Jaargesprek

Wat is een jaargesprek?

Goed, een jaarlijks gesprek dus, maar wat houdt dit gesprek in? Een jaargesprek is een gesprek tussen jou als leidinggevende en een werknemer en gaat over het functioneren van de medewerker. Dit gesprek heet daarom ook wel een functioneringsgesprek. Het doel: de medewerker (nog) beter laten werken. Een jaargesprek is niet verplicht, maar maakt bij veel organisaties deel uit van de traditionele HR-cyclus, soms dus onder een andere naam.

Tijdens dit gesprek kijken jullie bijvoorbeeld naar wat de werknemer kan of moet veranderen in het werk en hoe jullie dit gaan aanpakken. Wat zijn de sterke skills en competenties en aan welke wil je teamlid juist werken? En hoe verloopt de samenwerking met naaste collega’s en leidinggevenden? Kortom: een jaargesprek is een open en toekomstgericht gesprek met input van beide partijen. Heel anders dus dan een beoordelingsgesprek, waarin je als leidinggevende veel aan het woord bent en de prestaties van de medewerker van het afgelopen jaar beoordeelt.

Wat bespreek je in een jaargesprek?

Een jaargesprek gaat over het functioneren van een medewerker in de breedste zin van het woord. De prestaties, sterke en zwakke punten komen dus zeker aan bod. Vergeet niet dat je de medewerker tijdens dit gesprek niet hoeft te beoordelen, maar dat jullie gelijk aan elkaar zijn en de dialoog belangrijk is. In plaats van je medewerker mede te delen dat ie aan een bepaalde skill moet werken, vraag je bijvoorbeeld waar je medewerker zelf graag mee aan de slag wil. Natuurlijk denk je als leidinggevende mee. Zo kun je trainingsmogelijkheden aanbieden.

De onderwerpen voor een jaargesprek staan niet vast. Alle dingen die te maken hebben met werk kunnen aan bod komen. Kijk wat er speelt bij je medewerker en op welke manier jullie het meest uit het gesprek kunnen halen. Mogelijke jaargesprek onderwerpen zijn:

• samenwerking met collega’s en leidinggevenden;
• ideeën voor verbetering van werkprocessen;
• de werkomstandigheden;
• scholings-/trainingswensen van de medewerker;
• carrièrewensen van de medewerker;
• feedback voor jou als leidinggevende.

Jaargesprek voorbereiden als werkgever

Ga je binnenkort een jaargesprek voeren met een van je medewerkers? Een goede voorbereiding is heel belangrijk als je alles uit dit gesprek wilt halen. Dit geldt zowel voor jou als leidinggevende als voor de werknemer. Wat kun je als leidinggevende doen ter voorbereiding op het jaargesprek?

Bedenk agendapunten

Een jaargesprek loopt niet altijd zoals je vooraf had bedacht. Misschien heeft je werknemer gespreksonderwerpen waar je niet op had gerekend of krijgt het gesprek spontaan een andere wending. Geen probleem, want daar is alle ruimte voor. Toch is het goed om van tevoren een agenda op te stellen, of je je daar uiteindelijk nou wel of niet aan houdt. Zo kun je als leidinggevende het gesprek makkelijker sturen als daar behoefte aan is en weet je zeker dat je de belangrijkste punten niet vergeet te bespreken.

Look back

Kijk tijdens de voorbereiding van het jaargesprek even terug naar de afgelopen periode. Hoewel dit niet het moment is om je medewerker te beoordelen, is het bijvoorbeeld wel goed om te kijken of de afspraken zijn nagekomen die jullie de vorige keer hebben gemaakt. Heeft je medewerker goed gewerkt en hoe ging de samenwerking met collega’s? Belangrijk, want om vooruit te kunnen moet weten wat er beter kan.

Look forward

Het jaargesprek is een goed moment om vooruit te kijken. Om je medewerker te kunnen helpen om doelen te halen, is het slim om van tevoren alvast na te denken welke dingen beter kunnen en op welke manier jullie daarmee aan de slag kunnen. Denk aan trainingen, opleidingen en andere manieren om bij te dragen aan de ontwikkeling van je medewerkers.

Houd vragen paraat

Grote kans dat je medewerker genoeg te bespreken heeft en het gesprek lekker loopt. Maar het kan natuurlijk ook dat er weleens een stilte valt. Of dat je medewerker op dit moment tevreden is en het gesprek niet lang duurt. In dat soort gevallen is het altijd slim om een paar standaard vragen paraat te hebben. Voorbeeldvragen voor het jaargesprek zijn:

• Hoe vind je je werk?
• Waar ben je heel erg tevreden over?
• Waar ben je minder goed in?
• Hoe kun je nog beter worden in je werk?
• Hoe draag je volgens jou bij aan de organisatie?

Jaargesprek formulier

Niet elke werkgever werkt met een formulier bij het jaargesprek. Omdat er tijdens dit gesprek geen hiërarchie is, zijn dit soort formaliteiten niet per se nodig. Maak dan achteraf wel een korte samenvatting van het gesprek en zet de gemaakte afspraken op papier. Werk je liever wel met een formulier? Ook daar is wat voor te zeggen. Zo’n formulier helpt bijvoorbeeld bij het voorbereiden van het jaargesprek. Deel ’m in dat geval met je medewerker en vraag die om het formulier van tevoren alvast in te vullen.

Tip: gebruik ons formulier voor het jaargesprek als voorbeeld, dus neem ’m niet klakkeloos over. Stel zelf een formulier samen waarin alle punten staan die jij belangrijk vindt.

Formulier jaargesprek

Key takeaways

• Een jaargesprek is gericht op toekomstige groei en ontwikkeling van een medewerker, niet op het beoordelen van het verleden. Het lijkt dus op een functioneringsgesprek.
• Tijdens een jaargesprek kun je allerlei onderwerpen bespreken. Denk aan de sterke en minder sterke punten van een medewerker, de samenwerking, verbeteren van werkprocessen, trainingen en carrièrewensen. Er is ook ruimte om feedback te geven en ontvangen.
• Het is belangrijk dat zowel de leidinggevende als werknemer het gesprek goed voorbereidt.
• Een formulier is bij een jaargesprek niet verplicht, maar kan wel helpen bij de voorbereiding en om het gesprek goed te stroomlijnen.