Functioneringsgesprek

Wat is een functioneringsgesprek?

Tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek, ook wel voortgangsgesprek genoemd, bespreek je de prestaties, wensen, doelen en zorgen van je co-worker. Maar dat niet alleen, de focus ligt ook op jullie werkgever-werknemerrelatie. Het gesprek heeft als doel het uit de lucht halen van zorgen, het verbeteren van onderlinge communicatie en het bespreken van feedback. Ook kun je ontwikkelingsmogelijkheden bespreken, maar hier zijn ook aparte gesprekken voor, zoals een ontwikkel-, loopbaan- of POP-gesprek.

Functioneringsgesprekken worden door zowel de werkgever als de werknemer voorbereid. Denk je nu: help, als medewerker zit ik hier niet aan het juiste adres? Dan is ons artikel over (het voorbereiden op) functioneringsgesprekken, waar we medewerkers op weg helpen, vast iets voor jou.

Verschil functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

Functioneringsgesprekken worden vaak verward met een beoordelingsgesprek, maar hetzelfde zijn ze niet. Een functioneringsgesprek is, zoals je inmiddels weet, gericht op het bespreken van de prestaties, ontwikkeling en samenwerking van een medewerker. Een beoordelingsgesprek daarentegen, focust zich op het beoordelen van prestaties over een specifieke periode. Tijdens zo’n gesprek richt je je dus alleen op de individuele prestaties van je medewerker.

4 kenmerken van een functioneringsgesprek

De ins en outs van een functioneringsgesprek kennen is wel zo handig. Zo zorg je ervoor dat je altijd het juiste gesprek met de juiste persoon voert, en weet je wat je daarin verwerkt. Dit zijn vier dingen die je sowieso moeten weten over voortgangsgesprekken:

• Functioneringsgesprekken zijn niet verplicht, maar wel handig.
• Gemiddeld voeren werkgevers één of twee keer per jaar een voortgangsgesprek met hun werknemers.
• Tijdens zo'n gesprek zijn de werknemer en werkgever op gelijk niveau.
• De werkgever maakt aantekeningen tijdens het gesprek en vat deze info achteraf samen in een functioneringsgesprek formulier.

Functioneringsgesprek in 3 stappen

Heb je de ins en outs van een functioneringsgesprek in je oren geknoopt? Good, dan is het tijd voor de volgende stap: functioneringsgesprekken voorbereiden. Geen zorgen, als werkgever sta je er niet alleen voor. YoungCapital helpt je op weg met een simpel stappenplan voor het voorbereiden, uitvoeren en verder uitwerken van een functioneringsgesprek.

Voorbereiden

Je weet wat ze zeggen: voorbereiding is key. Zowel jij als je medewerker bereiden zich voor op het gesprek. Als werkgever kijk je hiervoor terug op het laatste planningsgesprek met je co-worker: zit je medewerker nog op de goede weg? Ook verzamel je zoveel mogelijk informatie over je medewerker. Denk aan rapporten met cijfers en data.

Voor de optimale voorbereiding stel je een lijst met gespreksonderwerpen en vragen samen. Dit doe je dan weer op basis van de verzamelde informatie en verbeterpunten. Onze tip: verzamel ook feedback van collega’s voor je co-worker, bijvoorbeeld door middel van 360-graden-feedback.

Uitvoeren

Houd je gesprek in een ruimte waar je kunt ontspannen. Dus niet in een vergaderruimte, maar in bijvoorbeeld een ruimte met een bank of lekkere zitzak. En het gesprek zelf? Zie het voeren van functioneringsgesprekken als een open dialoog in plaats van een ondervraging. Hierdoor stelt je medewerker zichzelf eerder open en maak je de feedback voor je co-worker makkelijker bespreekbaar. O, en vergeet het maken van aantekeningen niet, want die heb je nodig voor de volgende stap…

Uitwerken

De uitwerking van het functioneringsgesprek is simpel: je noteert de belangrijkste punten uit het gesprek. Hier kun je een functioneringsgesprek formulier voor gebruiken, maar dit hoeft niet. Weten welke punten je niet over het hoofd mag zien? Komen ze:

• Eerder gemaakte afspraken tussen de werkgever en werknemer.
• Onderwerpen die de werknemer tijdens het gesprek zelf aanstipt.
• Punten die de werkgever tijdens het gesprek aanstipt.
• Plannen voor ontwikkeling of bijscholing van de werknemer.
• Arbeidsvoorwaarden die eventueel veranderen.

Functioneringsgesprek vragenlijst

Tijdens een functioneringsgesprek stel je vragen over prestaties, ontwikkeling, samenwerking, en de werkgever-werknemerrelatie. O, en vergeet je niet te richten op de opleidings- en ontwikkelingswensen van je medewerker. Let wel op: een functioneringsgesprek is geen vraag-antwoord gesprek. Gebruik deze voorbeeldvragen daarom als guide om je gesprek aan te sturen en awkward stiltes te voorkomen.

Prestaties

1. Kun je een voorbeeld geven van (recente) prestaties waar je trots op bent?
2. Zijn er prestatiedoelen waarvan je denkt dat ze jouw bijdrage aan het team verbeteren?

Ontwikkeling

1. Hoe heb je jezelf ontwikkeld sinds het laatste functionerings- of planningsgesprek?
2. Zijn er vaardigheden of kennisgebieden waarin je graag meer zou willen ontwikkelen?
3. Welke ondersteuning of middelen heb je nodig om je professioneel verder te ontwikkelen?

Werkgever-werknemerrelatie

1. Hoe zou je jouw huidige samenwerking met mij beschrijven?
2. Kunnen wij iets verbeteren in onze onderlinge communicatie? Zo ja, hoe?
3. Hoe kunnen wij onze onderlinge relatie op de werkvloer blijven verbeteren?

Opleidings- en ontwikkelingswensen

1. Welke trainingen of workshops zouden jouw vaardigheden kunnen verbeteren?
2. Welke mogelijkheden zie je voor jouw persoonlijke groei binnen de organisatie?
3. Hoe kunnen we jouw opleidings- en ontwikkelingsbehoeften beter afstemmen op de organisatiedoelen?

5 no-go’s bij functioneringsgesprekken

Inmiddels weet je hoe je als werkgever een functioneringsgesprek voert. Maar welke dingen mag je nu absoluut niet doen tijdens dit gesprek? Komt ie: een lijstje met de vijf no-go’s bij een functioneringsgesprek.

1. Je medewerker niet voorbereiden. Je medewerker onvoorbereid verrassen door midden op de werkdag te vragen of ze even kunnen meelopen, om vervolgens direct over te gaan tot voortgangsgesprekken voeren, is een no-go.
2. Onvoorbereid te werk gaan. Zelf onvoorbereid aan een gesprek beginnen is ook af te raden. Als werkgever moet je jezelf goed voorbereiden. Doe je dit niet? Dan zie je belangrijke onderwerpen vast over het hoofd.
3. Met de vinger wijzen. Dat je ontevreden bent met de prestatie van je medewerker, is oké. Het beschuldigen van je collega zonder hier verder uitleg bij te geven, niet.
4. Ongelijkheid. In een functioneringsgesprek zijn jij en je medewerker gelijkwaardig. Doelen stellen en veranderingen doorvoeren zonder overleg met je collega is dan ook niet gepast.
5. Medewerkers onder druk zetten. Presteert je werknemer niet voldoende? Dan is het dreigen met het inhouden van salaris of het ontslaan van je medewerker niet de juiste oplossing.

Key takeaways

• Een functioneringsgesprek, ook wel voortgangsgesprek genoemd, is een gesprek waarin prestaties, wensen, doelen, zorgen en de werkgever-werknemerrelatie worden besproken.
• Een voortgangsgesprek bestaat uit drie stappen: voorbereiding, uitvoering, en uitwerking. Je maakt aantekeningen en noteert relevante punten, zoals eerder gemaakte afspraken en plannen voor ontwikkeling.
• Functioneringsgesprekken hebben ook een aantal no-go’s, zoals het onvoorbereid verrassen van de medewerker, ongelijkheid creëren en het onder druk zetten van medewerkers.