HR-cyclus

Wat is een HR-cyclus?

De HR-cyclus of HRM-cyclus is een operationeel proces (simpel gezegd: de manier waarop dingen gedaan worden binnen een organisatie) op het gebied van HR-management dat zich elk jaar herhaalt. Eigenlijk bevat deze cyclus alle vaste momenten waarop je als werkgever met medewerkers in gesprek gaat. In deze gesprekken heb je het vooral over doelen, prestaties, ontwikkeling en ambities. Daarom heet de HR-cyclus ook wel de (HR-)gesprekscyclus, gesprekkencyclus, beoordelingscyclus of performance management cyclus.

De cyclus begint eigenlijk al wanneer je het eerste sollicitatiegesprek voert met je medewerker. Daarnaast bestaat ie traditioneel gezien uit drie gesprekken die jaarlijks terugkeren:

• Het planningsgesprek houd je aan het begin van het jaar. Het gaat over de doelen die gehaald moeten worden en wat daarvoor nodig is.
• Het functioneringsgesprek houd je halverwege het jaar en gaat over de voortgang. Jullie bespreken hoe alles verloopt, wat er beter kan en hoe je je medewerker hierin kunt ondersteunen.
• Het beoordelingsgesprek houd je aan het eind van het jaar. Je bekijkt dan samen met je medewerker de prestaties van het afgelopen jaar. Als leidinggevende beoordeel je je medewerker en geef je eventueel een beloning.

Sommige werkgevers voegen hier nog een vierde gesprek aan toe dat gaat over de ontwikkeling en carrière van de medewerker en gericht is op de toekomst. Bijvoorbeeld een loopbaangesprek, ontwikkelgesprek of POP-gesprek.

Let op dat sommige websites het begrip HR-cyclus breder interpreteren en alles wat komt kijken bij de fasen van instroom, doorstroom en uitstroom onder deze cyclus laten vallen. In onze artikelen zien wij de HR-cyclus puur als gesprekscyclus.

[BANNER Young Magazine]

De moderne HR-cyclus

Veel organisaties werken met de traditionele HR-cyclus zoals we die hierboven beschreven. Maar er zijn ook steeds meer werkgevers die afstappen van deze manier van prestatiebeoordeling. Zij doen als leidinggevenden een stapje terug en focussen meer op de talenten en behoeften van medewerkers. Werknemers zijn hierbij verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkelafspraken en prestatiedoelstellingen. En in plaats van een paar vaste gesprekken per jaar, voeren ze een continue dialoog over de prestaties en ontwikkeling. Dit heet het nieuwe beoordelen of het goede gesprek.

Er is dus niet slechts één manier om je HR-cyclus in te richten. Ga als werkgever vooral op zoek naar een vorm die bij het bedrijf en je medewerkers past. Dat kan ook een tussenvorm zijn als het nieuwe beoordelen je wel aanspreekt, maar je de traditionele HR-cyclus (nog) niet volledig wilt loslaten. Houd dan bijvoorbeeld het jaargesprek aan, maar laat je medewerker ook zo nu en dan aanschuiven voor een chill een-op-eengesprek, zoals een bila. Meer tips voor het opzetten van je HR-cyclus lees je verderop in dit artikel.

Waarom is een effectieve HR-cyclus belangrijk?

Voor wat voor soort HR-cyclus je ook gaat, het is heel belangrijk dat je ’m optimaliseert. Want wanneer de cyclus goed staat, levert dat je medewerkers en je organisatie veel voordelen op.

• Met een soepel lopende HR-cyclus betrek je je medewerkers bij de organisatie en vice versa. Je weet wat er speelt onder je personeel en wat je kunt doen om het ze nog meer naar hun zin te maken. Als je daar serieus mee aan de slag gaat, is de kans groot dat de medewerkerstevredenheid lekker stijgt en het verloop juist daalt.
• De gesprekken die je voert tijdens de cyclus gaan over het functioneren en de ontwikkeling van je medewerkers. Het is niet alleen fijn voor je medewerkers zelf als ze lekker draaien en zich ontwikkelen, maar ook voor je organisatie. Het zorgt immers voor efficiënter en beter werk en uiteindelijk misschien zelf voor meer winstgevendheid.

Aan een goed opgezette moderne gesprekscyclus kleven nog een paar extra voordelen.

• Een continue dialoog past goed bij de behoeften van medewerkers die hun ontwikkeling belangrijk vinden, en dat zijn er steeds meer. Hiermee trek je dus millennials en gen-Z’ers naar je organisatie.
• Door constant in gesprek te zijn kun je beter inspelen op de future of work. Bijvoorbeeld omdat je zo sneller kunt schakelen als je merkt dat er een skills gap ontstaat.

Beoordelingscyclus opzetten in 6 stappen

Heb je nog geen HR-cyclus of kan je gesprekkencyclus wel een modern sausje gebruiken? Volg deze 6 stappen.

Stap 1. Wat is er mis met je huidige HR-cyclus?

Als je je HR-cyclus wilt veranderen, betekent dat waarschijnlijk dat je niet tevreden bent over hoe die op dit moment in elkaar zit. Het is belangrijk dat je weet waarom, zodat je gericht met problemen aan de slag kunt en niet opnieuw in dezelfde valkuilen trapt. Check ook bij je medewerkers wat ze van de HRM gesprekscyclus vinden, bijvoorbeeld door een enquête rond te sturen.

Stap 2. Wat wordt de basis van je (nieuwe) HR-cyclus?

Denk goed na wat voor soort HR-cyclus past bij de visie en strategie van je organisatie. Vind je het bijvoorbeeld belangrijk dat traditionele beoordelingsgesprekken centraal (blijven) staan? Hoe ga je om met het geven en krijgen van feedback? En in hoeverre wil je tijdens de gesprekken aan de slag met zaken als persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling? Dit soort informatie heb je nodig om je gesprekscyclus vorm te geven. Verdiep je tijdens dit proces ook in de verschillende soorten gesprekken en de manieren om medewerkers te coachen en hun ontwikkeling te stimuleren.

Stap 3. Betrek je medewerkers

Natuurlijk zet je als organisatie de lijnen uit, ook wat de HRM-cylus betreft. Maar het is wel zo fijn als de manier waarop je in gesprek gaat ook bij je medewerkers past. Zo is de kans veel groter dat jullie fijn samenwerken en dat je personeel langer bij je organisatie blijft werken. Jongere medewerkers zijn bijvoorbeeld vaak fan van de moderne cyclus waarbij jullie regelmatig met elkaar in gesprek gaan. Maar het kan ook dat jouw personeel juist meer behoefte heeft aan sturing van bovenaf en tevreden is met een jaarlijks beoordelingsgesprek. Betrek je medewerkers bij het opzetten om te ontdekken waar de voorkeur van jouw werknemers naar uitgaat.

Stap 4. Selecteer de meest geschikte tools

Een goede HR-cyclus kan tegenwoordig niet zonder ondersteunende tools. HR-technologie geeft je meer inzicht in je medewerkers en maakt het onder meer mogelijk om hun persoonlijke groei bij te houden. Verdiep je bijvoorbeeld eens in een talent management systeem.

Stap 5. Testen maar

Staat je nieuwe gesprekkencyclus? Door ’m te testen weet je hoe goed je ideeën in de praktijk uitpakken en waar je eventueel nog aan moet schaven. Het is slim om je nieuwe beoordelings- en/of gespreksmethoden stapsgewijs en op kleine schaal uit te proberen, zodat je grote fouten beperkt. Start daarom bijvoorbeeld eerst op een of twee afdelingen met de nieuwe cyclus voordat je ’m uitrolt over de hele organisatie.

Stap 6. Evalueer, stel waar nodig bij en rol uit

Zijn de eerste gesprekken in de nieuwe stijl gevoerd? Dan komen er vast punten naar boven die nog moeten worden aangepast. Vraag niet alleen managers, maar ook medewerkers zelf om feedback en ga daarmee aan de slag om de cyclus te finetunen. Feedback verwerkt? Dan kunnen ook de andere afdelingen met de nieuwe HR-cyclus aan de slag. Het is natuurlijk slim om ook daarna open te blijven staan voor op- en aanmerkingen en eens in de zoveel tijd te peilen of iedereen nog happy is met de gesprekscyclus.

Key takeaways

• Traditioneel gezien bestaat de HR-cyclus uit vaste gespreksmomenten die werkgevers jaarlijks hebben met medewerkers: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.
• Steeds meer werkgevers stappen (deels) over naar de moderne HR-cyclus, waarbij je door het jaar heen continu in gesprek blijft met je medewerkers. De behoeften van de medewerker staan hierbij centraal.
• Een effectieve gesprekscyclus heeft veel voordelen. Denk aan medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid, efficiëntie en betere prestaties. Daarom is het belangrijk de cyclus te optimaliseren.