Payroll

Wat is payroll?

Misschien weet je al wat payroll betekent: het uitbesteden van de personeelsadministratie. Op zich geen verkeerd iets, want personeelsadministratie kan al snel uit de hand lopen en veel tijd kosten om bij te houden. Salarismutaties, arbeidscontracten, loondoorbetaling bij ziekte, er komt van alles bij kijken. En tja, je HR-medewerkers hebben maar twee handen en ook andere taken, zoals ondersteunen bij het werven en selecteren van nieuw personeel. Payroll is dan dé oplossing.

Hoe werkt payroll?

Oké, leuk en aardig dat je je loonadministratie uit handen kunt geven, maar hoe werkt payroll precies? Heel simpel. Eerst neem je contact op met een payrollbedrijf waar je je personeelsadministratie aan wilt uitbesteden. Je maakt wat afspraken, krijgt een offerte, tekent een mooi uitziend contact en the deed is done. Daarna neemt het payrollbedrijf de gehele salarisadministratie over en hoef je zelf niks meer te doen wat betreft lonen en belastingen. Je blijft dan zelf alleen nog verantwoordelijk voor de recruitment en het functioneren van medewerkers. Dit is zowel in Nederland als wereldwijd mogelijk. International payrolling, heet dat dan. Dankzij payroll denk je niet langer na over onder andere:

• salarisadministratie;
• personeelsadministratie;
• jaaropgaven;
• arbeidsovereenkomsten;
• loonbelasting;
• pensioenpremies;
• salarismutaties.

Wat is een payrollbedrijf?

Hierboven zeiden we het al: een payrollbedrijf neemt het juridische werkgeverschap over je medewerkers over en regelt vanaf dat moment alle personeelszaken. Eh, juridisch wattes? Even simpel uitgelegd: je hebt feitelijk en juridisch werkgeverschap. Feitelijk werkgeverschap houdt in dat jij de leiding en toezicht hebt over je medewerkers, en juridisch werkgeverschap gaat meer over salarisadministratie, arbeidscontracten en pensioen. Jij als bedrijf bent dus zowel de feitelijke als juridische werkgever. Payroll hakt dit door midden en neemt het juridisch werkgeverschap over. Dus nee, je verliest niet je waardevolle werknemers aan een payroller. Jij blijft de feitelijke werkgever. Hoe anderen dit ook omschrijven: jij bent de opdrachtgever en inlener, het payrollbedrijf is de uitlener.

Wacht, is payroll niet gewoon wat een uitzendbureau doet? Nope. Medewerkers die via een uitzendbureau werken, zijn technisch gezien niet bij jou in dienst en je kiest ook niet zelf wie er bij jou komt werken. Ook verzorgt een uitzendbureau het hele werving- en selectieproces. Payroll medewerkers werf je helemaal zelf en het payrollbedrijf is alleen verantwoordelijk voor de administratieve rompslomp.

Voor- en nadelen van payroll

Voor je payroll overweegt, wil je vast weten of de voordelen ervan zwaarder wegen dan de nadelen (of andersom). Bof jij even dat we ze allemaal verzamelden. Check it out:

Voordelen payroll

• Salarissen worden altijd juist en op tijd uitbetaald.
• Tijdsbesparing door minder administratieve taken.
• Minder werkgeversrisico's, dus bijvoorbeeld de kosten wanneer iemand ziek wordt.
• Je voldoet aan wettelijke eisen: de payroller regelt dat.
• Payrollers zijn echte HR-experts, dus je hebt altijd deskundig advies paraat.

Nadelen payroll

• Het kan duurder zijn dan vaste werknemers in dienst hebben.
• Je krijgt geen overheidssteun: alleen het payrollbedrijf krijgt die.
• Je blijft aansprakelijk als de payroller bijvoorbeeld de belastingen niet betaalt.

Wat kost payrolling?

Houd je portemonnee maar vast, want we gaan het hebben over payroll kosten. Waarschijnlijk weet je al wel wat je personeelskosten zijn, dus hoeveel centjes naar je medewerkers gaan. Neem die bedragen als basis en kijk hoeveel payroll dan kost. Vraag hiervoor een offerte bij een payroll bedrijf aan of bekijk online de payroll tarieven. Over tarieven gesproken: die bepalen payrollers op basis van de volgende zaken:

• het eigen risico;
• welke diensten het payroll bedrijf gaat leveren;
• kosten door extra werkzaamheden;
• de branche;
• het soort contract van de payroll medewerker.

En ga zo maar door. Elke payroll organisatie is hierin anders. Met zo'n lijstje aan diensten berekent de payroller een tarief, ook wel de payroll factor genoemd. Op basis daarvan bepaalt het bedrijf je kosten. Even een rekenvoorbeeld:

Voorbeeld

• Je medewerker krijgt € 19,10 bruto per uur.
• De payroll factor is 1.75.
• € 19,10 x 1.75 = € 33,43.

Je medewerker kost dus € 33,43 per uur bij een payroller. Da's wat hoger dan het bruto uurloon van € 19,10, maar vergeet niet dat de payroll factor alle belangrijke personeelskosten dekt, zoals vakantiegeld, loondoorbetaling bij ziekte, pensioen en meer.

Haal nu het totaalplaatje aan de personeelsadministratiekosten erbij en overweeg: hoeveel kost het om alles zelf te doen en hoeveel bespaar je met een payrollbedrijf? Maak die afweging goed en denk ook vooral na over waarom payroll nuttig voor jouw bedrijf zou zijn. Of het nu gaat om kosten besparen of om de werkdruk voor je HR-medewerkers te verlichten.

Key takeaways

• Met payroll besteed je je personeelsadministratie uit aan een payrollbedrijf.
• Een payrollbedrijf is juridisch gezien de werkgever van jouw medewerker, maar jij bent nog steeds verantwoordelijk voor het werven en functioneren.
• Wat een payrollbedrijf van je overneemt: salarisadministratie, salarismutaties, jaaropgaven, arbeidsovereenkomsten, loonbelasting en meer.
• De voordelen van payroll zijn: de salarissen worden op tijd betaald, je HR-medewerkers hebben meer tijd voor andere taken en je hebt met minder werkgeversrisico's te maken. Ook voldoe je aan de wettelijke eisen rondom salaris en verzekeringen.
• De nadelen van payroll: payroll kan duurder voor jou uitpakken, je krijgt geen overheidssteun en je blijft aansprakelijk als het payrollbedrijf iets fout doet.
• De payroll factor is het tarief dat een payrollbedrijf hanteert.