DMS-systeem

Wat is een DMS-systeem?

Alright: Document Management Systemen (DMS-systemen) zijn niet zomaar een digitale opslagplaats voor je documenten. Het is een geheim wapen voor het organiseren, opslaan en efficiënt beheren van die stroom aan cruciale informatie die door je organisatie gaat. Want je kent het wel: de ene medewerker slaat documenten op in zijn eigen mailbox, de ander zet deze informatie juist weer op een USB-stick. Onhandig, en als het aan ons ligt ook onnodig chaotisch. Dus: zeg goodbye tegen het gedoe met papieren archieven en hello tegen slim documentbeheer met een DMS-systeem.

Functies van een DMS-systeem

Je las het hierboven al, een DMS-systeem is een digitaal en centraal opslagpunt voor documenten management in je organisatie. Voor je medewerkers dus de ideale plek om documenten op te snorren, deze te delen en ze een likje verf te geven. Meerdere teamleden kunnen gelijktijdig in hetzelfde document aan de slag, en met versiebeheer hou je precies bij wie welke aanpassingen heeft toegevoegd. En guess what? Documenten kunnen vanzelf een vooraf bepaalde route volgen, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen.

Raak je het overzicht alweer kwijt? Wij zetten alle functies die DMS-systemen kunnen hebben op een rij:

Functie DMS-systeem	Uitleg
Documentopslag en -organisatie	Verdwaal niet langer in een zee van bestanden. Met een DMS-systeem heb je een digitale opslag waarin je documenten organiseert. Tag ze, categoriseer ze, er is van alles mogelijk.
Versiebeheer	We've all been there: een document wijzigen, om dan te beseffen dat je terug wilt naar die vorige versie. Documentmanagement software houdt elke stap bij, zodat je met een gerust hart kunt experimenteren en altijd terug kunt keren naar de eerste, tweede, vijftiende of zesendertigste variant.
Toegangscontrole	Privacy matters, zeker als het om bedrijfsinformatie of informatie over medewerkers gaat. Met strakke toegangscontroles bepaal je wie de VIP-toegang krijgt en welke indringers buiten moeten wachten. Handig, als je bijvoorbeeld denkt aan de AVG.
Workflow automatisering	Laat die saaie, repetitieve taken aan het systeem over. Met workflow automatisering maakt een DMS-systeem het leven makkelijker door processen (zoals instellingen voor delen goedkeuren) te stroomlijnen.
Support voor allerlei bestandstypen	Een goed document beheer systeem ondersteunt alle bestandstypen die jouw team gebruikt. Weg met tijdverlies door matching problemen, dus.
Geavanceerd zoeken	In jouw DMS zoek je net zo makkelijk als in Google. Dankzij full-tekst zoeken en slimme metadata-ondersteuning, vind je documenten supersnel.
E-signing	Bespaar tijd en papierwerk, want niemand hoeft meer op dezelfde plek te zijn voor een krabbel.
Integratie van andere systemen	DMS-software kan vaak samenwerken met andere systemen, zoals je HRIS of verlofregistratiesysteem.

Voordelen van DMS-systemen

Je introduceert natuurlijk niet zomaar een DMS-systeem in je bedrijf. Dat doe je bijvoorbeeld als je het gevoel hebt dat je niet het maximale uit je informatie haalt. Of als je vaak lang moet zoeken naar de juiste informatie. Nog een optie: je hebt alle voordelen van DMS-systemen bekeken en bent overtuigd. Welke voordelen dat zijn? Check ze hier:

• Efficiënter werken. Time is money, en een DMS-systeem bespaart je organisatie waardevolle tijd, omdat medewerkers sneller de juiste info kunnen vinden. Het verhoogt ook nog eens de productiviteit. Snellere toegang tot informatie betekent dat je team in no time kan schakelen en knopen doorhakt.

• Kostenbesparing. Weg met die stoffige archiefkasten. Dat bespaart de kosten van fysieke opslagruimte, maar ook die van arbeidsintensieve processen.

• Chillere samenwerking. Teamwork wordt een piece of cake. Met een DMS-systeem kunnen teams naadloos samenwerken, documenten delen en real-time bewerkingen maken.

• Betere beveiliging. Regelgeving en datalekken zijn geen joke. Gelukkig zijn DMS-systemen een digitale bodyguard voor je documenten. Strikte toegangsregels en versleuteling houden je data veilig en zorgen voor een goede nachtrust.

Voorbeelden van documentbeheer met DMS-software

In welke situaties kan documenten beheren met een DMS-systeem jouw organisatie verder helpen? Daar weten wij wel een paar voorbeelden van:

Voorbeeld DMS-systeem voor contractbeheer

Stel je voor, je werkt voor een bedrijf dat met veel leveranciers samenwerkt en regelmatig contracten vernieuwt. Deze contracten hebben verschillende looptijden, specifieke voorwaarden, en moeten voldoen aan regelgeving die regelmatig verandert. Het handmatig beheren van deze contracten is niet niks. Dan is een DMS-systeem de life-saver voor het organiseren van al die papieren contracten. Denk aan reminders die je een seintje geven wanneer een contract bijna verloopt en een superhandige zoekfunctie voor als je snel iets nodig hebt van een bepaalde leverancier.

Voorbeeld DMS-systeem voor projectmanagement

Een ander scenario: je bent verantwoordelijk voor projectmanagement in een bedrijf dat aan meerdere projecten tegelijk werkt. Elk project heeft zijn eigen documenten, plannen, rapporten, en communicatiegeschiedenis. Deze documenten zijn voortdurend in beweging, worden aangepast en moeten up-to-date en toegankelijk blijven voor alle teamleden. Dat is geen kattenpis. Hier komt een DMS-systeem als een redder in nood. Het organiseert al je projectdocumentatie op één plek. Je krijgt meldingen wanneer docs worden bijgewerkt en stelt in dat iedereen alleen toegang heeft tot de documenten die relevant zijn voor hun werk.

Voorbeelden van verschillende DMS-systemen

Concrete DMS voorbeelden hebben we ook. Gebruik bijvoorbeeld Alfresco, Microsoft Office 365 of Microsoft SharePoint. Maar onthoud, hét beste DMS-systeem bestaat niet. Het verschilt namelijk per organisatie welk systeem het meest geschikt is. Lees je dus goed in. Eerst meer weten over andere HR-systemen? YoungCapital wijst je de weg en je vindt ook gelijk artikelen over artificial intelligence in HR en HR-digitaliseren.