Office assistant

Wat is een office assistant?

Een office assistant of kantoorassistent is een professional die verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden heeft in een kantooromgeving. Je bent in deze functie de rechterhand van de leidinggevende en een belangrijke ondersteuner voor het hele team. Of misschien zelfs voor de hele afdeling of het hele bedrijf, afhankelijk van waar je als office assistant werkt. Het is een afwisselende functie die ervoor zorgt dat andere medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken. Een office assistant is dus een echte ontzorger.

Wat doet een office assistant?

Als office assistant heb je uiteenlopende werkzaamheden. Wat je precies doet, hangt af van het bedrijf waar je werkt. Meestal heb je in ieder geval een aantal administratieve taken. Je houdt je bijvoorbeeld bezig met document- en agendabeheer, data-invoer en de correspondentie, zoals e-mails sturen en beantwoorden. Vaak assisteer je ook bij de financiële administratie, bijvoorbeeld door de facturatie te verzorgen en betalingen te doen.

Office assistant heeft overlap met beroepen als receptionist en secretaresse. Dat merk je vooral aan taken op het gebied van communicatie, zoals de telefoon aannemen, bellers doorverbinden en bezoekers ontvangen en te woord staan. Ook ben je vaak verantwoordelijk voor het ontvangen, sorteren en verspreiden van de post en verzorg je de interne communicatie. Bij sommige bedrijven plan je ook vergaderingen in, reserveer je ruimtes, maak je notulen en regel je de catering.

Je bent in deze functie ook een echte regelaar. Wat je precies organiseert, is afhankelijk van het type bedrijf waar je werkt. Je boekt bijvoorbeeld vluchten, hotels en vervoer voor zakenreizen of ondersteunt bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten. En zijn de kantoorbenodigdheden bijna op? Jij plaatst meteen een bestelling en vult zo de voorraad aan.

Taken van een office assistant

• Administratieve taken, zoals documentbeheer, data-invoer en financiële administratie.
• Agendabeheer.
• Correspondentie verzorgen per brief en mail.
• Telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden.
• Bezoekers ontvangen en te woord staan.
• Vergaderingen, reizen en/of evenementen plannen en organiseren.
• Zorgen voor een nette en functionele werkplek.
• Voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden.
• Problemen met apparatuur melden en oplossen.

Salaris office assistant 2025

Het salaris van een office assistant varieert al net zo sterk als het takenpakket. Wat je in deze functie verdient, hangt af van je ervaring, opleiding, takenpakket en de sector waarin je werkt. In finance liggen de salarissen bijvoorbeeld hoger dan in veel andere sectoren en grote bedrijven betalen vaak meer dan kleinere bedrijven. Als junior office assistant begin je vaak rond het minimumloon. Ben je senior en heb je een verantwoordelijke job waarin je bijvoorbeeld het management ondersteunt? Dan kun je zomaar tot zo’n € 4.500 bruto per maand verdienen.

Waar werkt een office assistant?

Op een kantoor, natuurlijk. Je kunt bijvoorbeeld bij een bedrijf aan de slag, van grote multinational tot mkb, om de administratie en organisatie op rolletjes te laten lopen. Of ga voor een baan bij een non-profitorganisatie of de overheid. Ook in het onderwijs en de gezondheidszorg werken office assistants. Verwerk bijvoorbeeld patiëntgegevens bij een huisartsenpraktijk of bied administratieve ondersteuning bij een onderwijsinstelling.

Office assistant worden

Als je office assistant wilt worden, kun je het best een mbo-opleiding als Administratief Medewerker, Secretaresse of Office Management volgen. Ook op hbo-niveau zijn er opleidingen die je klaarstomen voor dit beroep, zoals de associate degree Office Management. Met zo’n papiertje op zak kun je direct aan de slag. Het is soms ook mogelijk om je vanuit een administratieve startersfunctie omhoog te werken tot office assistant. De functie-eisen verschillen per werkgever, dus check die goed in de office assistant vacatures.

Naast een relevante opleiding, zijn er ook een aantal competenties die belangrijk zijn voor een office assistant. Komen ze:

• Organisatietalent. Plannen en organiseren kun jij als de beste.
• Communicatieve vaardigheden. Wel zo handig, want je hebt veel contact met interne collega’s, het management, klanten en/of leveranciers. Daarom communiceer je altijd duidelijk en professioneel.
• Probleemoplossend vermogen. Bij problemen schiet jij niet in de stress, maar kom je juist met creatieve oplossingen.
• Flexibiliteit. Je past je zonder problemen aan veranderende omstandigheden aan en schakelt vliegensvlug tussen verschillende taken.
• Nauwkeurigheid. Je werkt nauwkeurig en precies om fouten zoveel mogelijk te voorkomen.

Key takeaways

• Office assistent is een brede, ondersteunende functie in een kantooromgeving.
• Taken van een office assistant zijn administratieve werkzaamheden, agendabeheer, de telefoon beantwoorden, vergaderingen en reizen organiseren en voorraadbeheer.
• Het salaris van een office assistant ligt tussen het minimumloon en € 4.500 per maand.
• Een office assistant werkt op een kantoor. Dit kan binnen verschillende sectoren.
• Om office assistant te worden heb je meestal een relevante mbo-opleiding nodig, zoals Administratief Medewerker, Secretaresse of Office Management.

Overzicht office assistant

Vacatures office assistant