Planningsgesprek

Wat is een planningsgesprek?

Een planningsgesprek, ook wel een doelstellingsgesprek genoemd, is het eerste gesprek van het jaar in de HR-cyclus. Tijdens dit gesprek maak je je medewerkers duidelijk wat je in het komend jaar van hen verwacht, en andersom. Ook stel je samen SMART-doelen op. Let op: je co-workers bedenken zelf hun doelen en jij vult enkel aan. Je legt deze doelen vervolgens vast in een planningsgesprek formulier. Bewaar dit document goed, de opgestelde doelen vormen namelijk de basis voor latere gesprekken, zoals functionerings-, en beoordelingsgesprekken.

Verschil planningsgesprek en het nieuwe beoordelen

Een planningsgesprek lijkt in eerste instantie hetzelfde als het nieuwe beoordelen. Maar hoewel je met beide gesprekken aan het begin van het jaar doelen stelt, verschillen ze toch. Zo zijn planningsgesprekken gericht op nieuwe doelen en afspraken voor het komende jaar, zoals het leren van een nieuwe skill of het volgen van een maandelijkse cursus. Het nieuwe beoordelen daarentegen is gericht op het beoordelen van medewerkers. Dit doe je door samen met je medewerkers doelen te stellen die gericht zijn op het verbeteren van hun prestaties. Kwamen jouw medewerkers het afgelopen jaar bijvoorbeeld vaak te laat? Dan blijf je hen met het nieuwe beoordelen monitoren op het verbeteren van timemanagement.

Stappenplan planningsgesprek voorbereiden

Een planningsgesprek voeren neemt gegarandeerd tijd in beslag en daarom is een goede voorbereiding belangrijk. Hoe je dat doet? Met onze tips natuurlijk. Lees je mee?

Stap 1. Verzamel relevante informatie

Niet elke werkgever kent z’n medewerkers even goed en daarom wil je, nog voor je het gesprek voert, alle relevante informatie van je medewerker weten. Hiervoor zijn de volgende punten van je co-worker belangrijk:

• voor en achternaam;
• functietitel;
• takenpakket;
• (bijzondere) prestaties.

Stap 2. Noteer belangrijke punten

Inmiddels weet je dat je bij een planningsgesprek geen oude koeien uit de sloot haalt. Oude verbeterpunten blijven hier dan ook buiten beeld. Wat je wel kunt doen, is nieuwe uitdagingen verzamelen. Heb jij een gloednieuwe leiderschaps- of taalcursus in de aanbieding en lijkt jouw collega daar uitermate geschikt voor? Noteer deze punten dan en neem ze mee naar je gesprek.

Stap 3. Boek een rustige ruimte

Boek een afgesloten ruimte waar jij en je collega straks comfortabel ontspannen op een sofa of in een zitzak. Hiermee creëer je een ontspannen sfeer en voorkom je dat je na tien minuten last krijgt van een oncomfortabele zithouding.

De opbouw van een planningsgesprek

Het planningsgesprek staat in de startblokken, maar hoe ga je nu precies te werk? We nemen je mee door de opbouw van een planningsgesprek. Zo weet je hoe je jouw medewerker ontvangt en welke punten er als eerste en laatste aan bod komen.

Het gesprek starten

Een planningsgesprek is niet bepaald formeel, maar niet elke medewerker weet dit. Breek daarom het ijs met een compliment en leg je co-worker uit wat de bedoelingen van het gesprek zijn. O, en laat die formele handshake achterwege, dat scheelt al een hoop.

Formuleer SMART-doelen

In overleg stellen jullie gezamenlijk verschillende SMART-doelen op die je medewerker gedurende het komende jaar vooruit helpen. Dit kan één doelstelling zijn, maar ook meerdere, bijvoorbeeld één per kwartaal. Onthoud: tijdens het planningsgesprek formuleren jullie alvast alle doelstellingen, inclusief de doelen die pas over vijf maanden of drie kwartalen van toepassing zijn. Je medewerker kan deze doelen later aanpassen, maar dit gebeurt alleen in overleg met jou.

Maak afspraken

Maak afspraken over de vaardigheden, kennis, houding en het gedrag van je medewerker in deze periode van ontwikkeling. Bijvoorbeeld hoe vaak een medewerker aan de SMART-doelen werkt en hoe diegene nieuwe kennis opdoet. Ook beschrijf je wie hen daarbij zal helpen.

Bied ondersteuning

Input geven op de SMART-doelen is niet je enige taak als werkgever. Je biedt ook ondersteuning om medewerkers te helpen bij het sneller en gemakkelijker bereiken van hun doelen. Denk hierbij aan feedbacksessies of een POP-gesprek, waarin je de doelen samenvoegt tot een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Plan vervolggesprekken in

We noemden het net al een beetje, maar vervolggesprekken helpen je medewerker bij het uitwerken en behalen van de opgestelde doelen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een performance review of ontwikkelgesprek. Of gooi het over een andere boeg en neem de carrière van je medewerker onder de loep met een loopbaangesprek.

Planningsgesprek formulier

No worries, je staat er niet alleen voor. Ons planningsgesprek formulier voorbeeld helpt je op weg. Daarin leg je namelijk besproken doelen en afspraken vast. Download het voorbeeld, gebruik het bovenstaande stappenplan en vul het formulier stapsgewijs in.

5 tips voor planningsgesprekken

Voor je aan de slag gaat met het voorbereiden en voeren van planningsgesprekken geven we je ter aanvulling nog een paar tips mee. Zo ga je straks met een gerust hart te werk.

• Plan ruim. Een meeting van een kwartier is geen doen. Plan daarom minimaal een uur in voor het planningsgesprek. Je hebt immers liever tijd over dan te kort.
• Behoud tweerichtingsverkeer. Tijdens een planningsgesprek sta je als werkgever gelijk aan je werknemer. Spreek je medewerker daarom niet toe, maar overleg samen over het opstellen van doelen.
• Maak aantekeningen. Niet alleen voor, maar ook tijdens het gesprek noteer je belangrijke punten. Doe dit dus niet achteraf, zo voorkom je dat je noteren van gemaakte doelen en andere afspraken vergeet.
• Houd rekening met werk-privébalans. Je medewerker mag ervoor kiezen om privédoelen bij het gesprek te betrekken, maar dit hoeft niet.
• Verstuur een mailtje. Verstuur na het gesprek een mail naar je collega waaraan je het planningsgesprek formulier toevoegt. Zo hebben jullie allebei de afspraken nog eens zwart-op-wit.

Key takeaways

• Het planningsgesprek is het eerste gesprek uit de HR-cyclus waarin je verwachtingen bespreekt en samen met je medewerkers SMART-doelen opstelt voor het komende jaar.
• Belangrijk is dat medewerkers zelf hun doelen bedenken, met de werkgever als ondersteuner.
• De opgestelde doelen leg je vast in een planningsgesprek formulier dat je gebruikt als basis voor toekomstige gesprekken.
• Ter voorbereiding op het gesprek noteer je relevante informatie, bereid je de gespreksopbouw voor en boek je een ruimte.
• Na het gesprek plan je vervolggesprekken in en verstuur je het planningsgesprek formulier per mail naar je medewerker.