Sollicitatiegesprekken voeren als werkgever

LSD: gespreks- en interviewtechnieken

We waarschuwen je alvast, dit gaat niet over duistere zegels en gekke avonturen. Het LSD-gespreksmodel kun je namelijk inzetten tijdens het proces van sollicitatiegesprekken voeren. LSD staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Met deze methode luister je naar de sollicitant, vat je samen wat er gezegd wordt om vervolgens door te vragen. Zo kom je meer te weten over jouw kandidaten. Deze punten komen later in dit artikel ook terug. Houd ze daarom goed in je achterhoofd en geef de structuur van jouw volgende sollicitatiegesprek een flinke boost.

Denk je nu: allemaal leuk en aardig, maar dit doet toch iedereen? Niets is minder waar. Vaak laten zowel werkgevers als kandidaten tijdens het voeren van een sollicitatiegesprek steken vallen als het gaat om samenvatten. Terwijl samenvatten juist het belangrijkste punt is, omdat het laat zien dat je begrijpt wat er gezegd is. Op basis hiervan kun je vervolgens verder vragen. Ook kun je tijdens het samenvatten erachter komen dat je iets juist niet goed hebt begrepen. Zo sla je twee vliegen in een klap.

De STARR-methode

Om sollicitatiegesprekken te voeren is een goede opzet van belang. Bereid je daarom voor door je in te lezen over jouw kandidaat en stel alvast een aantal vragen op. Het combineren van de STARR-methode met het stellen van open vragen komt hierbij goed van pas. Met deze methode kom je er namelijk achter of kandidaten waarheden verdraaien of wat extra glans aan antwoorden geven. We leggen je uit hoe de je STARR-methode kunt inzetten om je kandidaten eens goed te testen. Zo kun je bijvoorbeeld controleren of kandidaten wel echt klantvriendelijk of teamplayers zijn.

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Tijdens het voeren van een sollicitatiegesprek hebben deze open vragen betrekking op minstens een van de STARR-onderwerpen. Ga er goed voor zitten en schrijf mee, met deze methode vind jij jouw ideale kandidaat als een speld in een hooiberg.

Voorbeelden van STARR-vragen:

• Situatie: kun je een werksituatie situatie beschrijven waarbij zich een probleem voordeed?
• Taak: welke rol nam je aan bij de oplossing van het probleem?
• Actie: hoe kwam je uiteindelijk in actie? Welke aanpak heb je verkozen?
• Resultaat: wat was het resultaat van jouw aanpak?
• Reflectie: hoe kijk je hierop terug? Zou je dit probleem weer op zo’n manier aanpakken?

Hoe werkt het?

We horen je denken: dit klinkt ideaal, maar wat is de theorie achter het meesterplan? Geen zorgen, een goochelaar verklapt misschien niet zijn geheimen, maar bij YoungCapital spillen we elke detail. We leggen je alles stap voor stap uit, zodat sollicitatiegesprekken voeren voor jou een fluitje van een cent wordt.

Stap 1. Vragen opstellen

Bij het maken van een functieprofiel heb je bedacht welke vaardigheden kandidaten moeten bezitten. Wanneer je straks sollicitatiegesprekken aan het voeren bent, moet je er zeker van zijn dat je een passende kandidaat voor je hebt. Hoe je dat doet? Je bedenkt vragen aan de hand van de vaardigheden op het cv en de motivatiebrief van de kandidaat. Bedenk welke vaardigheden, werkervaring of verhalen vragen bij je oproepen. De antwoorden op de vragen zorgen ervoor dat jij als werkgever op een lijn zit met alle kandidaten.

Stap 2. Doorvragen

Als je dacht dat je na het stellen van de vragen onderuit kunt zakken, dan heb je het goed mis. Het proces van sollicitatiegesprekken voeren gaat namelijk niet zo makkelijk. Nee, met die vijf vragen uit de STARR-methode alleen ga je het niet redden, daarom is doorvragen een must. Dat doe je niet een, twee of drie keer, maar net zo lang totdat jij zeker weet of deze kandidaat de aanwinst is waar je naar zoekt.

Stap 3. Bedenk een rating

Wanneer ben je nou klaar met vragen? Je komt een heel eind met een ratingsysteem die je tijdens het sollicitatiegesprekken voeren gebruikt. Op elke vraag noteer je een score van 1 tot 5 op een beoordelingsformulier. Met deze techniek spreken de eindscores voor zich. Met deze score kun je straks een tweede sollicitatiegesprek voeren. Als werkgever beoordeel je zo makkelijk wie het meest geschikt is voor de job.

10 tips voor een sollicitatiegesprek voeren

Als big boss is het voeren van een sollicitatiegesprek nu vast appeltje-eitje, maar wacht toch nog even voordat je nieuwe kandidaten met open armen ontvangt. Wie weet zijn deze tien tips voor sollicitatiegesprekken voeren namelijk de perfecte aanvulling op jouw chat met nieuwe kandidaten.

1. Voorbereiding is key

Het succes van soepele sollicitatiegesprekken voeren ligt in jouw handen. Tref alle voorbereidingen en lees de vacature nog eens goed door. Zo voorkom je dat je met een loodgieter in gesprek gaat over een copywriter job.

2. Stel kandidaten op hun gemak

Het doodstaren van een potentiële nieuwe medewerker is niet de beste manier om sollicitatiegesprekken te voeren. Wees daarom juist een goede host en vraag of de kandidaat een kop thee, koffie of misschien water wil. En als je vragen stelt, begin dan niet te moeilijk. Je wilt niet dat jouw kandidaat meteen naar een zuurstofmasker grijpt.

3. Zet jezelf out of the picture

Natuurlijk wil je een nieuwe kandidaat binnen hengelen, maar daarvoor moet je soms zelf een stap opzij doen. Door het voeren van een sollicitatiegesprek over te laten aan jouw collega’s, kom je er achter of een kandidaat echt de juiste keuze is. Zo weet een directe manager of medewerker met de betreffende functie vast de juiste vragen te stellen.

4. Behandel kandidaten met respect

Door kandidaten met respect te behandelen, voorkom je dat ze al snel de benen nemen. Om goede sollicitatiegesprekken te voeren is de omgang met jouw kandidaat dan ook een belangrijk punt om op te letten. Behandel kandidaten als klanten en laat zien dat je je beste beentje voorzet, met punctualiteit en een nette outfit.

5. Think out of the box

Wanneer je als werkgever sollicitatiegesprekken aan het voeren bent, wil je de juiste informatie uit je kandidaat halen. Om ze eens goed aan de tand te voelen, is het stellen van onverwachte vragen een lekkere tip. En gutsen de zweetdruppels van het hoofd? Dan weet je gelijk hoe de kandidaat met stress omgaat. Scheelt je het stellen van een extra vraag.

6. Let op lichaamstaal

Luisteren is vaak nog belangrijker dan zelf aan het woord zijn. Daarbij is het letten op lichaamstaal een must. Kijkt de kandidaat je recht in je ogen of wordt er aan een trui gefriemeld? Zo lees je makkelijk af of kandidaten zich comfortabel, zeker of juist bloedzenuwachtig voelen.

7. Pitch je bedrijf

Het doel van sollicitatiegesprekken voeren is natuurlijk niet alleen pitchen of een kandidaat past bij de functieomschrijving uit de vacaturetekst, maar ook of jouw bedrijf bij de kandidaat past. Vertel bijvoorbeeld over de werksfeer, doorgroeimogelijkheden en ga dieper in op het verdienen van lekkere bonussen. Zo komen zowel jij als de kandidaat erachter of er sprake is van een echte cultural fit.

8. Houd een bloknoot bij

Het maken van notities tijdens het voorbereiden van een sollicitatiegesprek kun je als werkgever niet missen, maar ook tijdens het gesprek komen notes goed van pas. Let wel op: het bewaren van gegevens van kandidaten op papier is volgens de AVG niet toegestaan. Nee, dan hebben we het niet over een warme Hollandse maaltijd, maar over de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierin staat dat het maken van notities als geheugensteuntje is toegestaan, zolang je deze achteraf maar versnippert.

9. Vel geen oordeel

Geef toe, sollicitatiegesprekken voeren kun je ook zonder ruwe diamanten aan de kant te schuiven. Het vellen van oordelen is daarom ook een no-go. Wie weet heeft jouw kandidaat bijvoorbeeld modder op de broek omdat het buiten regent. Gebruik het sollicitatiegesprek om kwaliteiten te ontdekken en niet om neer te kijken op kandidaten die zich voorbereiden op een functie binnen jouw bedrijf.

10. Vertel over vervolgstappen

Na het voeren van een sollicitatiegesprek staat elke kandidaat natuurlijk te springen om positief nieuws. Houd hen daarom niet aan het lijntje en vertel over de vervolgstappen in het sollicitatieproces. Zo kun je beloven om binnen enkele dagen met een antwoord terug te komen. Op die manier weet de kandidaat wat die kan verwachten en heb jij als werkgever alle tijd om andere kandidaten te spreken en met een antwoord te komen.

Gefeliciteerd, we wisten dat je het kon. Dankzij onze tips en tricks voor sollicitatiegesprekken voeren heb jij vast inmiddels de ideale kandidaat gevonden. Begin maar snel aan het verwelkomen en inwerken van jouw collega. En wil je echt voorkomen dat jouw nieuwe medewerker al na een week de benen neemt? Verdiep je dan eens in de onboarding van nieuwe medewerkers, wat onboarding precies is en hoe het opzetten van een onboardingsprogramma ervoor zorgt dat de spark tussen jou en je nieuwe werknemer nog jaren zal blijven branden. Zo te zien heb je nog genoeg te doen. Neem daarom de touwtjes in handen en check onze recruitment guide voor meer tips en tricks. Kijken kan immers geen kwaad, toch?