Offboarding

Wat is offboarding?

De offboarding is de laatste fase van een employee journey. Het gaat namelijk om het proces rondom de uitdiensttreding van een medewerker. Eigenlijk is het offboarding proces dus het tegenovergestelde van een onboarding proces. Toch zijn de twee nauw met elkaar verbonden, want na het vertrek van een werknemer begint (meestal) een nieuwe medewerker met de onboarding. Als je wilt dat deze twee fases smooth in elkaar overlopen, moet je net zoveel aandacht besteden aan een goede offboarding als aan de onboarding.

Waarom is een goed offboarding proces belangrijk?

Goed, dat offboarden belangrijk is, hoeven we vast niet meer te herhalen. Maar waarom dan? Hier komen de voordelen van een goed offboarding proces:

• Je krijgt bruikbare feedback van je (oud-)medewerker tijdens het exitgesprek. Deze tips en tops kun je gebruiken om de HR-zaken en way of working in het team te verbeteren.
• Met een goede offboarding sluit je de employee journey positief af. Dat draagt weer bij aan een goede employee experience. Fijn natuurlijk als je daar als bedrijf om bekend staat.
• Over de employee experience gesproken, als de waardering van je (ex-)medewerkers goed is, versterkt dat je employer brand. Dat levert je niet alleen meer naamsbekendheid en klanten op, maar ook meer potentiële nieuwe medewerkers. En dat heb je nu net nodig als er een werknemer is vertrokken.
• Met een sterk offboarding proces zorg je ervoor dat je huidige medewerkers of nieuwe collega de taken van de ex-werknemer goed kunnen overnemen. Dat regel je met een goed overdrachtsdocument dat je samen met je ex-medewerker opstelt tijdens de offboarding.
• Je zorgt ervoor dat gevoelige informatie binnen de vier muren van je bedrijf blijft. Tijdens het offboarden deactiveer je namelijk accounts en verander je eventuele codes of wachtwoorden.
• Regel je de offboarding goed, dan houd je de deur open voor de medewerker die vertrekt. Oftewel, je geeft ze de mogelijkheid om terug te keren. Boomerang recruitment, heet dat. Dat is vooral fijn als de werknemer uit zichzelf vertrekt. Wie weet besluit diegene op een later moment weer voor je bedrijf te willen werken.

5 offboarding tips

Hoe je het offboarding proces vormgeeft, verschilt per bedrijf en per functie. Maar hoe zorg je er nou voor dat de laatste fase van de employee journey echt goed wordt afgesloten? Met deze 5 top-tips:

1. Houd een offboarding checklist bij zodat je geen enkel punt mist. Psst: wij hebben een mooi voorbeeld voor je opgesteld. Dit is de basis, dus vul ‘m aan met de punten die voor jouw bedrijf onmisbaar zijn. Verspreid de checklist onder alle managers en voilà, het offboarding proces is centraal geregeld.
2. Een exitgesprek voeren is belangrijk, maar je doet het niet for the sake of it. Noteer écht de feedbackpunten die de vertrekkende collega noemt en sla ze georganiseerd op. Check de uitkomsten van exitgesprekken regelmatig en ga op zoek naar trends. Wedden dat je zo tips vindt om je organisatie naar een hoger niveau te tillen?
3. Zorg voor een gezellig, persoonlijk afscheid voor je ex-medewerker. Dit draagt bij aan een goede employee experience en is ook een mooie afsluiting voor de rest van het team.
4. Maak duidelijke afspraken over de interne communicatie van het vertrek. Oftewel, stel samen met de vertrekkende medewerker een informatiemail op en spreek af dat diegene niks in het team deelt voor deze mail is opgestuurd. Dit voorkomt geroddel en een negatieve werksfeer.
5. Geef aan het begin van de offboarding, dus zodra het vertrek van de werknemer bekend is, aan dat je een vervanger zoekt voor de functie. En vraag je medewerkers om in hun eigen netwerk rond te vragen. Dit geeft een boost voor je referral recruitment en zorgt er (hopelijk) voor dat je snel een nieuwe collega vindt dit het werk kan oppakken.

Key takeaways

• Betekenis: offboarding is de laatste fase van de employee journey, namelijk alles rondom de uitdiensttreding van een werknemer.
• Belang voor werkprocessen: met een goed offboarding proces kun je werkprocessen verbeteren en je nieuwe collega goed onboarden.
• Belang voor employer brand: je sluit met een goede offboarding de employee journey netjes af en dat is goed voor de employee experience, wat je werkgeversmerk een positieve boost geeft.
• Checklist: om niks te vergeten gebruik je een offboarding checklist.
• Tips: scrol naar boven voor al onze tips. Bijvoorbeeld voor een duidelijke interne communicatie.