Management by exception (MBE)

Wat is management by exception?

De naam zegt het al: management by exception is een leiderschapsstijl waarbij je je als manager focust op exceptions. Uitzonderingen dus, of uitzonderlijke situaties. Daarbij laat je medewerkers zelfstandig werken en geef je ze duidelijke doelen en veel verantwoordelijkheden. Pas als je merkt dat de resultaten minder goed uitpakken dan verwacht, grijp je in. Door je alleen te focussen op uitzonderlijke situaties, zoals fouten, problemen of slechte resultaten, heb je meer tijd voor andere taken en werk je effectiever.

Een belangrijk onderdeel van management by exception is dat je geautomatiseerde systemen inzet die je helpen om prestaties te monitoren. Denk aan productie- en kwaliteitscontrolesystemen, ERP-systemen of business intelligence tools. Zo hoef je je daar zelf niet druk om te maken en kun je snel ingrijpen wanneer de situatie afwijkt.

Management by exception vs. transactioneel leiderschap

Misschien heb je ook weleens van transactioneel leiderschap gehoord. Deze leiderschapsstijl heeft wel wat weg van management by exception. Beide manieren van leidinggeven zijn namelijk gericht op duidelijke doelen en verwachtingen, prestaties en controle. Maar er is ook een belangrijk verschil. Transactionele leiders richten zich namelijk niet alleen op monitoren en corrigeren, maar motiveren medewerkers ook door middel van beloningen. Dat maakt medewerkers vaak op de korte termijn wat proactiever.

Kenmerken van management by exception

Als management by exception jouw stijl van leidinggeven is, laat je medewerkers dus lekker hun ding doen. Pas als je merkt dat het werk niet zo verloopt zoals afgesproken, grijp je in. Maar waar herken je deze leiderschapsstijl nog meer aan?

• Duidelijke criteria en doelen. Van tevoren stel je duidelijke en meetbare doelen of criteria vast. Op basis daarvan merk je afwijkingen op.
• Monitoring. Je monitort processen en prestaties continu, vaak met behulp van systemen die automatisch afwijkingen signaleren. MBE is daarom best afhankelijk van technologie.
• Focus op afwijkingen. Je controleert niet al het werk, maar richt je op uitzonderingen. Zijn de prestaties minder goed dan verwacht? Pas dan grijp je in. Heel reactief dus.
• Delegeren. Medewerkers krijgen veel verantwoordelijkheid en autonomie om zelf beslissingen te nemen binnen de vastgestelde grenzen.
• Efficiënt. Omdat je als manager geen tijd kwijt bent aan dagelijkse operationele details, heb je alle tijd voor andere werkzaamheden of belangrijke problemen.

Voor- en nadelen management by exception

Klinkt goed, zo’n efficiënte en zelfstandige aanpak. Maar er kleven ook nadelen aan deze leiderschapsstijl. We zetten de belangrijkste pros en cons op een rij.

Voordelen management by exception

• Efficiëntie. Omdat je je als leidinggevende niet constant met details op de werkvloer bezig hoeft te houden, kun je je concentreren op strategisch belangrijkere zaken.
• Zelfstandigere teamleden. Werknemers krijgen veel autonomie in hun werk en leren daardoor steeds beter om zelf (kleine) beslissingen te nemen en issues aan te pakken.
• Betere controle. De focus op afwijkingen zorgt ervoor dat problemen sneller worden opgelost.

Nadelen management by exception

• Kleine problemen worden sneller over het hoofd gezien. Monitoringsystemen merken namelijk alleen grote afwijkingen op.
• Afhankelijk van technologie. Management by exception werkt alleen goed met een effectief monitorings- of rapportagesysteem.
• Minder aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Bij MBE ligt de nadruk op het corrigeren van afwijkingen, niet op proactief investeren in de groei van medewerkers.

Wist je dat je management by exception kunt combineren met andere leiderschapsstijlen? Gooi ’m bijvoorbeeld in de mix met coachend leiderschap als je meer aandacht wilt besteden aan de groei van medewerkers. Of met transformationeel leiderschap, zodat je medewerkers inspireert en motiveert om zich steeds te verbeteren en te innoveren.

Key takeaways

• Betekenis: met management by exception focus je je als leidinggevende alleen op afwijkende situaties. Pas als er iets misgaat, grijp je in.
• Kenmerken: bij MBE stel je duidelijke doelen of criteria, monitor je de prestaties continu en geef je medewerkers veel verantwoordelijkheid.
• Voordelen: management by exception zorgt voor een goede controle, maakt je efficiënt en maakt werknemers zelfstandig.
• Nadelen: management by exception pikt kleine problemen niet op, maakt je afhankelijk van technologie en heeft weinig aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers.

Klaar om te solliciteren?