Instroom, doorstroom en uitstroom

Betekenis instroom, doorstroom en uitstroom

De termen instroom, doorstroom en uitstroom in HR verwijzen naar de employee journey van medewerkers binnen je bedrijf. Deze termen vind je voornamelijk terug in het personeelsbeleid van je organisatie. Wat ze betekenen? Let’s see.

• Instroom. Er treedt een medewerker in dienst bij je bedrijf.
• Doorstroom. Je medewerker maakt promotie of laat zich omscholen naar een andere positie binnen je bedrijf.
• Uitstroom. Je medewerker vertrekt, bijvoorbeeld door ontslag of pensioen.

Hoe gaan bedrijven om met instroom, doorstroom en uitstroom?

Als organisatie houd je rekening met de continue instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Hier komen een aantal zaken bij kijken, bijvoorbeeld je werknemers happy houden. Hoe je dit doet en welke zaken er bij het instroom, doorstroom en uitstroom model komen kijken, lees je hieronder.

Instroom

Instroom staat voor de werving en selectie van kandidaten. Denk aan het plaatsen van vacatures, het ontmoeten en beoordelen van sollicitanten en vervolgens beslissingen nemen over welke kandidaat het beste bij jouw organisatie past.

Doorstroom

Doorstroom geeft je medewerkers de kans om beter te worden in hun werk. Bijvoorbeeld met trainingen, e-learnings en de hulp van mentoren. Een goed doorstroombeleid zorgt ervoor dat werknemers beter worden in wat ze doen. Ook houdt het getalenteerde medewerkers binnen je bedrijf en helpt het om belangrijke banen in te vullen met mensen die al binnen het bedrijf werken: intern werven, noemen we dat.

Uitstroom

Uitstroom gaat over de omgang van jouw bedrijf met mensen die vertrekken. Een goed uitstroombeleid betekent dat het vertrek op een professionele en respectvolle manier wordt geregeld. Bijvoorbeeld het houden van exitgesprekken, de overdracht van taken goed regelen en ervoor zorgen dat de relatie tussen jou en je (vertrekkende) werknemer positief blijft. Met een goed uitstroombeleid behoud je een positief bedrijfsimago en zorg je ervoor dat je bedrijf kan leren en groeien, zelfs wanneer mensen vertrekken.

Tja, dat medewerkers met pensioen gaan kun je niet voorkomen. Toch wil je als werkgever zoveel mogelijk voorkomen dat je medewerkers op eigen houtje de benen nemen. Dit doe je bijvoorbeeld aan de hand van chille secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een thuiswerkregeling, kerstbonus of een laptop van de zaak.

IDU-matrix gebruiken

Het is handig om voor je bedrijf een duidelijk overzicht te houden van de instroom, doorstroom en uitstroom van je medewerkers. Dat doe je met een zogenaamde IDU-matrix. Daarin staan alle medewerkers die ooit bij je organisatie zijn gestart, er nog werken of weer zijn vertrokken. Bij elke medewerker staan ook alle functies die diegene heeft gehad binnen het bedrijf.

Zo’n IDU-matrix helpt je bijvoorbeeld om makkelijk het personeelsverloop te berekenen, oftewel hoeveel medewerkers er binnen een bepaalde tijd bij je bedrijf vertrekken. Aan de hand daarvan weet je of je actie moet ondernemen. Is het verloop bijvoorbeeld hoog en vertrekken je medewerkers snel? Dan weet je dat je een plan moet bedenken om ze langer binnen het bedrijf te houden. Heel belangrijk dus, een IDU-matrix invullen en netjes bijhouden. Bij een groot bedrijf is dit meestal een taak van de HR-afdeling.

IDU-matrix voorbeeld

Zelf een IDU-matrix invullen? Da’s best een klus, dus neem hier goed de tijd voor. Wij hebben een versimpeld IDU-matrix voorbeeld voor je klaarstaan. Zo heb je in ieder geval vast een idee:

Categorie	Aantal medewerkers	Doelen	Actiepunten
Instroom	40	40 nieuwe medewerkers aannemen binnen 4 maanden	Samenwerken met opleidingen en op wervingsbeurzen staan
Doorstroom	12	10 medewerkers laten specialiseren	Cursussen en loopbaanbegeleiding aanbieden
Uitstroom	10	Uitstroom verminderen tot 5 medewerkers per halfjaar	Exitgesprekken inplannen en de werkdruk verminderen

Hoe zorg je er dan eigenlijk voor dat personeel doorstroomt in plaats van uitstroomt? Daar is de HR3P-matrix dan weer handig voor. Hiermee houd je namelijk de sterke punten, zwakke punten en potentie van de medewerkers bij.

Tips voor instroom, doorstroom en uitstroom

Als werkgever kun je vast een paar tips gebruiken voor de instroom, doorstroom en uitstroom van je medewerkers. We delen de tips per fase op, da’s wel zo makkelijk.

5 tips voor instroom

1. Stel heldere vacatures op. Stel heldere vacatureteksten op waarin je de ins en outs over de job vertelt. Hulp nodig? Check ons voorbeeld.
2. Werk aan je reputatie. Bouw aan een positieve uitstraling als werkgever. Laat zien wie je bent, wat je belangrijk vindt en welke voordelen je biedt.
3. Maak gebruik van slimme werving. Gebruik verschillende manieren om kandidaten te vinden, zoals sociale media, professionele netwerken en jobboards, om meer mensen te bereiken.
4. Neem de tijd voor selectie. Voer meerdere sollicitatiegesprekken en zet tests in om ervoor te zorgen dat je de juiste kandidaten kiest die passen bij de baan en je bedrijf.
5. Goede start voor nieuwe medewerkers. Zorg voor een goed onboardingsprogramma, zodat nieuwe medewerkers snel en effectief kunnen meedraaien in het bedrijf.

5 tips voor doorstroom

1. Bied groeikansen. Geef medewerkers de kans om te groeien. Bied verschillende opleidingsmogelijkheden aan.
2. Houd prestaties bij. Zet een HR-systeem op voor het beheren van prestaties. Laat je medewerkers duidelijk doelen opstellen en geef hen regelmatig feedback.
3. Bied begeleiding en coaching. Coach je medewerkers en moedig hen aan om ook anderen te helpen in hun professionele groei.
4. Stimuleer doorstroom. Stimuleer medewerkers om binnen het bedrijf van rol te veranderen als dat hun ontwikkeling en betrokkenheid bevordert.
5. Blijf up-to-date. Houd medewerkers op de hoogte van veranderingen binnen je bedrijf en de doorgroeikansen die zij kunnen aangrijpen.

5 tips voor uitstroom

1. Geef exitgesprek trainingen. Train managers om effectieve exitgesprekken te voeren. Zorg ervoor dat managers begrijpen hoe ze met een vertrekkende medewerker kunnen communiceren zonder defensief te reageren.
2. Voer exitgesprekken. Voer gesprekken bij vertrek om te begrijpen waarom medewerkers weggaan en leer hiervan.
3. Vraag feedback. Vraag regelmatig feedback van medewerkers om te weten hoe het beter kan en om een fijne werkomgeving te behouden. Houd bijvoorbeeld een medewerkerstevredenheidsonderzoek.
4. Planning voor opvolging. Stel een duidelijk procedure op waarmee je nieuwe medewerkers klaarstoomt als je huidige collega’s vertrekken, zodat het verlies van belangrijke medewerkers zo klein mogelijk blijft.
5. Organiseer alumni-events. Organiseer regelmatig evenementen voor oud-werknemers, zoals netwerkbijeenkomsten, seminars of sociale activiteiten. Dit bevordert positieve onderlinge relaties.

Key takeaways

• De HR-cyclus draait om de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers.
• Instroom staat voor medewerkers aannemen, bij doorstroom worden medewerkers beter in hun werk en bij uitstroom verlaat je collega het bedrijf.
• Werken aan medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid bevordert de doorstroom en voorkomt het uitstromen van werknemers.
• Met het schrijven van duidelijke vacatures en het bieden van secundaire arbeidsvoorwaarden en groeikansen besteed je aandacht aan de HR-cyclus.