Agendabeheer

Wat is (complex) agendabeheer?

Agendabeheer: de betekenis zit ’m in de naam. Maar let op: je agenda beheren gaat niet alleen om het inplannen van belangrijke meetings en andere werkgerelateerde afspraken. Het draait ook om het inplannen van je pauzes, deadlines en persoonlijke afspraken. Dit doe je aan de hand van verschillende blokken en kleuren. Op die manier creëer je overzicht en weet je in een oogopslag welke afspraak er binnenkort op je te wachten staat. Dankzij agendabeheer werk je dus aan je timemanagement en kun je efficiënter werken. En eh, goed agendabeheer gaat tegenwoordig verder dan het inkleuren van je papieren agenda. Apps als Outlook en Google Agenda helpen je maar wat graag met het opspicen van jouw dagindeling.

Complex agendabeheer

Nu horen we je denken: ‘Wat is complex agendabeheer dan?’. Complex agendabeheer is een hard skill die verder gaat dan je eigen agenda bijhouden. Zo heb je deze skill als administratief medewerker vaak nodig. Je houdt je dan namelijk niet bezig met het inplannen van je eigen agenda, maar bijvoorbeeld die van je manager.

Agendapunten voorbeeld

Wanneer je je bezighoudt met agendabeheer plan je je agenda tot in puntjes in. Dit kun je op dagelijkse, maar ook op wekelijkse basis doen. Welke belangrijke onderdelen je sowieso moet meenemen in je drukke schema, lees je hier:

• Opstarten. Geef jezelf dagelijks een opstartmomentje. Hierdoor heb je tijd om je mails weg te werken en een warme kop koffie te halen voordat je werkdag écht begint.
• Terugkerende afspraken. Wekelijkse vergaderingen of een maandelijkse cursus mag je niet vergeten bij het plannen van je werkzaamheden. Ook handig: in de meeste digitale agenda tools kun je deze afspraken automatisch laten terugkomen, bijvoorbeeld op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis.
• Deadlines. Hier hoef je niet altijd een tijd aan vast te knopen. Zet ’m bijvoorbeeld als reminder aan de bovenkant van je dagagenda.
• Lunch. Dat jij om 12.00 uur met lunchpauze gaat, is voor jou vast niets nieuws. Toch is het o zo belangrijk om je lunchpauze in te plannen. Hiermee voorkom je dat je collega rond die tijd een meeting met je inplant.
• Afspraken met jezelf. Je deelt de overige tijdsvlakken van je dag in. Denk aan het aannemen van telefoontjes, het uitwerken van opdrachten of het regelen van nieuwe klanten.
• Korte pauzes. Plan, als je werkt aan je agendabeheer, ook tijd in om te wandelen, koffie te halen of een potje tafelvoetbal met je collega’s te spelen om jezelf weer op te laden.
• Afsluiten. Om te voorkomen dat jouw werk-privébalans de afgrond in stort, sluit je je werkdag ook weer af. Hierbij is het juist belangrijk dat je niet veel meer te doen hebt. Rond in deze tijd daarom je taken van de dag af en klap vervolgens lekker je laptop dicht.

9 agendabeheer tips

Met het plannen van je werk zie je nooit meer een afspraak over het hoofd. Maar hoe doe je dat eigenlijk, je agenda bijhouden? De onderstaande tips en tricks helpen je verder:

1. Blok tijd voor specifieke taken. Reserveer specifieke tijdslots in je agenda voor belangrijke taken en projecten. Gebruik de Eisenhower Matrix om de belangrijkste afspraken als eerste in te plannen.
2. Gebruik kleurcodes. Gebruik kleurcodes in je agenda om verschillende soorten activiteiten uit elkaar te houden, zoals paars voor vergaderingen, oranje voor taken en geel voor persoonlijke afspraken.
3. Houd rekening met je energieniveau. Plan intensieve taken in op momenten waarop je het meest productief en energiek bent. Reserveer rustige momenten voor minder belangrijke taken of je pauzes.
4. Wees realistisch over de timing. Plan voldoende tijd in tussen je werkzaamheden en vergaderingen om overgangstijd en onverwachte onderbrekingen op te vangen. Houd ook rekening met een eventuele reistijd.
5. Stel herinneringen in. Stel herinneringen in voor belangrijke afspraken en deadlines om te voorkomen dat je iets vergeet.
6. Houd je agenda up-to-date. Zorg ervoor dat je agenda altijd up-to-date is en dat je wijzigingen direct bijwerkt. Hiermee voorkom je dubbele boekingen en verwarring.
7. Wees flexibel. Pas je agenda aan bij onverwachte gebeurtenissen of als prioriteiten verschuiven.
8. Plan tijd voor jezelf. Houd ook tijd vrij voor jezelf. Ontspan bijvoorbeeld met een lekkere kop koffie of maak buiten een korte wandeling.
9. Reflecteer en evalueer. Neem de tijd om je agenda te evalueren, bijvoorbeeld aan het einde van je dag of week. Wat ging goed? Wat kan beter? Dit neem je mee bij het inplannen van je volgende werkdag of -week.

Key takeaways

• Bij agendabeheer plan je je agenda volledig in, dus ook je pauzes, rustmomenten en de afsluiting van je dag.
• Complex agendabeheer is een hard skill die verplicht is bij een aantal beroepen. Denk aan administratieve medewerkers die de agenda van hun werkgever bijhouden.
• Agendapunten die belangrijk zijn voor je agendabeheer: opstarten en afsluiten, terugkerende vergaderingen, deadlines, pauzes, vrije tijd en overige afspraken.
• Stel voor een goed agendabeheer herinneringen in, gebruik kleurcodes en houd bij het plannen van je werkzaamheden rekening met je energieniveau.

Tijd om te solliciteren

Jouw volgende baan vind je tussen onze vacatures. Grijp je kans en ga per direct aan de slag.