Ontslaggesprek

Wat is een ontslaggesprek?

Helaas maar waar: als werkgever moet je soms medewerkers laten gaan. Een ontslaggesprek, niet te verwarren met een exitgesprek, komt hieraan te pas. Tijdens dit gesprek kondig je het ontslag van je medewerker aan. Dit komt overigens niet zomaar uit de lucht vallen: vaak is er iets voorgevallen, zoals ongewenst gedrag op de werkvloer, of heb je al eerder aangekondigd dat je moet bezuinigen op personeel.

Een ontslaggesprek voeren: 3 stappen

We horen je denken: hoe doe je dat eigenlijk, zo’n ontslaggesprek voeren? Het onderstaande stappenplan helpt je op weg met de voorbereiding en het voeren van een ontslaggesprek met je medewerker.

Stap 1. Ontslaggesprek voorbereiden

Er zijn een aantal dingen waar je als werkgever rekening mee moet houden bij het ontslaan van een medewerker. Zo moet je een goede reden hebben voor het ontslag en moet je je houden aan de wettelijke opzegtermijn. Meer informatie hierover lees je in onze artikelen over ontslag. Ook houd je bij een ontslaggesprek rekening met een aantal zaken, bijvoorbeeld dat je medewerker flink uit z’n slof kan schieten om het slechte nieuws. Daarom is een goede voorbereiding belangrijk.

Ter voorbereiding op het gesprek denk je als werkgever na over manier waarop je het slechte nieuws brengt. Je noteert hierbij voor jezelf wat er is gebeurd (indien er iets is voorgevallen) en wat de rol van je medewerker hierbij was. Als er geen incident is geweest, schrijf je op waarom het bestuur heeft besloten om de functie van je medewerker te beëindigen.

Stap 2. Plan het gesprek in

Na het treffen van de voorbereiding plan je het ontslaggesprek in. Tips van ons: neem hier ruim de tijd voor. Ontslag kan hard aankomen en als werkgever is het belangrijk om je medewerker de tijd te gunnen om het nieuws te verwerken en vragen te stellen. Ook is het belangrijk om rekening te houden met de planning van het gesprek zelf. Plan het ontslaggesprek bijvoorbeeld niet op maandagochtend in, wanneer je medewerker fris aan de werkweek begint. Ook een gesprek op vrijdagmiddag is niet ideaal, omdat je medewerker daarna het weekend ingaat en mogelijk met onbeantwoorde vragen blijft zitten.

Stap 3. Voer het gesprek

Tijdens het ontslaggesprek val je meteen met de deur in huis. Hierbij leg je uit waarom het ontslag nodig is en wat de volgende stappen zijn. Je bespreekt bijvoorbeeld de hoogte van de transitievergoeding en geeft aan wanneer je medewerker vertrekt. Daarnaast richt je samen de aandacht op de offboarding van je medewerker: welke zaken moeten worden afgerond? Als het ontslag te maken heeft met de financiële problemen binnen je bedrijf, bespreek je ook of er in de toekomst mogelijkheden zijn voor je medewerker om terug te keren.

Tips voor ontslaggesprekken voeren

Het voeren van ontslaggesprekken is een uitdagend onderdeel van jouw takenpakket als werkgever, maar het is belangrijk om dit proces respectvol en professioneel aan te pakken. Hier zijn enkele tips voor het voeren van ontslaggesprekken:

• Houd het professioneel. Zelfs als je een goede band hebt met je medewerker, is het belangrijk om het ontslaggesprek zakelijk te houden. Als het ontslag te maken heeft met prestaties van je medewerker, bekijk dan eerdere beoordelingsformulieren of aantekeningen van functioneringsgesprekken.
• Toon begrip. Toon begrip voor de emoties van je medewerker en neem de tijd om je beslissing toe te lichten.
• Luister actief. Geef aan dat je luistert naar je medewerker. Pas hierbij de LSD-methode toe: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.
• Wees eerlijk, maar tactvol. Vertel duidelijk waarom het ontslag nodig is, maar gebruik respectvolle en voorzichtige taal. Focus je op gedrag in plaats van op persoonlijkheid en geef nuttige feedback zodat je medewerker ervan kan leren voor de toekomst.
• Informeer het team. Vertel het team na het ontslaggesprek kort over de situatie, maar ga niet te veel in op details.

Key takeaways

• Een ontslaggesprek kondigt het vertrek van een medewerker aan, meestal vanwege incidenten zoals ongewenst gedrag of financiële problemen.
• In dit artikel vind je een stappenplan voor het voeren van een ontslaggesprek met je medewerker.
• Belangrijke tips zijn: houd het gesprek zakelijk, toon begrip voor emoties en luister actief met de LSD-methode.