Bewaartermijn personeelsdossier

Bewaarplicht personeelsdossier

Een personeelsdossier is een compleet bestand waarin je alle gegevens van je medewerker bijhoudt. Denk aan naam, adresgegevens, functie en contactgegevens. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming heb je een bewaarplicht voor het personeelsdossier. Dat betekent dat je een personeelsdossier goed moet bewaren en beschermen. Want tja, niemand wil een lek in persoonlijke gegevens creëren. En bij de bewaarplicht komt dus ook de bewaartermijn voor het personeelsdossier kijken.

Waarom is die bewaartermijn voor de personeelsadministratie zo belangrijk? Nou, ten eerste is het wettelijk verplicht, en je wilt natuurlijk geen regels overtreden. En ten tweede hebben je medewerkers recht op privacy. Als je als werkgever hun personeelsgegevens niet meer nodig hebt, maar ze nog wel langer bewaart, doe je een inbreuk op hun privacy. En daar beboet de Autoriteit Persoonsgegevens je flink voor.

Bewaartermijn sollicitatiegegevens

Een voorbeeld: iemand solliciteert op een van je functies met een cv en motivatiebrief en komt op gesprek. Diegene wordt niet aangenomen. Wat gebeurt er dan met de gegevens? De bewaartermijn voor sollicitatiegegevens is maximaal 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Dit geldt ook voor documenten als het Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), sollicitatieformulieren en e-mails of berichten over de sollicitatie. Met toestemming van de sollicitant mag je de gegevens voor maximaal een jaar bewaren, bijvoorbeeld omdat het gaat om een open sollicitatie.

Bewaartermijn personeelsdossier in dienst

De bewaartermijn voor het personeelsdossier van een medewerker in dienst is vanzelfsprekend: de duur van het dienstverband. In deze periode moet je als werkgever de personeelsgegevens zo goed mogelijk beschermen. Dat betekent niet dat je allerlei soorten info van je medewerker mag opslaan. Wat wel mag? Je medewerker mag er altijd voor kiezen om personeelsgegevens te laten verwijderen. Dit is wel alleen mogelijk als je de gegevens waar het om gaat niet nodig hebt. Je werknemer mag je dus niet vragen om diens naam te verwijderen.

Bewaartermijn personeelsdossier uit dienst

En hoe zit het met de bewaartermijn voor een medewerker uit dienst? De minimale en maximale bewaartermijn verschilt volgens de AVG per personeelsdossier. Hieronder vind je de precieze regels. Tip: zet dit ook in je offboarding checklist, dan weet je waar je aan toe bent.

Maximaal 2 jaar bewaren

• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daaraan;
• VUT-regeling, oftewel regelingen voor vervroegd pensioen;
• afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad (2 jaar na het einde van het lidmaatschap);
• verzuimfrequentie.

Maximaal 5 jaar bewaren

• Loonbelastingverklaringen;
• kopie van het identiteitsbewijs.

Maximaal 7 jaar bewaren

• Afspraken over het salaris en de arbeidsvoorwaarden;
• naam, adresgegevens, woonplaats en burgerlijke staat van je medewerker.

Bijzondere bewaartermijnen

• Gegevens over etniciteit en herkomst: minimaal 5 jaar;
• identiteitspapieren van expat medewerkers waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend: minimaal 5 jaar;
• loonbeslagen: maximaal bewaartermijn tot het moment van opheffing;
• berichten over benoemingen, promotie, demotie en ontslag: minimaal 2 jaar;
• verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken; minimaal 2 jaar.

Overzicht personeelsdossier bewaartermijn

Wil je een handig overzicht van wat de AVG zegt over de bewaartermijn voor het personeelsdossier? YoungCapital denkt gelukkig aan alles. Check it out:

Bewaartermijn	Personeelsgegevens
Maximaal 4 weken	Sollicitatiebrieven; sollicitatieformulieren berichten over de sollicitatie; getuigschrift; verklaring omtrent gedrag.
Maximaal 2 jaar	Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen; VUT-regeling; afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad; verzuimfrequentie.
Maximaal 5 jaar	Loonbelastingverklaringen; kopie van het identiteitsbewijs.
Maximaal 7 jaar	Afspraken over het salaris en de arbeidsvoorwaarden; naam, adresgegevens, woonplaats en burgerlijke staat van je medewerker.
Bijzondere bewaartermijn	Gegevens over etniciteit en herkomst: minimaal 5 jaar; identiteitspapieren van expat medewerkers waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend: minimaal 5 jaar; loonbeslagen: maximaal bewaartermijn tot het moment van opheffing; berichten over benoemingen, promotie, demotie en ontslag: minimaal 2 jaar; verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken; minimaal 2 jaar.

Key takeaways

Nog een keer op een rijtje allemaal:

• Er geldt een bewaarplicht voor bedrijven: dat betekent dat je personeelsdossiers goed moet bewaren en beschermen. Dit is vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
• De bewaartermijn voor HR-documenten verschilt per situatie en per type personeelsgegevens. Op deze pagina geven we je een grondige uitleg.
• Sollicitatiegegevens moeten maximaal 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Met toestemming van de sollicitant mag je ze maximaal een jaar bewaren.
• De bewaartermijn voor een medewerker in dienst is de duur van het dienstverband. De medewerker kan vragen om verwijdering, maar alleen als de gegevens niet meer nodig zijn.
• Voor een medewerker die uit dienst gaat, varieert de bewaartermijn per type gegevens. Hierboven vind je meer informatie.