Laptop van de zaak

Waarom een laptop van de zaak?

De tijd dat werknemers dagelijks naar kantoor kwamen om in te loggen op een computer is voorbij. In veel kantoorbanen is (deels) thuiswerken tegenwoordig heel normaal. Maar dat kan natuurlijk alleen als je medewerkers ook thuis over de juiste apparatuur beschikken. Een laptop is daarvoor ideaal, omdat die veel flexibiliteit biedt. Zo kunnen je co-workers makkelijk inloggen vanaf de bank of zelfs vanuit de trein. En in je kantoortuin met flexplekken komt zo’n portable apparaat trouwens ook goed van pas.

Je bent niet verplicht om werknemers een laptop van de zaak te geven, maar veel werkgevers voelen zich verantwoordelijk om de benodigde apparatuur te leveren. Dat heeft zo z’n voordelen, want zo weet je bijvoorbeeld zeker dat de laptop werkt en veilig is. Bovendien is het chill voor werknemers dat ze zelf de kosten voor een goede laptop niet hoeven op te hoesten. Daar scoor je als baas zeker punten mee (hi, goed werkgeverschap).

Hoe geef je een laptop van de zaak?

Er zijn verschillende manieren waarop je medewerkers een laptop van de zaak kunt geven.

1. Een laptop in bruikleen. De laptop blijft dan dus van jou, maar je medewerker kan ’m zolang dat nodig is gebruiken om mee te werken. Hiervoor stel je een bruikleenovereenkomst op.
2. Een leaseprogramma. Via zo’n programma huren medewerkers flexibel een laptop en hebben ze makkelijk toegang tot geüpgradede apparatuur.
3. Bring your own device. Hierbij gebruiken medewerkers hun eigen laptops voor het werk, maar vergoed je als werkgever bepaalde kosten.
4. Vergoeding voor aanschaf laptop. Als werkgever kun je ook eenmalig een vergoeding geven waarmee werknemers zelf een laptop kunnen kopen.

Laptop van de zaak en belasting

Het verbaast je vast niet dat de Belastingdienst regels heeft bedacht omtrent de laptop van de zaak. Als je een medewerker een laptop wilt geven, krijg je te maken met de werkkostenregeling. Dit is een fiscale regeling die bepaalt hoe werkgevers belasting moeten betalen over vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor werknemers.

Deze regeling bepaalt ook dat je elk jaar een bepaald bedrag aan bonussen en extra’s belastingvrij mag besteden. Dit is de zogenaamde vrije ruimte. In de meeste gevallen hoef je voor een laptop van de zaak echter geen bedrag van deze vrije ruimte af te snoepen. Dit is zo omdat producten en diensten die nodig zijn om het werk te doen, het label ‘gerichte vrijstelling’ hebben. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden:

• De laptop is noodzakelijk voor de werknemer om het werk te kunnen doen. Dit is het noodzakelijkheidscriterium.
• Je werknemer moet de laptop teruggeven of de restwaarde terugbetalen wanneer die uit dienst gaat of de laptop niet meer nodig heeft voor werk.

Daarnaast kun je gericht vrijgesteld een vergoeding geven voor kosten die werknemers maken voor hun internetgebruik thuis. Een andere manier om (onder andere) dit soort kosten te dekken, is een thuiswerkvergoeding.

Privégebruik laptop van de zaak

Een vraag die je vast krijgt van je medewerkers als je ze een laptop geeft: mag ik de laptop van de zaak ook privé gebruiken? Belastingtechnisch gezien maakt het in ieder geval niet uit of je werknemer de laptop ook voor privézaken gebruikt. Privévoordeel hoef je namelijk niet bij het loon te rekenen. Dat is dus anders dan bij bijvoorbeeld een auto van de zaak. Dit komt vooral omdat privégebruik van een laptop lastig te meten is.

Verder bepaal je als werkgever zelf of je medewerkers toestaat om de laptop ook privé te gebruiken. Het is verstandig om hierover richtlijnen of regels op te nemen in je bedrijfsbeleid, de arbeidsovereenkomst en/of bruikleenovereenkomst.

Key takeaways

• Een laptop van de zaak biedt flexibiliteit en is dus ideaal in tijden van hybride werken en kantoortuinen.
• Je kunt een laptop in bruikleen geven, werken met een leaseprogramma, kosten vergoeden voor het gebruik van een eigen laptop (bring your own device) of een eenmalige vergoeding geven voor de aankoop van een laptop.
• Een laptop van de zaak is meestal belastingvrij als ie werkgerelateerd en noodzakelijk is.
• Je bepaalt zelf of je werknemers de laptop van de zaak ook privé mogen gebruiken. Dit heeft geen invloed op belastingen.