Werknemer neemt ontslag

Redenen voor ontslag van een medewerker

*Slik.* Het kan als een schok aanvoelen, als die ene geliefde collega en hardwerkende werknemer zelf ontslag neemt. Deze tegenslag gaat je als werkgever dan ook niet in de koude kleren zitten. Maar, mensen zeggen om allerlei redenen hun baan op. Misschien heeft je werknemer een droombaan elders gevonden of zijn er persoonlijke omstandigheden waardoor de medewerker jouw bedrijf moet verlaten. Enkele andere redenen kunnen zijn:

• betere werk-privébalans;
• gezondheidsproblemen;
• geen match meer met de bedrijfscultuur;
• verhuizing;
• volgen van een studie;
• eigen bedrijf beginnen;
• onvrede over arbeidsvoorwaarden;
• arbeidsconflicten;
• ethische bezwaren;
• een tekort aan mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.

Vaak komt het ontslag van een medewerker niet uit het niets. De redenen voor een ontslag werden dan al duidelijk in een loopbaangesprek, bijvoorbeeld. Een enkele keer kan het ook gebeuren dat je als werkgever geen idee hebt waarom een medewerker plots zijn ontslagbrief indient. Ga dan na of de werknemer de keuze weloverwogen heeft gemaakt.

Onderzoeksplicht werkgever bij ontslag

Wist je dat je als werkgever een onderzoeksplicht hebt als een werknemer zelf ontslag neemt? Dit houdt in dat je de medewerker die ontslag neemt moet informeren over de consequenties van zijn ontslag. Ook moet je diegene de tijd geven om nogmaals over het ontslag na te denken. Soms doen medewerkers de opzegging namelijk onder invloed van een hevige gemoedstoestand of een psychische stoornis. Of werknemers zien de gevolgen van hun eigen ontslagname niet in.

Werknemer neemt ontslag, wat nu?

Als een werknemer ontslag neemt, zijn er een aantal dingen die je als werkgever moet regelen. Hieronder gaan we alle onderdelen van deze ontslagprocedure eens langs, dus klik gerust door naar het onderwerp waar je meer over wilt weten:

• Einddatum checken
• Nadenken over schadevergoeding
• Controleren of de ontslagbrief van je werknemer rechtsgeldig is
• Bevestigingsbrief ontslag werknemer maken
• Ontslag verder afhandelen
• Opletten bij een nieuw contract aanbieden

Einddatum checken

Een werknemer die ontslag neemt kan wel zoveel zeggen, toch moet ie rekening houden met een opzegtermijn. Niet zomaar iedere einddatum is dus mogelijk. Wat kan wel?

• In de proeftijd is opzeggen zonder opzegtermijn mogelijk.
• Bij vaste contracten kan de werknemer meestal na een maand opzeggen, behalve als er in het contract of in de cao een andere opzegtermijn staat.
• Een werknemer kan alleen tussentijds opzeggen bij een tijdelijk contract als dit duidelijk staat vermeld in de arbeidsovereenkomst.

Als de medewerker die ontslag neemt zich aan de genoemde regels houdt, kun je het ontslag niet weigeren.

Nadenken over schadevergoeding

Als je werknemer ontslag neemt en geen goede reden heeft om de opzegtermijn niet te respecteren, kun je een schadevergoeding overwegen. Dat is een financiële compensatie om eventuele schade te vergoeden die hierdoor ontstaat. Check de twee manieren waarop je dit kunt doen:

1. Via een vaste vergoeding, gelijk aan het loon voor de dagen dat de werknemer niet heeft gewerkt tot het einde van de opzegtermijn. Deze vergoeding hoef je niet te bewijzen.
2. Via een volledige vergoeding, die gelijk is aan de werkelijke kosten. Bijvoorbeeld: het salaris van de werknemer plus de kosten voor het inhuren van een vervanger. Je moet hierbij wel kunnen bewijzen dat je deze extra kosten hebt gemaakt.

Controleer de rechtsgeldigheid van de ontslagbrief

Misschien vertelt je werknemer wel dat ie ontslag neemt tijdens een persoonlijk gesprek, of je krijgt een appje of telefoontje waarin het staat. Hoe dan ook, een medewerker mag zelf weten hoe diegene zijn ontslag aankondigt.

Er is één maar. Namelijk, sommige bedrijven vallen onder een cao waarin is vastgelegd hoe een werknemer die ontslag neemt dit moet indienen. Meestal is dat dan per (aangetekende) ontslagbrief. Check even of de ontslagbrief van je werknemer in orde is. Dat kan handig zijn als er een conflict ontstaat en de rechter erover moet beslissen. In de brief moet bijvoorbeeld een datum van het versturen, de opzegging van de arbeids­overeenkomst, de datum van uitdiensttreding en de naam en handtekening werknemer staan.

Psst, wil je zelf iemand ontslaan? Bekijk onze voorbeelden van ontslagbrieven voor werkgevers voor handige tips.

Bevestigingsbrief ontslag werknemer maken

Bovenstaande stappen doorlopen? Tijd om een officiële bevestigingsbrief te versturen naar de werknemer die ontslag neemt. Hoe? In de brief zet je tenminste dat je akkoord gaat met het ontslag. Ook benoem je eventueel de vervolgstappen in de ontslagprocedure, zoals een overdracht van werkzaamheden, wanneer de laptop van de zaak ingeleverd moet worden en hoe je de eindafrekening opmaakt. Deze brief verstuur je het makkelijkst per e-mail aan de vertrekkende medewerker, en vergeet dit ook niet, want dan heb je duidelijk de bevestiging van het ontslag op papier staan.

Ontslag verder afhandelen

Bijna alles is nu geregeld, maar laten we de puntjes op de i zetten voor de werknemer die ontslag neemt. Zo ga je aan de slag met het maken van de eindafrekening. Maar, geef voor je dat doet de werknemer nog de tijd om op jouw bevestigingsbrief te reageren. Wel zo netjes, vooral als je een schadevergoeding eist.

Misschien wel het belangrijkste om te onthouden: probeer altijd op een goede manier doei te zeggen tegen de medewerker die ontslag neemt. Zelfs als je de gang van zaken niet helemaal fijn vond of ontevreden was over deze werknemer. Goede ervaringen (denk aan je employee journey!) gaan namelijk als een lopend vuurtje, en hupsakee, dat is weer goede employer branding voor jouw bedrijf.

Btw, juist als je werknemer zelf ontslag neemt, heeft het zin om ‘m uit te nodigen voor een exitgesprek. Je krijgt dan namelijk nuttige feedback die je weer gebruikt om te voorkomen dat meer medewerkers de benen nemen.

Opletten bij een nieuw contract aanbieden

Als een werknemer die ontslag neemt spijt heeft van deze keuze, kan ie besluiten om terug te komen. Boomerang recruitment, noemen we dat ook wel. Is deze medewerker langer dan 6 maanden geleden vertrokken? Dan is er niets aan de hand en kun je de ‘m hetzelfde behandelen als bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Gaat het om een periode van 6 maanden of korter? Dan heb je te maken met de ketenregeling. Dat betekent dat eerdere tijdelijke contracten meetellen en je misschien wel direct weer een vast contract moet bieden.

Key takeaways

Wat is belangrijk om te weten als een werknemer ontslag neemt?

• Werknemers nemen om verschillende redenen ontslag, zoals betere werk-privébalans, gezondheidsproblemen of onvrede over de arbeidsvoorwaarden.
• Als werkgever heb je een onderzoeksplicht en moet je werknemers informeren over de gevolgen van hun ontslag en tijd geven om hun beslissing te heroverwegen.
• Neem deze stappen als een werknemer ontslag neemt: controleer de einddatum, denk na over schadevergoeding, controleer de rechtsgeldigheid van de ontslagbrief, stuur een bevestigingsbrief, handel het ontslag verder af en let op bij het aanbieden van een nieuw contract.