Loonadministratie

Wat is loonadministratie?

De loonadministratie is al het papierwerk rondom betalingen aan je medewerkers. Het gaat dus niet alleen maar om het loon, maar ook om reiskostenvergoeding, vakantiegeld, bonussen, declaraties en ga zo maar door. Je werknemers zien de loonadministratie terug in loonstrookjes en jaaropgaven. Als je één of meer medewerkers in dienst hebt, ben je volgens de wet verplicht om loonadministratie bij te houden. Dit kun je als werkgever zelf doen, maar je kunt het proces ook uitbesteden.

Loonadministratie zelf doen

Je kunt dus je loonadministratie zelf doen, of er een medewerker voor aannemen. Of dit voor jou de beste keuze is? Dat bepaal je het beste zelf. We zetten de voordelen voor je op een rij.

Voordelen

• Meestal bespaart het geld om je loonadministratie zelf te doen. Als je het proces uitbesteedt, betaal je namelijk een bedrag per salarisstrook. Regel je het zelf, dan investeer je alleen in software, die je vervolgens kunt blijven gebruiken.
• Omdat je de salarisadministratie binnen het bedrijf houdt, heb je een beter overzicht. Verandert er iets? Bijvoorbeeld een loonsverhoging of een nieuwe medewerker die van start gaat? Dan pas je dit snel en makkelijk aan.
• Je gaat zelf aan de slag, dus bouw je extra kennis van boekhouden op. Da’s altijd mooi meegenomen.
• Je zorgt voor een betere integratie tussen systemen. Je kunt bedrijfsprocessen namelijk aan elkaar koppelen, zoals je loonadministratie en boekhoudpakket. Dan verschijnt alle info over de salarisadministratie automatisch in je boekhouding; dat bespaart een hoop tijd.
• Veel salarisadministratie software biedt de mogelijkheid tot ESS (Employee Self Service). Medewerkers kunnen dan zelf hun gegevens inzien en aanpassen, wat jou ook weer tijd scheelt.

Stappenplan loonadministratie opzetten

Heb je besloten dat je de loonadministratie zelf wilt doen? Dan moet je natuurlijk eerst de loonadministratie opzetten. Hoe begin je hiermee? Simpel, volg ons stappenplan:

1. Meld je aan bij als werkgever bij de Belastingdienst. Als je dat nog niet gedaan hebt natuurlijk. Bij je aanmelding krijg je namelijk een loonheffingennummer dat je nodig hebt voor de loonadministratie.
2. Kies een softwareprogramma uit. Ouderwets loonstrookjes maken met Excel? Nah. Er bestaan allerlei soorten salarisadministratie software. Verdiep je dus goed in jouw opties en bepaal waar jij behoefte aan hebt. Wil je bijvoorbeeld dat medewerkers zelf hun loonstrook kunnen downloaden of dat ze ’m toegestuurd krijgen? Tip: zoek een paar softwareprogramma’s uit die je aanspreken en vraag bij ieder een offerte aan. Zo kun je meteen de kosten van de loonadministratie inschatten.
3. Leg de personeelsgegevens vast. Keuze gemaakt? Dan moet je eerst al je huidige personeel in het systeem voeren. Vergeet ook niet dat je medewerkers een model opgaaf van de Belastingdienst moeten invullen voor de loonheffing.
4. Automatiseer het uitbetalen van loon. Bij de meeste software kun je de uitbetaling van het salaris laten automatiseren, zodat dit één keer per maand of eens in de vier werken wordt uitbetaald. Je kiest dus zelf op welke dag van de maand dit automatisch gebeurt.

Extra aandachtspunten zelf loonadministratie doen

Veel van de loonadministratie gaat automatisch of kunnen medewerkers deels zelf regelen. Maar let op, houd hier wel altijd rekening mee als je de loonadministratie zelf gaat doen.

• Uren en ziekteverzuim registreren. Doe je dit handmatig, regelen medewerkers dit zelf of is er een apart systeem voor de urenregistratie en ziekteverzuim dat je kunt koppelen aan de loonadministratie?
• Salarissen wijzigen. Krijgt een collega loonsverhoging? Dan moet je dit handmatig aanpassen in het systeem.
• Bonussen bijhouden. Als je met bonussen werkt, vergeet dit dan niet ook op te nemen in de loonadministratie.
• Loonheffing berekenen en doorgeven aan de Belastingdienst. Dit moet je als werkgever verplicht elke maand doen. Het goede nieuws is dat de meeste loonadministratie software dit automatisch regelt. Maar check dus wel even na of dit ook bij jouw systeem het geval is.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden meenemen. Sommige arbeidsvoorwaarden, zoals de reiskostenvergoeding of een pensioenregeling, hoort ook op de loonstrook thuis. Controleer dus of je dit ook meeneemt als je de loonadministratie zelf gaat doen.
• Declaraties laten indienen en goedkeuren. Kosten die je medewerkers maken voor de organisatie kunnen zij vaak declareren. Het is slim om het declaratiesysteem ook te integreren met jouw loonadministratie, zodat dit automatisch verwerkt wordt bij het salaris.
• Jaaropgaves opstellen. Dubbelcheck of jouw systeem dit net als de loonstrookjes automatisch regelt.
• Salarissen uitbetalen. Tja, je medewerkers hebben niks aan salaris als het niet op hun bankrekening verschijnt. Ga dus na of dit automatisch, correct en op de juiste datum gebeurt.

Loonadministratie uitbesteden

Wil je liever de loonadministratie uitbesteden? We zetten de voordelen voor je op een rijtje.

Voordelen

• Het uitbesteden van de loonadministratie bespaart tijd. Het is niet nodig om je te verdiepen in wet- en regelgeving en de juiste manier van boekhouding. Ook hoef je niet op de hoogte te blijven van veranderingen. En eh, vaak zijn dat er nogal wat.
• Medewerkers kunnen met vragen terecht bij het administratiekantoor. Zij zijn professionals en hebben dan ook de juiste kennis en expertise om hen op weg te helpen.
• De verantwoordelijkheid ligt niet langer bij jou. Het administratiekantoor is verantwoordelijk voor de correcte administratie. Dat zorgt meteen voor een lager risico op fouten en boetes.
• Voor kleinere bedrijven is ’t nogal wat om een fulltime salarisadministrateur in dienst te nemen. Vaak leidt het uitbesteden van de loonadministratie dan juist tot kostenbesparing.

Opties om de loonadministratie uit te besteden

Als je de loonadministratie wilt uitbesteden heb je meerdere opties. De meest voor de hand liggende is om te gaan samenwerken met een administratiekantoor of boekhouder. Maar je kunt er ook voor kiezen om het hele proces rondom loonbetaling uit handen te geven. Benieuwd hoe dit werkt? Check ons artikel over payrolling.

Loonadministratie kosten

Of je het nou zelf doet of kiest voor het uitbesteden van de loonadministratie, kosten maak je altijd. Ga je de loonadministratie zelf doen? Dan heb je te maken met de aanschafkosten van een softwareprogramma. En mogelijk ook met het salaris van een of meerdere salarisadministrateurs. Besteed je het proces uit, dan betaal je vaak een tarief per loonstrook. Welke optie voor jou voordeliger is, ligt onder andere aan de grootte van je bedrijf. Vergelijk de mogelijkheden dus goed en vraag offertes op als je overweegt de loonadministratie uit te besteden.

Overzicht: loonadministratie zelf doen of uitbesteden?

Tja, wat is het nou: moet je de loonadministratie zelf doen of uitbesteden? Wij kunnen niet voor je kiezen, maar we kunnen de keuze wel makkelijker maken. Daarom hier de voor- en nadelen van de twee opties op een rij:

Zelf loonadministratie doen	Uitbesteden loonadministratie
Eenmalige kosten voor software	Lopende kosten voor uitbesteding
Risico op fouten ligt bij jou	Verantwoordelijkheid uit handen
Wijzigingen snel aanbrengen	Wijzigingen duren langer
Kost tijd	Meer tijd voor andere zaken
Altijd zelf inzicht in gegevens	Minder overzicht
Opbouw boekhoudkundige kennis	Geen boekhoudkundige kennis nodig

Key takeaways

• De loonadminstratie bestaat uit al het papierwerk rondom betalingen aan jouw medewerkers, van loon tot aan bonussen en reiskostenvergoeding.
• Je kunt de loonadministratie zelf doen of het proces uitbesteden.
• Voordelen van de loonadministratie zelf doen zijn kostenbesparing, makkelijk wijzigingen kunnen aanbrengen, meer overzicht hebben en een goede integratie tussen systemen.
• Voordelen van de loonadministraite uitbesteden zijn tijd- en mogelijk ook kostenbesparing, er is geen boekhoudkundige kennis nodig en de verantwoordelijkheid ligt niet meer bij jou.
• Het verschilt per bedrijf of het voordeliger is om de loonadministratie zelf te doen of uit te besteden. Overweeg je opties daarom goed.