Overdrachtsdocument

Wat is een overdrachtsdocument?

Een overdrachtsdocument? Eigenlijk is dat gewoon een fancy term voor een soort handleiding waarin alles staat wat jij of de opvolger moet weten als een teamlid de deur uitloopt. Het staat bomvol info over hun taken, projecten en wat ze allemaal deden. Het doel? Zorgen dat de inspringer meteen weet waar ie moet zijn en wat ie moet doen. Een overdrachtsdocument wordt vaak opgesteld als een werknemer ontslag neemt, maar soms ook als een medewerker voor langere tijd op vakantie gaat (bijvoorbeeld tijdens een sabbatical).

Onderdelen overdrachtsdocument

Zie maar eens alle info overzichtelijk op papier te krijgen voor de opvolger. Ons stappenplan hieronder helpt je hierbij, maar laten we eerst eens inzoomen op de onderdelen die een overdrachtsdocument sowieso moet bevatten.

1. Wat

In het overdrachtsdocument moet staan wat de collega's en klanten van de opvolger verwachten. De relaties onderling worden uitgebreid besproken voor een soepele overgang. Denk aan of de klant liever met een ‘Hey, hoe gaat het?’ of toch met 'Geachte heer/mevrouw' aangesproken wil worden. Maar ook staat er in het bestand welke collega’s de opvolger ondersteunen met bepaalde taken.

2. Wanneer

Daarnaast staat er ook in wanneer taken uitgevoerd moeten worden, want timing is alles. Voeg in het document voor de overdracht van werkzaamheden bijvoorbeeld de weekplanning toe en welke meetings er met externe partijen zijn gepland.

3. Wie

Met wie heeft de opvolger allemaal contact? Een lijst met alle namen, e-mailadressen en telefoonnummers van collega’s en externe contacten mag dus niet ontbreken.

4. Waar

Ook niet onbelangrijk: waar vindt de opvolger alles wat ie nodig heeft? Van onmisbare files tot software, en zelfs de locatie van het koffieapparaat (belangrijk!).

5. Hoe

Hoe regelen jullie de dingen op werk? In het overdrachtsdocument worden de workflow en andere protocollen uitgelegd. Alles om ervoor te zorgen dat de opvolger niet met een valse start begint.

Stappenplan overdrachtsdocument maken

Aan een overdrachtsdocument maken gaan een aantal stappen vooraf. Hier vind je een compleet stappenplan voor de overdracht van werkzaamheden van een vertrekkende collega.

Stap 1: begin op tijd

Zorg dat de vertrekkende medewerker op tijd alle werkzaamheden in kaart heeft gebracht. Ook is het handig als alle lopende taken zoveel mogelijk zijn afgerond en er niet te veel nieuwe opdrachten binnenkomen. Dat komt namelijk als leidinggevende allemaal bij jou op je bordje terecht in de tussentijd.

Stap 2: maak een opzet

Of eigenlijk, laat de vertrekkende medewerker een opzet van het overdrachtsdocument maken. In deze eerste versie verwerkt diegene alvast de hierboven genoemde onderdelen .

Stap 3: vul aan

De basis van het overdrachtsdocument staat, dus nu is het aan de leidinggevende om te controleren of alle werkzaamheden duidelijk vermeld zijn. Laat eventueel ook directe collega’s door het document lopen om te checken of zij nog aanvullingen hebben. Maar wees gewaarschuwd, 50 kantjes met info is niet overzichtelijk. Een beetje selectief zijn en de informatie beknopt verwoorden kan geen kwaad.

Stap 4: houd het bestand up-to-date

Begint de opvolger nog niet gelijk in zijn nieuwe job? Geen probleem, maar houd wel het overdrachtsdocument bij. Zonde namelijk als het document tegen de tijd dat je het nodig hebt alweer outdated is.

Checklist voor de overdracht van werkzaamheden

Een overdrachtsdocument is niet het enige wat je moet regelen als een getalenteerde collega’s plots vertrekt. Om waardevolle kennis te behouden moet je het een en ander regelen. Houd daarom deze checklist voor werkgevers bij, een soort overdrachtsformulier voor alle werkzaamheden van de vertrekkende collega.

1. Moedig je medewerker aan om kennis te delen.
2. Check of er een killer overdrachtsdocument klaarstaat.
3. Laat de opvolger een mini-stage lopen bij de vertrekkende collega.
4. Betrek het hele team bij de overdracht van werkzaamheden.
5. Informeer alle collega’s en contacten over het vertrek van de collega.
6. Zorg dat de vertrekkende collega op tijd een out-of-office melding instelt.
7. Voer een exitgesprek.
8. Blijf contact houden met de vertrekkende collega, want dat kan later van pas komen.

Key takeaways

Snelle overview nodig van wat je zojuist hebt gelezen? Geen probleem, hier vind je de belangrijkste punten op een rij:

• Betekenis: een overdrachtsdocument is een handleiding met belangrijke informatie voor de opvolger bij vertrek van een teamlid.
• Inhoud: het document bevat info over de wat, wanneer, wie, waar en hoe van de vertrekkende medewerker.
• Stappenplan: 1) begin op tijd, 2) maak een opzet, 3) vul aan, 4) houd het bestand up-to-date.

Meer info nodig over wat te doen bij vertrekkende medewerkers of ontslag? We hebben nog meer artikelen voor je klaarstaan. Check bijvoorbeeld onze pagina over offboarding of een ontslaggesprek.