Ontslagbrief werkgever

Wat is een ontslagbrief?

Tromgeroffel: een ontslagbrief is een brief voor het opzeggen van een arbeidsovereenkomst door jou als werkgever. Hiermee geef je aan bij je medewerker dat je de samenwerking niet wil voorzetten. Het is onderdeel van de ontslagprocedure. Door een ontslagbrief te schrijven als werkgever, maak je het ontslag rechtsgeldig en heb je het op papier voor bijvoorbeeld het UWV of de kantonrechter.

Wat staat er in een ontslagbrief?

'Je bent ontslagen' is eh, niet hoe je een ontslagbrief schrijft. Een opzegbrief vanuit de werkgever moet glashelder zijn en alle belangrijke info rondom het ontslag bevatten. In het geval van een rechtszaak wil je alles zo duidelijk mogelijk op papier hebben. Daarom is het slim om je brief goed op te stellen. In een ontslagbrief vanuit de werkgever mogen de volgende gegevens niet ontbreken:

• Bedrijfsnaam en adres;
• datum dat je de ontslagbrief stuurt;
• naam en adres van de medewerker die je ontslaat;
• reden van het ontslag;
• periode waarin de medewerker voor je werkte;
• wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt;
• ondertekening met naam, handtekening, plaats en datum.

Dit is overigens een prima structuur voor je eigen ontslagbrief als werkgever. In ons voorbeeld van een ontslagbrief zie je precies hoe dit uiteindelijk eruitziet. In ditzelfde artikel vind je ook andere voorbeelden van brieven. Een ontslagbrief op staande voet of met onderling overleg ziet er qua structuur niet heel anders uit, maar de inhoud kan verschillen. Bestudeer de voorbeelden dus goed, dan kan er niks misgaan.

6 tips voor de ontslagbrief

Oké, het is tijd om die ontslagbrief te schrijven. Dat wil je natuurlijk zo goed mogelijk doen, zodat jij en je medewerker het einde van het dienstverband met een duidelijke brief afsluiten. Als werkgever is 't wel zo netjes. Check daarom de volgende 6 tips:

1. Zet de juiste einddatum in je brief

Als je een medewerker met een vast contract wilt ontslaan, krijg je te maken met een opzegtermijn van een maand of meer. De precieze duur hangt af van hoe lang je co-worker bij jou in dienst is. Check het in ons artikel over de opzegtermijn en gebruik de juiste. Zo is de opzegtermijn voor een medewerker die 5 jaar bij jou werkt een maand. Besluit je diegene vandaag te ontslaan? Dan eindigt het contract na een maand. Dit zet je dan in de contractbeëindiging brief als werkgever.

2. Verstuur je brief aangetekend

Je wilt dat je medewerker de info over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst in een brief van jou als werkgever ontvangt. Stuur daarom je ontslagbrief aangetekend, zodat je zeker weet dat je werknemer de brief ontvangt. Verzend de ontslagbrief ook per mail.

3. Maak een ontslagdossier

Dit is vooral belangrijk als je medewerker niet naar behoren functioneert. Voor je deze medewerker ontslaat, moet je een goede reden en bewijs hebben. Bouw daarom een ontslagdossier op, waarin je duidelijk schrijft over het functioneren van je medewerker en het bewijs waaruit blijkt dat dit niet optimaal is. Zo geef je je ontslagbrief meer power.

4. Check de ontslagregels

De ontslagbrief vanuit jou als werkgever aan je werknemer moet natuurlijk aansluiten op de situatie en aan de regels voldoen. Want eh, het ontslag van je langdurig zieke medewerker moet bijvoorbeeld via het UWV. Je vraagt dan een ontslagvergunning aan waarbij het UWV flink wat eisen stelt. Wil je een medewerker wegens een verstoorde arbeidsrelatie ontslaan? Dit gaat meestal via de kantonrechter. Kortom: check de ontslagregels die specifiek voor de situatie van de medewerker gelden en zorg ervoor dat je brief daarop aansluit.

5. Gebruik neutrale taal

Dit is een no-brainer: gebruik neutrale taal in de ontslagbrief als werkgever. Een werknemer ontslaan is al geen makkelijke keuze, dus voorkom dat de situatie uit de hand loopt. Een verkeerd geformuleerde zin kan bijvoorbeeld al negatieve gevoelens bij je werknemer opwekken. Gebruik ons voorbeeld van een ontslagbrief hierbij als inspiratiebron.

6. Schakel een jurist in

Het laatste wat je wilt, is de mist ingaan met een ontslagbrief. De brief moet voldaan aan alle voorwaarden voordat die rechtsgeldig is. Schakel daarom een jurist in en laat diegene de ontslagbrief checken. Dan weet je zeker dat je ontslagbrief er goed uit ziet en juridisch gezien ook klopt.

Meer weten?

Klaar met de ontslagbrief? Dan is het tijd om de rest van de ontslagprocedure voor te bereiden. Check bijvoorbeeld ons artikel over het ontslaggesprek en lees je helemaal in over de transitievergoeding. Of scrol door onze categorie ontslag en ontdek allerlei handige artikelen. Ziezo, dankzij YoungCapital heb jij je business op orde.

Key takeaways

• Een ontslagbrief vanuit de werkgever is een brief aan een werknemer, waarin staat dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd.
• De ontslagbrief moet een aantal onderdelen bevatten, zoals de bedrijfsnaam, naam en adres van de medewerker, reden van ontslag en einddatum van de arbeidsovereenkomst.
• We hebben verschillende voorbeelden van ontslagbrieven voor je klaarstaan.
• Tips voor het schrijven van een ontslagbrief als werkgever zijn onder andere: zorg voor de juiste einddatum, verstuur de brief aangetekend en maak een ontslagdossier als dat nodig is.