Personeelsadministratie uitbesteden

Personeelsadministratie uitbesteden: houd hier rekening mee

First things first: om te weten of de personeeladministratie uitbesteden voor jou handig is, moet je een aantal dingen op een rijtje zetten. Namelijk:

• Je eigen kennis, tijd en motivatie op het gebied van personeelsadministratie.
• De mogelijke kosten die je maakt als je de administratie uitbesteedt, tegenover het budget dat je ervoor overhebt.
• De huidige en verwachte omzet, en de omvang van je bedrijf.
• Hoe ingewikkeld en uitgebreid de administratie op dit moment is.
• De kans op fouten in de administratie en mogelijke consequenties van die fouten.

Psst, ben je eerst benieuwd wat er allemaal onder personeelsadministratie valt? Check onder andere onze artikelen over de loonadministratie, het personeelsdossier, personeelsverzekeringen en de eindafrekening.

De opties van personeelszaken uitbesteden

Voordat je besluit om (een deel van) je personeelszaken uit te besteden, is het goed om te weten dat je verschillende opties hebt. Zo kun je slechts één onderdeel van je personeeladministratie uitbesteden, een pakket kiezen of de volledige administratie aan een andere partij overlaten. Even op een rijtje:

• Alleen de salarisadministratie. Veel bedrijven kiezen ervoor om in ieder geval de salarisadministratie uit te besteden. Het is namelijk heel belangrijk dat dit nauwkeurig wordt bijgehouden. Met een kleine fout krijg je al snel te maken met grote financiële gevolgen. Yikes. Niet gek dus dat dit deel van de personeelsadministratie meestal als eerste wordt uitbesteed.
• Een groter deel van personeelszaken uitbesteden. Wil je meer dan alleen het maken van loonstrookjes aan een professional overlaten? Kan. Administratiekantoren bieden vaak pakketten aan waarmee je zelf kunt kiezen welke onderdelen van de personeelsadministratie je uitbesteedt. Denk aan arbeidsovereenkomsten opstellen en personeelsdossiers onderhouden, maar bijvoorbeeld ook aan exitgesprekken of beoordelingsgesprekken voeren.
• Payroll. Heb je helemaal geen zin in het administratieve gedoe, maar wil je wel personeel aannemen? Dan is payrolling dé oplossing. Zo’n bedrijf neemt jouw medewerker op de loonlijst en gaat bij jou aan de slag als ‘inlener’. In ons artikel over payroll leggen we dit concept uitgebreid uit.

Voordelen van personeelsadministratie outsourcen

Opties genoeg dus, maar waarom zou je niet zelf met Excel in de weer gaan? De personeelsadministratie uitbesteden levert onder andere de volgende voordelen op:

• Tijdsbesparing. Tja, logisch. Die tijd die jij niet aan administratieve klusjes hoeft te besteden kunnen nu mooi naar iets anders (belangrijkers) gaan. Dat geldt ook voor je HR-medewerkers. Die hebben vast wel meer te doen.
• Minder kans op fouten. Je hebt ten slotte te maken met professionals. Zij weten een stuk beter hoe ze de boel netjes organiseren en maken minder fouten.
• Up-to-date. In ons kikkerlandje kan er nogal eens wat veranderen in de wet- en regelgeving, zo ook rondom de personeelsadministratie. Door het proces uit te besteden garandeer je dat de loonstrookjes altijd aan de juiste regels voldoen.
• Duidelijke kosten. De meeste administratiekantoren werken met een vast bedrag en daarbovenop een standaardtarief per loonstrook. De kosten zijn dus goed in te schatten en meestal best te overzien.

Nadelen van personeelsadministratie outsourcen

Elk voordeel heeft z’n nadeel, zullen we maar zeggen. Wat jij belangrijker vindt, bepaalt uiteindelijk of je de personeeladministratie beter wel of niet kunt uitbesteden. Hier komen een aantal nadelen:

• Minder overzicht. Als je niet zelf in de tabellen en loonstroken zit, heb je minder overzicht van de personeeladministratie, inclusief de loonkosten.
• Geen kennisopbouw. Wil je leren (of je HR-team laten leren) hoe de personeeladministratie in elkaar zit? Die kans mis je als je het proces uitbesteedt.
• Afhankelijk van het administratiekantoor. Je moet toch heel wat vertrouwen hebben in het administratiekantoor dat je inhuurt. Je hebt namelijk zelf geen inzicht in eventuele fouten en geeft de boel volledig uit handen.

Key takeaways

• Houd altijd rekening met de kosten van de uitbesteding en het budget dat je ervoor overhebt.
• Er zijn verschillende opties: de personeeladministratie volledig uitbesteden of een deel daarvan. Neem alle mogelijkheden mee en kies een pakket dat goed bij jouw behoeften past.
• Voordelen zijn onder andere het besparen van tijd en de garantie dat de personeelsadministratie up-to-date is en door professionals wordt gedaan.
• Nadelen zijn dat je zelf geen kennis opbouwt van de personeelsadministratie als je het proces uitbesteedt. En dat je afhankelijk bent van het administratiekantoor, waardoor je minder inzicht hebt in fouten.