Personeelsdossier

Wat is een personeelsdossier?

Administratie 101: een personeelsdossier is een document waarin je allerlei belangrijke en relevante gegevens van een medewerker bijhoudt. Belangrijk, omdat je HR-afdeling deze gegevens nodig heeft om arbeidsovereenkomsten te maken of verzuim te registreren. Relevant, omdat je als organisatie alleen gegevens mag verzamelen die echt nodig zijn. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houdt hier niet alleen toezicht op, maar maakt het ook je plicht om deze gegevens te beschermen. Meer info hierover vind je op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

Personeelsdossier inhoud

Wat er zoal in een personeelsdossier staat? Nou ja, gegevens van je medewerkers. Sommige gegevens zijn verplicht in het personeelsdossier, andere gegevens zijn optioneel. En sommigen zijn uit den boze. Hieronder vind je een overzicht:

Verplichte inhoud

• Naam, adres en geboortedatum van de medewerker;
• de functie;
• een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort;
• arbeidsovereenkomst en andere getekende documenten;
• info over functioneren.

Niet nodig, wel handig

• Salaris;
• klachten en waarschuwingen;
• verzuimregistratie;
• verslagen van gesprekken, zoals functioneringsgesprekken;
• functieomschrijving.

Not done

• Geloofsovertuiging;
• seksuele geaardheid;
• etniciteit;
• politieke voorkeur;
• strafrechtelijke gegevens;
• medische gegevens.

Uitzonderingen inhoud

Er zijn altijd wel uitzonderingsgevallen en dat geldt ook voor het personeelsdossier. Onder andere de volgende onderdelen krijgen in ieder geval special treatment:

Voorkeursbeleid

Discrimineren doen we niet aan, maar voorkeursbeleid wel. Dit is een regeling waarmee je werknemers met een bepaalde migratieachtergrond voorrang geeft. Je mag dit alleen doen als je merkt dat medewerkers van kleur negatieve effecten ervaren op de werkvloer. Als je medewerker geen schriftelijk bezwaar maakt, mag je in het kader van voorkeursbeleid de etniciteit in het personeelsdossier zetten. Maar stel dat je medewerker daar niet meer oké mee is, wat dan? In dat geval moet je de etniciteit weer uit het personeelsdossier verwijderen.

Identificatie

Je mag ook de etniciteit in het personeelsdossier verwerken als je je medewerkers bij uiterlijk wilt identificeren. Misschien werkt je organisatie wel met gevoelige informatie en móét je weten wie er binnen jouw bedrijfspand loopt. In dat geval is het prima om de etniciteit in een personeelsdossier te zetten en toegangspasjes met een foto te maken.

Gezondheidsgegevens

Medische info in het personeelsdossier is een no-no. Maar stel dat je medewerker epilepsie heeft en hulp nodig heeft bij een aanval: mag dat wel in het personeelsdossier? Ja, want in dit geval moeten de collega's hier op de hoogte van zijn, zodat ze kunnen helpen.

Personeelsdossier beschermen

Een personeelsdossier bestaat uit allerlei belangrijke info over je medewerkers. Dus nee, je wilt liever niet dat hun dossiers opeens op het dark web belanden. Maar je wilt ook geen fikse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens, dus het is je plicht om de personeelsdossiers te beschermen. Hoe je dit doet? Even in het kort:

Toegang bepalen

Je wilt natuurlijk niet dat Jan en alleman in de personeelsdossiers gaan spieken. Bepaal daarom op een need-to-know basis wie er toegang heeft tot de dossiers. Je HR-medewerkers hebben de personeelsdossiers vast nodig, maar die magazijnmedewerker? Nah.

Beveilig je digitale personeelsdossiers

Sommige bedrijven hebben de personeelsgegevens van een medewerker op papier, anderen hebben een digitaal personeelsdossier. Ga je voor digitaal? Versnipper de papieren versie en beveilig het systeem waar je de dossiers in opslaat. Zorg voor sterke firewalls en goede antivirussoftware, zo komen hackers niet in jouw aura.

Houd rekening met de bewaartermijn

Je mag personeelsdossiers maar voor een bepaalde tijd bewaren. Check op onze pagina over de bewaartermijn hoe lang dat is en zorg ervoor dat je de gegevens nadat de termijn verloopt verwijdert.

Personeelsgegevens delen volgens de AVG

In sommige gevallen moet je de personeelsgegevens van een medewerker delen. Maar dat kun je natuurlijk niet klakkeloos doen. De AVG heeft hier duidelijke regels voor. Op onze pagina over AVG personeelsgegevens vind je alle ins en outs daarover.

Personeelsdossier opbouw

Leuk, al die info over personeelsdossiers, maar hoe ziet zo'n document er eigenlijk uit? Bof jij even, YoungCapital heeft een voorbeeld van een personeelsdossier voor je klaarstaan. Bekijk 'm snel en ontdek hoe je de indeling van een personeelsdossier nailed.

Key takeaways

• Het personeelsdossier is een document waarin je belangrijke info over je medewerkers opslaat, een must-have voor je organisatie.
• Verplichte info is onder andere: de naam, het adres en de geboortedatum van je medewerker, de functie en een kopie van het identiteitsbewijs.
• Extra handig maar niet verplicht: salaris, klachten, verzuimregistratie, gespreksverslagen en functieomschrijving.
• No-go zone: geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, etniciteit, politieke voorkeur, strafblad, of medische gegevens.
• Personeelsdossiers moet je goed beschermen, anders komen ze in de verkeerde handen terecht. Dat kan met een sterke firewall en antivirussoftware bijvoorbeeld.
• Houd je aan de bewaartermijn voor personeelsdossiers.
• Moet je personeelsgegevens delen om de een of andere reden? Volg dan de AVG-regels.
• Need a guide? We hebben een voorbeeld van een personeelsdossier voor je klaarstaan. Zo weet je precies hoe het hoort.