HR-systeem

Wat is een HR-systeem?

Als werkgever maak je al gebruik van een HR-systeem voor verschillende HR-gerelateerde taken, zoals het verwerken van de salarisadministratie. Maar wist je dat een HR-systeem tot veel meer toe in staat is? Het geeft je de mogelijkheid om je HR-processen te automatiseren, bijvoorbeeld bij het werven van nieuwe kandidaten voor openstaande functies binnen je bedrijf. Met de komst van zo’n systeem neem je een groot deel van het werk van HR-medewerkers uit handen, waardoor zij tijd hebben voor andere belangrijke zaken, zoals het oplossen van conflicten op de werkvloer en het voeren van sollicitatiegesprekken.

Verschil HR-systeem en HR-software

HR-software en HR-systemen, hoe zit het nou? HR-systemen zijn de systemen die je bedrijf invoert om HR-gerelateerde zaken makkelijker te maken. HR-software staat voor de specifieke software die onder deze systemen vallen. Deze software zorgt er bijvoorbeeld voor dat medewerkers zelf hun gegevens kunnen beheren.

Soorten HR-systemen

Bij het invoeren van een HR-systeem in je bedrijf is het belangrijk om te weten welk systeem het beste aansluit bij jouw organisatie. Geen zorgen, we helpen je op weg met HR-systemen vergelijken. En eh, wil je meer details over de verschillende systemen? Klik dan op de linkjes en verdiep je verder in het kiezen van een passend HR-systeem voor je bedrijf.

Document Management System (DMS-systeem)

Een DMS-systeem is een platform dat is ontworpen om documenten efficiënt te beheren, organiseren en delen binnen een organisatie. Hiermee kunnen HR-medewerkers bijvoorbeeld documenten digitaal opslaan, doorzoeken en beheren, waardoor de documentstroom wordt verbeterd.

HR-analytics

HR-analytics maakt gebruik van gegevensanalyse en statistieken waarmee je inzicht krijgt in HR-gerelateerde processen. Klinkt moeilijk, maar dat is het niet. Met HR-analytics kun je bijvoorbeeld prestaties beoordelen en medewerkersbetrokkenheid meten.

Human Resources Learning Management System (HR-LMS)

Een HR-LMS biedt trainingen en andere educatieve informatie aan voor personeelsontwikkeling. Dit HR-systeem zorgt ervoor dat jouw organisatie leerprogramma’s kan ontwikkelen, meten en evalueren, waardoor medewerkers hun vaardigheden en kennis verbeteren.

Human Resources Information System (HRIS)

Een HRIS-systeem automatiseert HR-processen, zoals personeelsadministratie, salarisverwerking en het bijhouden van persoonsgegevens. Aan de hand van Employee Self-Service software kunnen je medewerkers deze gegevens ook zelf aanpassen.

Human Resources Management System (HRMS)

HRMS is een uitgebreider systeem dan HRIS. Dit HR-systeem heeft dan ook meer functies tot z’n beschikking, zoals talentmanagement, prestatiebeheer en arbeidsanalyses.

Talent Management Systeem (TMS)

Een TMS-systeem kun je ook apart aanschaffen. Dit HR-systeem is gericht op het aantrekken, ontwikkelen en behouden van getalenteerde medewerkers. Het HR-systeem beheert onder andere de werving en selectie van kandidaten en verschillende trainingen. Ook houdt het prestatiebeheer bij om

jouw personeelsbestand te optimaliseren.

Verlofregistratiesysteem

Een verlofregistratiesysteem is een HR-systeem dat zowel grote bedrijven als mkb’ers helpt bij het bijhouden van verlof, vakantiedagen en de afwezigheid van werknemers.

Workflow management

Workflow management automatiseert en optimaliseert HR-processen en taken. Zo helpt dit systeem bij het stroomlijnen van de workflow binnen je bedrijf, zoals het goed- of afkeuren van verlofaanvragen.

5 tips voor het kiezen van een HR-systeem

We snappen dat het kiezen uit verschillende HR-systemen voor zowel grote als kleine bedrijven een big deal is. Daarom geven we je vijf tips voor het kiezen van een passend HR-systeem. Komen ze:

1. Maak een wishlist. Maak een lijst van specifieke HR-processen die momenteel in jouw organisatie plaatsvinden, zoals werving, onboarding, prestatiebeheer, enzovoort. Noteer vervolgens welke taken er op dit moment de meeste tijd in beslag nemen en waar jij wel een HR-systeem voor zou kunnen gebruiken. Bedenk ook wat je hierin wil investeren.
2. Vraag een demo aan. Veel bedrijven die HR-systemen aanbieden geven werkgevers de kans om een proefperiode af te sluiten. Dit zorgt ervoor dat je het HR-systeem kunt testen, voor je ’m ook echt aanschaft.
3. Controleer de beschikbare trainingen. Een HR-systeem is een bundel van diverse HR-software. Bij de aanschaf van zo'n systeem is het niet alleen belangrijk dat jijzelf, maar ook je (HR-)medewerkers snel vertrouwd raken met het gebruik van deze software. Controleer daarom of het systeem voldoende en heldere uitleg biedt over het gebruik.
4. Lees reviews en vraag referenties. Onderzoek het HR-systeem door beoordelingen van andere organisaties te lezen en referenties te vragen van vergelijkbare bedrijven die het HR-systeem gebruiken.
5. Informeer naar toekomstige updates en onderhoud. Informeer naar de plannen van de leverancier voor toekomstige updates en onderhoud. Een HR-systeem moet worden bijgewerkt om bij te blijven met veranderende wetgeving en technologische ontwikkelingen.

Key takeaways

• Een HR-systeem is een digitaal platform dat je als werkgever gebruikt voor verschillende HR-taken, waaronder salarisadministratie.
• Dit systeem verlicht de last van HR-medewerkers, waardoor ze zich kunnen concentreren op andere taken, zoals conflictbeheer.
• HR-software is een onderdeel van een HR-systeem. Een HR-systeem beschikt vaak over meerdere vormen van HR-software.
• Er zijn verschillende soorten HR-systemen, waaronder Document Management Systems (DMS) en HR-analytics.
• Bij het kiezen van een HR-systeem is het onder andere belangrijk om een wishlist te maken en een demo aan te vragen.