Onboardingsprogramma

Onboarding programma betekenis

Een onboardingsprogramma is een specifiek onderdeel van de onboarding. Zie het als een draaiboek voor de nieuwe aanwinst binnen jouw bedrijf. Een onboarding programma heeft de missie om nieuwkomers moeiteloos te laten integreren. Denk aan trainingssessies om skills te boosten of een meet-and-greet tussen teamleden. Een goed onboardingsprogramma vergroot ook de betrokkenheid van medewerkers en zorgt ervoor dat zij gemotiveerd zijn om bij te dragen aan het succes van de organisatie. Kortom, met een onboardingsprogramma trek je alles uit de kast om het beste uit jouw nieuwe werknemers te halen.

Verschil onboarding- en inwerkprogramma

Er zijn een aantal verschillen tussen een onboardingsprogramma en een inwerkprogramma. Zo is een inwerkprogramma een quickstart-gids voor de eerste dagen op de nieuwe werkplek. Hier leren nieuwe medewerkers de praktische kant van de zaak kennen, zoals welke lift naar de juiste etage gaat en hoe ze die ingewikkelde computersystemen temmen. Tijdens het inwerken krijgen ze de basis van het bedrijf onder de knie.

Het onboardingsprogramma is eigenlijk een uitgebreid inwerkprogramma. Dit gaat van start op het moment dat de arbeidsovereenkomst getekend is. Vaak neemt een HR-medewerker dan het voortouw om dit programma op poten te zetten. Tegelijkertijd wordt er een vlotte samenwerking opgezet met de leidinggevende of een aangewezen buddy op de afdeling. Samen dragen zij de verantwoordelijkheid om de nieuwe medewerker alle ins en outs van de werkzaamheden te leren. Zo zorgt een effectief onboardingsprogramma voor snellere productiviteit. En laat dat nu een lekker voordeel zijn voor jouw bedrijf.

Stappenplan onboarding programma

Check onze tips hieronder, dan maak je het opzetten van een onboardingsprogramma een fluitje van een cent. Zo breng je tijdens het onboarding programma voor nieuwe medewerkers de juiste informatie over. Dat kan al tijdens de preboarding, maar ook vanaf de eerste werkdag. Het ultieme doel? Ervoor zorgen dat nieuwe teamleden blij zijn met hun keuze om bij jouw organisatie te werken. Daarom leggen we je stap voor stap uit hoe je een onboarding programma kunt opzetten.

Stap 1. Bepaal de doelgroep

Tijdens de eerste stap van het maken van een onboardingprogramma onderzoek je welke afdelingen het vaakst nieuwe teamleden verwelkomen. Zijn het vooral flexibele krachten, parttimers, of juist fulltimers die in en uit vliegen? Ontdekken of jouw teamleden liever samenwerken of juist zelfstandig hun ding doen is ook interessant. Deze inzichten helpen namelijk bij het op maat maken van een onboardingsprogramma. Bijvoorbeeld, hoe declareert een collega die voornamelijk op afstand werkt gemakkelijk onkosten? Een collega op locatie wil waarschijnlijk juist graag weten of er mogelijkheden zijn om samen te lunchen.

Stap 2. Behandel de 4C’s

In het onboardingsprogramma zet je belangrijke punten die jouw bedrijf uniek maken. We helpen je op weg met de 4C’s: connectie, cultuur, compliance en clarification. Deze vier punten helpen bij het verwelkomen van jouw nieuwe collega. Ook vormen ze de bouwstenen van jouw bedrijf en dat maak je tijdens het onboarding programma meteen duidelijk.

Connectie

Met jouw onboardingsprogramma zorg je dat nieuwe medewerkers vanaf de eerste werkdag een netwerk opbouwen. En vergeet niet, in de eerste dagen is het een absolute must om gezellig met het hele team te lunchen. Wijs tijdens de lunch een buddy aan die het nieuwe teamlid met open armen ontvangt en helpt met vragen en uitdagingen. Op die manier leg je als bedrijf een goede basis voor het teamverband.

Cultuur

Als onderdeel van het onboardingsplan deel je de bedrijfscultuur met nieuwe medewerkers. Ga all out en geef een speciale presentatie waarin je de kernwaarden, missie en visie van jouw bedrijf uit de doeken doet. En ben je nog op zoek naar een leuke aanvulling? Trakteer dan jouw nieuwe teamleden op boeiende verhalen en pittige anekdotes uit de praktijk. Zo voeg je gelijk een persoonlijke touch toe.

Compliance

Tijdens de eerste onboardingsdag sla je geen punt over als het aankomt op de bedrijfsregels en principes. Hiermee zorg je ervoor dat zowel jij als het nieuwste teamlid helemaal in sync zijn.

Clarification

Maar wacht, je bent nog niet klaar met kletsen. Het zijn niet alleen de regels en wetten die je tijdens het onboardingsprogramma met nieuwe werknemers deelt. Ook bespreek je hoe collega's met elkaar omgaan en hoe je bijvoorbeeld klanten in de watten legt. Zorg ervoor dat elk nieuw teamlid niet alleen de regels onthoudt, maar ook snapt hoe je in dit bedrijf te werk gaat.

Stap 3. Maak een planning

De grote lijnen voor het onboardingsprogramma zijn bepaald, maar nu is het tijd voor de finishing touch. Finetune de details, zoals het inplannen van de verschillende buddy's door de weken of maanden heen. En vergeet niet om iedereen in het team op de hoogte te brengen, zodat er geen gaten in het onboarding programma ontstaan. De aangewezen leidinggevende neemt hierin het voortouw en staat klaar om eventuele vragen over het programma te beantwoorden. En onthoud, onboarding is teamwork waarin iedere collega een rol speelt. Samen bouw je aan een 'wij-gevoel' om zo de loyaliteit binnen jouw organisatie te versterken.

Online onboarding programma

Door het onboardingsprogramma online in te richten geef je als bedrijf meer uit handen. Een online onboarding programma is eigenlijk een welkomstgids voor nieuwe teamleden, maar dan online. In plaats van een stapel papierwerk en presentaties, krijgen ze toegang tot een website of app. Deze staan boordevol video's, interactieve lessen en quizzen. In het digitale onboardingsprogramma vinden de werknemers alles wat ze moeten weten om snel te integreren in het bedrijf. Nu kun je als bedrijf deze, maar ook nog vele andere onboarding tools inzetten. Zo maak je het voor werknemers makkelijker om op hun eigen tempo te leren over de job.

• Tip 1: Check-in momenten. Plan altijd een dagelijks check-in moment met het nieuwe teamlid. Zo is er voldoende tijd en ruimte voor overleg en feedback over het onboardingsprogramma of andere zaken rondom jouw onboardingstraject.
 
• Tip 2: Reageer op tijd. Wanneer de nieuwe medewerker met een vraag zit, wil je niet dat diegene uren wacht op een reactie. De aangewezen buddy of leidinggevende moet daarom tijdens de digitale onboarding de gehele werkdag bereikbaar zijn voor vragen.
 
• Tip 3: Voeg een persoonlijke touch toe. Bedenk je als werkgever dat digitaal onboarden afstandelijk kan voelen. Je zit nu eenmaal niet altijd bij elkaar om de hoek. Maar zelfs als je digitaal onboardt vanaf kantoor, is het belangrijk om die persoonlijke touch toe te voegen. Misschien leer je alles over jouw nieuwe collega tijdens een korte wandeling of een gezellige koffiepauze. En als je op afstand bent, is het plannen van een teamvergadering altijd handig. Zo zorg je ervoor dat jouw nieuwe werknemer zich tijdens het onboardingsprogramma betrokken voelt.