Preboarding

Wat is preboarding?

Dus eh, wat is preboarding precies? Preboarding is alles wat je als werkgever doet om nieuwe medewerkers bij je organisatie te betrekken tijdens de periode tussen de acceptatie van de baan en de eerste werkdag. Zo begint het welkom heten van een nieuwe collega dus al voordat diegene echt start. Wel zo attent én praktisch. Preboarden kan op allerlei manieren, waarvan we verderop een paar voorbeelden geven.

Verschil preboarding en onboarding

Preboarding en onboarding zijn allebei processen die nieuwe medewerkers op weg helpen in hun nieuwe baan en bij een nieuwe organisatie. Eigenlijk kun je zeggen dat preboarding een belangrijk onderdeel is van het grotere onboardingsproces. Daarbij is preboarding het onderdeel dat plaatsvindt vóór de eerste werkdag. Dat loopt vervolgens over in het onboardingsprogramma dat van start gaat wanneer de nieuwe medewerker daadwerkelijk begint.

Waarom is preboarding zo belangrijk?

Tuurlijk scoor je punten bij je nieuwe werknemer als je een week voor de eerste werkdag een bos bloemen opstuurt. Je laat daarmee zien dat je blij bent dat diegene binnenkort bij je bedrijf start en zorgt voor een welkom gevoel. Misschien verlicht je zelfs de zenuwen voor de eerste werkdag. Maar preboarding is méér dan de attente werkgever uithangen. Er zit ook een praktische kant aan. Deel bijvoorbeeld alvast de inloggegevens en je nieuwe medewerker kan straks meteen aan de slag. De grootste struggles die bij de eerste werkdag horen voorkomen? Een e-mail met tips over parkeren, de lunch en dresscode is de oplossing.

Wist je dat preboarding ook kan voorkomen dat je nieuwe werknemer zich vóór de eerste werkdag terugtrekt? Misschien is het je weleens overkomen dat een nieuwe medewerker afbelde vanwege een ‘beter aanbod’ van een ander bedrijf. Als je aan preboarding doet en dus continu in contact blijft, heb je de mogelijkheid om eventueel ook die betere voorwaarden te bieden. In het beste geval zorgt dat bosje bloemen er zelfs voor dat de medewerker zich überhaupt niet laat verleiden door andere aanbiedingen en gewoon lekker bij jouw organisatie aan de slag wil.

Hoe ziet een goede preboarding eruit?

Of je als organisatie aan preboarding doet en hoe uitgebreid dat proces dan is, bepaal je uiteindelijk natuurlijk zelf. Is jouw motto ‘als je het doet, doe het dan goed’? Zorg er dan voor dat je preboarding alle vier de kernaspecten van onboarding bevat. Dat zijn compliance, clarification, connection en culture. We geven per aspect een paar voorbeelden van wat je voor je nieuwe medewerker kunt doen al voordat diegene start met werken.

Compliance

Zorg ervoor dat je medewerker juridisch gezien klaar is om aan de slag te gaan en op de hoogte is van de normen en waarden. Actiepunten op dit gebied voor de preboarding zijn bijvoorbeeld:

• Het privacybeleid van de organisatie versturen om te laten ondertekenen.
• Bankgegevens en belastingformulieren verzamelen.
• Een zakelijk e-mailadres en inloggegevens in orde maken.

Clarification

Weet de werknemer wat de functie inhoudt en wat er precies verwacht wordt? Om dat te checken kun je:

• De functieomschrijving nog eens doorsturen.
• Een telefoontje inplannen tussen de nieuwe medewerker en de directe manager.
• Een relevante online training of cursus doorsturen.

Connection

Preboarding is ook dé manier om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich straks snel thuis voelt bij de organisatie. Dat pak je bijvoorbeeld zo aan:

• Stuur een leuk kaartje namens het team, stel een welkomstpakket in de huisstijl samen of ga voor het befaamde bosje bloemen.
• Nodig de nieuwe medewerker uit voor een borrel of teamuitje. Zo leren jullie elkaar alvast op een informele manier kennen.
• Stuur alvast de maandelijkse nieuwsbrief door of geef toegang tot de interne kanalen. Zo is de nieuwe medewerker meteen op de hoogte van alles wat er speelt.

Culture

Help je nieuwe medewerker bij het preboarden ook om de geschreven én ongeschreven regels van de organisatiecultuur te leren kennen. Bijvoorbeeld door:

• Te laten weten hoe de eerste werkdag er ongeveer uitziet. Waar en hoe laat wordt de nieuwe medewerker verwacht? Wat voor outfit is gepast? En staat er een lunch klaar in de kantine of nemen jullie je eigen bammetje mee?
• Geef een digitale tour door het kantoor.
• Deel het handboek van de organisatie.