Salarisadministratie

Wat is salarisadministratie?

Het zit 'm in het woord: salarisadministratie (ook wel loonadministratie genoemd) omvat alles wat te maken heeft met het verwerken en uitbetalen van de lonen van je medewerkers. 't Is alleen net iets meer dan een maandsalaris op een loonstrook zetten. Wat dacht je bijvoorbeeld van al die pesky belastingen of inhoudingen op het loon? Het is nogal wat, maar wel belangrijk om goed te regelen. Zo krijgen je medewerkers precies het salaris waar ze recht op hebben en is de Belastingdienst ook weer blij.

Taken salarisadministratie

Onder personeels- en salarisadministratie vallen verschillende onderdelen en zo ook diverse taken voor je HR-medewerkers of salarisadministrateurs. De onderstaande lijst is natuurlijk geen volledig beeld van alle werkzaamheden die jouw medewerkers voor de salarisverwerking uitvoeren. Maar denk in ieder geval aan:

• het salaris berekenen en uitbetalen;
• het bijhouden van personeelsgegevens en personeelsdossiers;
• loonheffingen aftrekken en doorgeven aan de Belastingdienst;
• extra lasten, zoals lunchbijdrage, registreren;
• salarismutaties doorgeven;
• jaaropgaven en loonstroken maken;
• de kosten in boekhouding plaatsen.

Verder heb je als werkgever een administratieplicht, ook als je maar één medewerker in dienst hebt. Dat betekent dat je wettelijk verplicht bent om je salarisadministratie bij te houden en minstens 7 jaar te bewaren. Dit moet omdat de Belastingdienst elk moment om de salarisadministratie moet kunnen vragen. Houd je het allemaal niet goed bij? Dan krijg je een boete of volgen er andere sancties.

Salarisadministratie zelf doen: voordelen

De salarisadministratie bijhouden is een flinke klus als je het niet uitbesteedt, maar best te doen als je de juiste tools hebt. En zelf je salarisadministratie doen heeft ook nog eens voordelen. Kijk maar:

• Je hebt altijd inzicht in de gegevens, dus je hoeft een administratiekantoor niet te storen als je iets wilt aanpassen.
• Je bouwt handige kennis op over boekhouding en salarisadministratie.
• Als je met bijvoorbeeld een softwarepakket werkt, ben je vaak goedkoper uit dan wanneer je de salarisadministratie uitbesteedt. Je betaalt namelijk vaak maar een eenmalig bedrag voor de software. Zo is salarisadministratie voor jou als mkb'er ook te betalen.

Hoe doe je de salarisadministratie zelf?

Salarisadministratie is niet meer de administratieve rompslomp van de vorige eeuw, dus je HR-medewerkers hoeven niet bang te zijn. De komst van HR-tech maakt het hele proces rondom salarisadministratie makkelijk en efficiënt, waardoor het geen tijdrovende klus hoeft te zijn. Waar je dan op moet letten? Nou:

1. Kies goede HR-software

HR-tech maakt alles mogelijk, ook het bijhouden van de salarisadministratie. Dus weg met die papieren en kies voor HR-software die grote delen van je HR salarisadministratie overneemt. HRIS, oftewel Human Resources Information System, is bijvoorbeeld een goede salarisadministratie software. Deze software doet alles automatisch, van het automatisch maken, aanpassen en versturen van loonstroken tot jaaropgaven genereren. En dat allemaal met een druk op de knop. Employee Self Service (ESS) is een andere goede optie. Hiermee doen je medewerkers als het ware hun eigen salarisadministratie, zodat jouw HR-medewerkers tijd over hebben voor andere belangrijke taken.

2. Blijf op de hoogte van wetswijzigingen

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je de wet overtreedt. Check daarom regelmatig of er wetswijzigingen zijn waardoor je de salarisadministratie moet aanpassen. Hiervoor kun je iemand inhuren of in dienst nemen die alle juridische zaken voor jou in de gaten houdt.

3. Vergeet de Belastingdienst niet

Dit moet je zeker niet vergeten: de loonheffingen correct doorgeven aan de Belastingdienst. Het gaat dan om de loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Ook moet je de boekhouding 7 jaar bewaren, zodat de Belastingdienst altijd toegang heeft tot de info.

Key takeaways

Je bent bijna van ons af. Hier is een korte samenvatting van het artikel, puur voor jouw gemak:

• Salarisadministratie houdt in: het verwerken en uitbetalen van de lonen van je medewerkers.
• Enkele taken in de salarisadministratie zijn het berekenen en uitbetalen van salarissen, bijhouden van personeelsgegevens, aftrekken van loonheffingen, opstellen van jaaropgaven en loonstroken, en het boeken van kosten.
• Als werkgever moet je volgens de wet de salarisadministratie minstens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst.
• Als je de salarisadministratie zelf doet, moet je goede HR-software gebruiken, op de hoogte blijven van wetswijzigingen en loonheffingen correct aan de belastingdienst doorgeven.