Employee journey map

Wat is een employee journey map?

Gaat je hoofd al tollen bij de term ‘employee journey’? Doe dan even een stapje terug en check wat we hiermee bedoelen in ons artikel over de betekenis van employee journey.

Een employee journey map is de visualisatie van deze zogenaamde medewerkersreis. Het geeft alle fasen weer die je werknemer doorloopt binnen jouw bedrijf. Letterlijk een kaart van de reis van jouw medewerker, dus. Op sommige kaarten zie je alleen de fasen, maar op de meeste geef je ook de employee experience tijdens elke fase weer. Welke variant je gebruikt, is afhankelijk van wat jij belangrijk vindt en waar je employee journey mapping voor wilt gebruiken.

Voordelen van employee journey mapping

Klinkt als een flinke klus, de employee journey in kaart brengen. Dus waarom zou je er als werkgever aan beginnen? Nou, employee journey mapping levert flink wat voordelen op. Namelijk:

• Met een employee journey map maak je een gestandaardiseerd plan van aanpak voor alle fasen in de medewerkersreis, zoals de onboarding en offboarding. Dit betekent dat je alle medewerkers op dezelfde manier inwerkt. En dat vertrekkende werknemers hun taken nauwkeurig overdragen aan collega’s. Dit verhoogt de productiviteit en bespaart tijd.
• Een employee journey model geeft je een duidelijk beeld van de fase waarin iedere medewerker zit. Je kunt je vast voorstellen dat een medewerker die drie maanden geleden gestart is tegen andere issues aanloopt dan een ervaren werknemer die net promotie heeft gekregen. Dit geeft de ervaringen en feedback van je medewerkers meer context.
• Neem je de employee experience op in je employee journey map? Slim, want zo identificeer je makkelijk problemen en patronen in de verschillende fasen van de employee journey. Wie weet merk je bijvoorbeeld dat veel klantenservice medewerkers na 2 jaar uitgekeken zijn op de job en vertrekken. Dat betekent misschien wel dat er niet genoeg doorgroeimogelijkheden voor deze functie zijn.

Long story short: employee journey mapping helpt je om je bedrijf te verbeteren op meerdere niveaus. Onder andere op het gebied van recruitment, medewerkerstevredenheid en productiviteit.

Employee journey mapping in 5 stappen

Veel voordelen dus, maar employee journey mapping kan nogal intimiderend klinken. Wij maken het proces behapbaar met 5 duidelijke stappen. Komen ze:

Stap 1: Verdeel je medewerkers

Elke functie doorloopt andere fases binnen jouw bedrijf. Verdeel je medewerkers daarom eerst in groepen. Bedenk of je per functie een aparte employee journey map wilt creëren, of stel per afdeling een map op als je bedrijf daar te groot voor is.

Stap 2: Vul de fases van de employee journey in

Bekijk welke fases er bij iedere functie horen. Vul niet alleen de namen van de fases in (zoals: onboarding of ontwikkeling), maar onderscheid ook stappen binnen de fases (zoals: medewerker ontvangt laptop of medewerker krijgt de mogelijkheid senior te worden). Maak de employee journey map zo uitgebreid mogelijk. Later kun je altijd nog irrelevante stappen weghalen of samenvoegen. Tip: voeg een tijdsplanning toe. Denk aan een onboarding die standaard 3 maanden duurt of een junior die na 3 jaar in dienst kan doorgroeien naar een medior functie.

Stap 3: Voeg de employee experience toe

Nu is het tijd om de input van je medewerkers te vragen. Laat managers de employee journey map tevoorschijn halen bij ieder ontwikkelgesprek of jaargesprek. Vraag tijdens elke fase om feedback en de ervaringen van je medewerkers en noteer dit nauwkeurig. Leg bijvoorbeeld in de map van een nieuwe medewerker vast hoe diegene de inwerkperiode ervaart en hoe het contact met de collega’s verloopt.

Stap 4: Identificeer problemen en verbeterpunten

Terwijl je de ervaringen van je medewerkers verzamelt en naast elkaar legt, ontdek je waarschijnlijk patronen en meerdere verbeterpunten voor de employee experience. Misschien gaat het onboardingsproces op de IT-afdeling wel te snel. Of bestaan er te weinig ontwikkelingsmogelijkheden voor marketingmedewerkers.

Stap 5: Optimaliseer de employee journey map constant

Je weet nu wat je kunt verbeteren, dus het is tijd om de handen uit de mouwen te steken. Sommige issues los je makkelijk op, zoals een inwerkprogramma dat meer stapsgewijs ingedeeld moet worden. Andere problemen liggen dieper, zoals een hiërarchische bedrijfscultuur waarin jonge medewerkers zich niet thuis voelen. Dan wil je mogelijk de bedrijfscultuur veranderen. Welke verbeterpunten je ook tegenkomt, neem ze altijd serieus en gebruik ze als startpunten om jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Heb je veranderingen doorgevoerd? Dan pas je ze ook aan op de employee journey map en vraag je weer om de ervaringen van je medewerkers. It’s a cycle.

Employee journey map voorbeeld

Hoe je jouw employee journey map kunt vormgeven? Er zijn te veel manieren om op te noemen. Het ligt er namelijk maar net aan wat jij het duidelijkst en relevantst vindt. Maak bijvoorbeeld per functie een kleine map voor elke fase in de employee journey. Of zet een grote map in elkaar voor elke medewerker in je bedrijf, inclusief hun ervaringen. Hieronder vind je vast wat inspiratie.

• Onboarding map voorbeeld van Introdus
• Uitgebreide employee journey map van Uxpressia
• Simpele template voor de volledige journey van The Predictive Index
• Overzichtelijke map inclusief employee experience van clearworks

Onthoud: je regelt dit niet zomaar in een middagje, employee journey mapping. Overweeg dus gerust om dit proces uit te besteden, of er een groot project voor de afdeling HR van te maken.

Key takeaways

• Een employee journey map is de visualisatie van de employee journey.
• Het is een overzicht van de fases die je medewerkers doorlopen in jouw bedrijf.
• Employee journey mapping helpt je om verbeterpunten in jouw bedrijf te signaleren.
• Splits eerst je medewerkers op in segmenten als je begint met employee journey mapping.
• Vul vervolgens de fases in, vraag medewerkers naar hun ervaringen en feedback en blijf de employee journey map constant bijwerken.