Exitgesprek

Wat is een exitgesprek?

Let op: een exitgesprek is qua betekenis niet hetzelfde als een ontslaggesprek. Het exit interview is namelijk het allerlaatste formele gesprek dat je met een medewerker voert. Het eerste doel van een exitgesprek om te achterhalen waarom de werknemer vertrekt. Als je de redenen duidelijk op een rijtje hebt, kun je hiervan leren en hoog verloop van personeel in de toekomst voorkomen.

En dan heeft het exitgesprek nog een tweede doel: op een positieve manier afscheid nemen. Je probeert de arbeidsrelatie tussen jou en de werknemer dus te behouden of herstellen tijdens het gesprek. Zo sluiten jullie de employee journey netjes af, wat prettig is voor je ex-medewerker en positief voor je employer branding.

Het voeren van een exitgesprek is niet verplicht, maar om deze redenen wel slim, ook als het gaat om stagiaires en tijdelijke medewerkers.

Exitgesprek voorbereiden

Vertrekt een medewerker binnenkort? Dan start de offboarding, en begin je met het exitgesprek voorbereiden. Hoe je dat aanpakt? Volg deze stappen.

Stap 1: Informeer de werknemer

Breng de werknemer eerst op de hoogte van het exitgesprek. Vertel het doel van het gesprek, zodat diegene zich goed kan voorbereiden. Maak ook duidelijk dat het een open en neutraal gesprek is.

Stap 2: Plan het gesprek in

De beste timing van het exit interview is ergens tijdens de laatste werkdagen van de medewerker. Dan is diegene nog actief betrokken bij het werk, maar voelt de medewerker zich wel vrij om te praten. Wat er in het gesprek besproken wordt heeft immers geen invloed meer op de laatste paar werkdagen.

Plan minimaal een uur voor het gesprek in, zodat er genoeg tijd is en jullie je niet gehaast voelen. Zorg er ook voor dat je het exitgesprek in een aparte ruimte en vertrouwelijke omgeving houdt. Zo kan de medewerker open praten zonder dat andere medewerkers of managers iets van het gesprek opvangen.

Stap 3: Bereid een vragenlijst voor

Een exitgesprek voer je aan de hand van een vragenlijst, zodat je structuur aanbrengt en geen belangrijke onderwerpen vergeet. Voor elke medewerker gebruik je dezelfde vragenlijst, zodat je de gesprekken op dezelfde manier kunt evalueren. Zo krijg je een beter beeld van wat je in jouw organisatie kunt verbeteren. Voorbeeldvragen nodig? We hebben er een aantal voor je op een rij gezet in ons artikel over exitgesprek vragen.

Exitgesprek voeren (voorbeeld)

De tijd voor het exit interview is aangebroken. Het is jouw taak als werkgever om het gesprek te leiden en structureren, dus hoe pak je dit aan? Good to know: ieder exitgesprek loopt anders, dus een voorbeeld kunnen we niet echt geven. Wel kunnen we de onderdelen van een exitgesprek voor je op en rij zetten. Check ze hieronder.

1. Opening

Aan het begin van het exitgesprek noem je het doel nogmaals. Je wilt graag weten waarom de medewerker vertrekt en jullie arbeidsrelatie samen netjes afsluiten. Maak duidelijk dat het een open en vertrouwelijk gesprek is.

2. Gesprek

Daarna lopen jullie samen de vragen door die op de lijst staan. Zorg ervoor dat je niet van de hak op de tak springt en de vragen dus goed groepeert. Ook belangrijk: maak er een gesprek van. Luister goed en vraag door om echt achter de gedachten en mening van de werknemer te komen. Als de medewerker kritiek levert, schiet dan niet in de verdediging. Onthoud: het doel van het exitgesprek is om de organisatie te verbeteren en je de arbeidsrelatie positief af te sluiten. En dat doe je het beste door je open te stellen voor de mening van de werknemer en die te respecteren.

Wat je precies tijdens het gesprek bespreekt? Onder andere:

• reden voor vertrek;
• onboarding;
• sfeer in het team;
• bedrijfscultuur;
• relatie met leidinggevende;
• feedbackcultuur;
• taken;
• arbeidsomstandigheden;
• primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

3. Samenvatting

Loopt het gesprek ten einde? Dan is het slim om nog eens samen te vatten wat jullie hebben besproken. Zo voorkom je misverstanden en weet je zeker dat jullie elkaar begrijpen.

4. Afsluiting

Tijd om afscheid te nemen. Bedank de medewerker voor de samenwerking, wens diegene succes en zeg elkaar netjes gedag.

5. Evaluatie

Oké, eigenlijk hoort dit niet meer bij het gesprek, maar het is wel belangrijk. Je kunt immers een goed exitgesprek voeren, maar er vervolgens helemaal niks mee doen. Zonde. Bespreek de resultaten dus met de HR-afdeling en maak behapbare plannen om verbeterpunten aan te brengen in de organisatie. Tip: houd een formulier bij het exitgesprek en maak aantekeningen. Dan vergeet je niet waar je het over gehad hebt.

Valkuilen exitgesprek

Zo, hopelijk voel je je met bovenstaande info al wat beter voorbereid op aankomende exit interviews. Voor de volledigheid geven we je nog wat laatste tips mee, om valkuilen bij een exitgesprek te ontwijken.

• Belangrijk: plan het gesprek nooit in met een directe leidinggevende van de medewerker. Dan verklein je namelijk de kans op eerlijke kritiek. Zorg dus voor een neutrale gesprekspartner, het liefst van de HR-afdeling.
• Combineer het exitgesprek niet met een ander offboarding gesprek, zoals het ontslaggesprek. Dan is er niet genoeg tijd en geen vertrouwelijke omgeving. Defeats the purpose.
• Ga je het exitgesprek evalueren? Bespreek de resultaten dan alleen binnen de HR-afdeling. Je hebt de medewerker immers die vertrouwelijkheid beloofd. Laat dus niet aan de directe manager weten hoe het gesprek is verlopen.

Key takeaways

• Een exitgesprek is het laatste formele gesprek dat je als werkgever met een vertrekkende medewerker hebt.
• Je voert een exitgesprek om de arbeidsrelatie met de werknemer goed af te sluiten en achter de redenen voor vertrek te komen, zodat je verbeteringen kunt aanbrengen.
• Het exit interview is neutraal, vertrouwelijk en open. Laat het daarom door een HR-medewerker (niet de manager) voeren in een afgesloten ruimte.