze vacatures. Grijp je kans en ga per direct aan de slag.