Functieprofiel opstellen

Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel is een korte functie- en organisatieomschrijving die jij als werkgever maakt. Aan de hand van het functieprofiel weten nieuwe en huidige werknemers wat ze kunnen verwachten van de functie en organisatie. Ook heb je als organisatie helder wat er nodig is om de functie te vervullen. Je kunt het zien als een roadmap voor de gewenste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van medewerkers in een specifieke functie. Er staat ook informatie in over de organisatie en wat de functie eraan bijdraagt. Een functieprofiel kun je aanpassen tot een pakkende vacaturetekst, waarbij je de tekst herschrijft om de juiste mensen aan te trekken.

Verschil functieprofiel en functiebeschrijving

‘Huh, is een functieprofiel niet hetzelfde als een functieomschrijving?’ Dit is een vraag die vaak langskomt. Spoiler alert: er is wel degelijk een verschil. Om dit verschil tussen een functieprofiel en een functiebeschrijving te begrijpen, is het handig om beide termen eens even naast elkaar te zetten. Het functieprofiel vertelt het complete verhaal, van alle functie-eisen tot hetgeen dat je organisatie te bieden heeft voor die specifieke rol. Daarentegen is een functieomschrijving meer een sneak peek. Het somt alleen de kern van de functie op. Het functieprofiel is dus net een stapje uitgebreider.

Waarom stel je een functieprofiel op?

Tijdens, maar ook na de werving en selectie pluk je de vruchten van het opstellen van een functieprofiel. Het begint allemaal met het creëren van een pakkende personeelsadvertentie. Met een goed doordacht functieprofiel in je achterzak weet je precies welke eigenschappen en kwalificaties je zoekt in de ideale kandidaat. Verder geeft het houvast tijdens de screening van sollicitanten in het sollicitatiegesprek. Zo bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar trek je ook de juiste mensen aan.

Maar er is meer. Ook als je een medewerker hebt aangenomen komt het functieprofiel van pas. Zo stel je bijvoorbeeld realistische verwachtingen van nieuwe werknemers. En dan hebben we het nog niet eens gehad over functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het functieprofiel dient dan als de ultieme checklist om de prestaties van je medewerker te meten. Kortom, het functieprofiel creëert helderheid, bespaart tijd en geld, en maakt jouw team sterker dan ooit.

Wat staat er in een functieprofiel?

Je kunt het functieprofiel zo uitgebreid of beknopt maken als je zelf wilt. Deze onderdelen komen er vaak in terug:

• functienaam;
• positie van de functie binnen de organisatie;
• taken en verantwoordelijkheden;
• competenties, skills en drijfveren;
• arbeidsvoorwaarden;
• contractduur en dienstverband;
• vereiste opleiding;
• minimale werkervaring;
• bedrijfscultuur;
• organisatieomschrijving.

Functieprofiel maken

Wat zou nu handig zijn bij het opstellen van een functieprofiel? Juist, een stappenplan. Goed nieuws: hieronder ontdek je in vier simpele stappen hoe je het schrijven van een functieprofiel onder de knie krijgt. Klik door als je liever een voorbeeld functieprofiel ziet.

Stap 1: Bedenk naar wie je op zoek bent. Voor een grote onderneming is dat misschien iemand met specifieke kennis. Maar in een klein bedrijf is dat vaker iemand die van alle markten thuis is.

Stap 2: Schrijf alle onderdelen op. Daarmee bedoelen we de punten uit bovenstaande opsomming, van functienaam tot organisatieomschrijving.

Stap 3: Neem het functieprofiel op in je personeelsbeleid. Hierdoor gebruikt je bedrijf het document straks in de praktijk.

Stap 4: Update regelmatig. Dacht je dat het functieprofiel nooit verandert? Natuurlijk wel, net zoals de taken en verantwoordelijkheden in een functie bijvoorbeeld.

Verandert jouw organisatie voortdurend? Misschien heeft het dan geen zin om telkens nieuwe functieprofielen te maken. In dat geval komen generieke functieprofielen to the rescue. Hierin noem je alleen de essentie van de functie.

Tips voor een perfect functieprofiel

Je kunt zo aan de slag met het maken van een functieprofiel. YoungCapital geeft je nog wat laatste tips mee om het opstellen te perfectioneren. Hier komen ze:

• Steek genoeg tijd in het opstellen van een functieprofiel. Namelijk, hoe zorgvuldiger je bent, hoe groter de kans dat je de werknemer vindt waar je naar op zoek bent.
 
• Stel niet te hoge, maar ook niet te lage functie-eisen. Als je de lat te hoog legt, loop je het risico goede kandidaten over het hoofd te zien. Aan de andere kant kun je met te lage eisen overspoeld raken door reacties.
 
• Gebruik je ervaringen wisely. Bij het vertrek van een werknemer is het handig om te kijken naar wat goede werkte in de functie, en welke mindere punten kwamen bovendrijven.
 
• Pas op voor discriminatie. Het is bij de wet verboden om eisen met betrekking tot geslacht, seksuele geaardheid, ras, politieke gezindheid en/of leeftijd in het functieprofiel op te nemen.
 
• Houd rekening met de toekomst. De wereld verandert nou eenmaal snel. Wie weet is de bereidheid tot opleiding wel een voorbeeld van toekomstgerichte functie-eisen.