Prioriteren

Prioriteren betekenis

Lastig woord hè, prioriteren (met een ‘t’ dus, prioriseren met een ‘s’ is niks)? Het is een ander woord voor prioriteiten stellen, da’s al wat begrijpelijker. Het komt van het Latijnse ‘prior’, dat betekent voorrang geven aan wat belangrijk is. Prioriteren of prioriteiten stellen is dus bepalen welke dingen het belangrijkst zijn en daar als eerst mee aan de slag gaan. Oftewel: kiezen wat je als eerste moet doen, omdat je nou eenmaal niet alles tegelijkertijd kunt oppakken.

Vergelijkbare competenties

Als je een beetje kunt prioriteren, ben je waarschijnlijk ook goed in plannen en organiseren. Beide competenties draaien om bewust omgaan met je taken en tijd om je doelen te bereiken. Je bent helemaal lekker bezig als je ze combineert: je beslist eerst welke taken het belangrijkst of dringendst zijn, maakt dan een planning en organiseert vervolgens alles voor de uitvoering.

Prioriteiten stellen heeft ook wel wat weg van besluitvaardigheid. Als je besluitvaardig bent, hak je namelijk makkelijk en snel knopen door. Dat is eigenlijk ook wat je doet bij prioriteren, maar dan op een specifiek vlak: je beslist wat de belangrijkste taken zijn. Daarbij komen nog meer competenties van pas, zoals analytisch denken en stressbestendigheid. Een analytische blik helpt namelijk om bewuster keuzes te maken. En het is makkelijker te bepalen welke taken en verantwoordelijkheden snel je aandacht verdienen als je je hoofd koel houdt.

Voorbeelden van prioriteren

Hoe goed ben jij nou echt in prioriteiten stellen? Daar maakten we een checklist met voorbeelden voor. In hoe meer situaties jij je herkent, hoe beter je deze competentie in de vingers hebt.

• Taken indelen op basis van urgentie en impact.
• Elke dag een to-dolijst maken met de belangrijkste taken bovenaan.
• Onverwachte problemen eerst oplossen zonder het overzicht te verliezen.
• ‘Nee’ zeggen tegen minder belangrijke taken om focus te behouden.
• Efficiënt schakelen tussen projecten op basis van deadlines.
• Tijd reserveren voor onverwachte gebeurtenissen of spoedklussen.
• Prioriteiten herzien om bij te sturen waar nodig.
• Minder belangrijke taken delegeren om tijd vrij te maken voor je prioriteiten.

Prioriteren valkuilen

Tuurlijk is het goed om je op urgente zaken te richten. Maar minder dringende taken kunnen ook belangrijk zijn. Als je altijd maar aan het kortetermijndenken bent, verlies je je langetermijndoelen misschien wel uit het oog. Dat is zonde. Voorkom dus dat je je te stug vasthoudt aan een bepaalde volgorde en je prioriteiten, maar blijf een beetje flexibel.

Waarom is prioriteren belangrijk?

Prioriteren helpt je om zo slim mogelijk met je tijd, energie en middelen om te gaan. Dat maakt het een stuk makkelijker om efficiënt te werken. Ook fijn: als je je urgentste en belangrijkste taken als eerste oppakt, is de kans groter dat je je doelen bereikt. Je kunt je makkelijker focussen, neemt sneller beslissingen en schiet niet meteen in paniek bij onverwachte veranderingen of problemen. En eh, prioriteiten stellen bespaart je sowieso een hoop stress. Als je goed op een rijtje hebt waar je als eerst mee aan de slag gaat, is je lange lijst van taken opeens een stuk minder overwhelming.

Leren prioriteiten stellen

We zeiden het al in de intro: je prioriteert de hele dag door, bewust of onbewust. Als je je werkdag bijvoorbeeld begint met het beantwoorden van je mail, geef je daar blijkbaar je prioriteit aan. Ben je niet altijd blij met de keuzes die je maakt? Dan is er werk aan winkel. The good news: prioriteren kun je leren. Daar hebben we een paar handige oefeningen voor.

• Maak een dagplanning. Simpel maar effectief: schrijf alle taken op die je op een dag moet doen. Dat zorgt meteen voor overzicht. Zet daarbij belangrijke taken die haast hebben bovenaan. Vind je het lastig om de volgorde te bepalen? Daar helpt de volgende oefening bij.
• Gebruik de Eisenhower Matrix. Kort gezegd houdt dit model van Dwight D. Eisenhower in dat je per taak bekijkt of ie belangrijk en/of urgent is. Aan de hand daarvan geef je ’m een plek in het bijbehorende kwadrant en daarmee krijgt ie automatisch een bepaalde prioriteit. Kun je het niet helemaal volgen? In ons artikel over de Eisenhower Matrix leggen we dit model tot in de puntjes uit.
• Oefen met ‘nee’ zeggen. Prioriteiten stellen betekent ook ‘nee’ zeggen tegen dingen. Sommige taken dragen bijvoorbeeld niet bij aan je doel, kosten te veel tijd of kun je beter door iemand anders laten doen. Het is daarom belangrijk dat je duidelijk maar vriendelijk ‘nee’ kunt zeggen tegen bepaalde taken. Het kan geen kwaad om wat assertiever te worden als dat je niet zo makkelijk afgaat.
• Reflecteer. Net begonnen met bewust prioriteren? Sta dan regelmatig stil bij hoe het gaat. Welke taken heb je die dag bijvoorbeeld afgerond en waarom juist die? Wat had je anders kunnen doen om efficiënter te zijn? Zo leer je steeds beter om de juiste prioriteiten te stellen.

Prioriteren aantonen

Is prioriteiten stellen een van jouw sterke punten? Noem deze competentie dan tijdens het solliciteren, bijvoorbeeld in je cv of motivatiebrief. Je overtuigt de werkgever echter vaak pas écht als je voorbeelden geeft waaruit blijkt waarom je daar zo in goed bent. Maar wat moet je dan zeggen als dit onderwerp ter sprake komt tijdens je sollicitatiegesprek? Een kort praktijkvoorbeeld, bijvoorbeeld uit je vorige job, werkt vaak het best. Zeg bijvoorbeeld zoiets:

Prioriteren aantonen: voorbeeld 1

‘In mijn vorige functie keek ik regelmatig naar mijn dagelijkse taken om te zien welke het meest bijdroegen aan de doelen van onze afdeling. Zo kon ik taken die minder belangrijk waren schrappen of aan iemand anders geven en werd het hele team productiever.’

Prioriteren aantonen: voorbeeld 2

‘Toen de prioriteiten van mijn vorige werkgever opeens veranderden, heb ik meteen mijn planning omgegooid en mijn taken opnieuw ingedeeld, zodat ik me kon richten op wat echt belangrijk was voor het bedrijf.’

Key takeaways

• Betekenis: prioriteren betekent voorrang geven aan iets wat belangrijk is of haast heeft.
• Voorbeeld: een to-dolijst maken met de belangrijkste taken bovenaan en ‘nee’ zeggen tegen minder belangrijke taken zijn voorbeelden van prioriteiten stellen.
• Valkuil: pas op dat je niet alleen maar focust op zaken die snel af moeten. Minder dringende zaken zijn soms ook belangrijk.
• Belang: prioriteiten stellen helpt je om efficiënt te werken en je doelen te bereiken. Het bespaart je ook stress.
• Ontwikkelen: iedereen kan leren prioriteiten stellen. De Eisenhower Matrix helpt je daarbij.

Klaar om te solliciteren?