Inwerken van nieuwe medewerkers

Waarom is een inwerkplan nodig?

Een nieuwe werknemer inwerken klinkt misschien vanzelfsprekend, maar laten zien hoe je de computer aanzet is niet genoeg. Daarom heb je sowieso een goed inwerkplan nodig als onderdeel van de onboarding. Met een uitgebreid inwerkplan werk je je nieuwe collega namelijk goed in, waardoor diegene binnen korte tijd op tempo komt en meedraait binnen het team. Dat heeft allerlei voordelen, zoals:

• je nieuwe medewerker is sneller productief;
• je creëert sneller een goede band tussen de nieuwe collega en het team;
• je nieuwe collega weet waar die aan toe is en stelt sneller vragen;
• je voorkomt onduidelijkheid en verwarring bij je nieuwe medewerker;
• je medewerker gaat gemotiveerd aan de slag.

Voor je je inwerkplan gaat maken

Het inwerkplan voor een nieuwe medewerker hoeft niet complex te zijn, maar je moet natuurlijk wel íets op papier hebben. Maar voor je überhaupt zo'n inwerkschema voor je nieuwe collega opstelt, moet je wel zaken als preboarding en onboarding regelen. Met preboarding bereid je namelijk je medewerker voor op wat er komen gaat, zodat diegene zich alvast thuis voelt bij je organisatie. En met onboarding zorg je er onder andere voor dat er een goede band ontstaat tussen je nieuwe en bestaande medewerkers. welkomstmails en koffie chats vallen daar dan ook onder, niet onder inwerken. Vergeet ze dus vooral niet mee te nemen.

Bepaal ook vooraf hoe lang de inwerkperiode gaat zijn. Vaak ligt het aan de functie hoe lang het inwerken van een nieuwe collega duurt. Zo heeft een copywriter misschien een inwerkperiode van een maand, maar profiteert een laboratoriummedewerker van meer tijd om nieuwe pathogenen te leren kennen.

Inwerkschema maken: 6 tips

Genoeg gepraat, jij wilt vast weten hoe je een inwerkprogramma kunt maken. Personeel inwerken kan haast niet misgaan met de volgende tips:

1. Practical stuff first

Voordat je iemand gaat inwerken, is het slim om zaken als de laptop, werktelefoon, accounts en documenten op orde te hebben. Zorg er ook voor dat eventuele werkkleding en pasjes klaar liggen. Want niets is vervelender dan de hele dag naar de IT-afdeling rennen om een login te fiksen.

2. Informatie delen

De eerste dag van een nieuwe medewerker kan wat hectisch zijn. Nieuwe collega's, nieuwe omgeving en misschien zelfs een nieuw takenpakket… Maak daarom een document aan waarin je alle belangrijke informatie en linkjes voor de functie deelt. Denk aan belangrijke documenten voor het werk, een herhaling van de functieomschrijving, linkjes naar programma's en extensies en andere specifieke eisen. Zo krijgt je nieuwe collega voor het inwerken alvast een idee van wat de bedoeling is.

3. Buddy systeem voor het inwerken

Zit de ex-medewerker er toevallig nog terwijl je nieuwe aanwinst in dienst gaat? Perfect. Als je oud-medewerker daarmee akkoord gaat, neemt diegene de vervanger onder de vleugel. En anders is het slim om een buddy aan te wijzen of een buddysysteem op te zetten voor het inwerken. Maar net zoals je je nieuwe collega niet in het diepe zou gooien, moet je dat ook niet doen bij de buddy's. Laat alle buddy's weten wat er precies van ze verwacht wordt: van wat ze de nieuwe medewerker moeten leren tot feedback geven op het functioneren.

4. Agenda inplannen

Ook een onderdeel van het inwerktraject van nieuwe medewerkers: een goede planning. Nieuwkomers worden genoeg overspoeld met info, dus het is alleen maar fijn als ze een duidelijke agenda hebben bij het inwerken. Plan daarom alles voor ze in, van meetings tot trainingen en koffie chats. Houd dan wel wat vrije tijd over, anders overspoel je je nieuwe collega's alsnog.

5. Inwerken nieuwe collega

Tijd voor het inwerken van je nieuwe collega. De buddy's nemen het over en brengen de nieuwe collega van alles bij over de uit te voeren functie. Hierbij moet je altijd benadrukken dat vragen stellen oké is, ook al denkt je nieuwe collega dat het domme vragen zijn. Zijn ze niet, en daar mag je een punt van maken. Zorg er ook voor dat de buddy's feedback geven over het functioneren, bijvoorbeeld in een gezamenlijk document of tijdens meetings.

6. Evalueren en feedback geven

Very important: evaluatie en feedback. Een nieuwkomer kan nog zo goed functioneren, maar het is ook belangrijk om te reflecteren op hoe het inwerken gaat en hoe je nieuwe collega zich voelt. Plan daarom een evaluatiemomentje in, waarbij je samen met de medewerker terugkijkt op de afgelopen tijd. Maak hier een open en eerlijk gesprek van, zodat je collega de ruimte krijgt om te reageren. Wat ging er goed? Wat kon er beter? Heeft de nieuwe medewerker ergens moeite mee?

Dit is ook het moment om de feedback van de buddy's te bespreken. En vanaf dit punt is het eigenlijk verder met hetzelfde riedeltje wat betreft het inwerkplan. Je nieuwe collega gebruikt de feedback, went aan de organisatie en het takenpakket, en op een gegeven moment is het inwerken voorbij. En tada, daar is je nieuwe expert op het gebied van de beste koffiebonen.

Voorbeeld inwerkplan

We hoorden je al denken: 'Hebben jullie een voorbeeld van een inwerkplan?'. Tuurlijk, anders zouden wij YoungCapital niet zijn. Check onze pagina met een voorbeeld inwerkplan en gebruik het binnen je eigen organisatie. Zo kun je er wel van uitgaan dat jouw nieuwe collega's snel wegwijs worden.

Heb je meer tips en tricks nodig, zoals hoe een goed onboardingsprogramma eruitziet? Of ben je benieuwd naar onboarding tools, waarmee je het hele proces stroomlijnt? Je zit hier goed. Scrol snel door onze recruitment guide of neem contact met ons op. We know our shit.