Onbetaald verlof

Wat is onbetaald verlof?

Surprise, surprise: onbetaald verlof is een periode waarin een werknemer niet of minder werkt en daarvoor niet betaald krijgt. Dat is het grote verschil met betaald verlof, zoals vakantiedagen. Er zijn verschillende redenen voor werknemers om onbetaald verlof aan te vragen, van de zorg voor een ziek familielid tot het maken van een wereldreis. Je werknemers mogen zo’n vrije periode altijd aanvragen, maar onbetaald verlof is in principe geen recht. Meer hierover lees je verderop.

Vormen van onbetaald verlof

Er bestaan verschillende vormen van onbetaald verlof. De bekendste twee zijn ouderschapsverlof en langdurig zorgverlof. Alle andere soorten vallen onder bijzonder verlof. Begint het te duizelen? No stress, we leggen de verschillende vormen kort uit.

Ouderschapsverlof

Werknemers met kinderen hebben recht op 26 weken ouderschapsverlof. De eerste 9 weken hiervan worden gedeeltelijk (70% van het dagloon) door het UWV betaald. De overige 17 weken hebben je medewerkers in principe geen recht op loondoorbetaling, tenzij hierover afspraken staan in de cao of arbeidsovereenkomst. Daarom valt dit deel van het ouderschapsverlof onder onbetaald verlof.

Langdurend zorgverlof

Om voor een ziekte naaste te zorgen kan je werknemer (deels betaald) kortdurend zorgverlof opnemen. Maar dit is niet altijd genoeg. Wanneer het kortdurende zorgverlof op is, kan je medewerker daarom ook nog langdurend zorgverlof opnemen. Dit is een vorm van onbetaald verlof.

Onbetaald buitengewoon verlof (bijzonder verlof)

Je werknemer kan ook een heel andere reden hebben om (kort) onbetaald verlof op te nemen. Denk aan:

• lange reis;
• sabbatical;
• huwelijk of jubileum;
• overlijdensgeval;
• verhuizing;
• studie;
• persoonlijke situaties.

In al deze gevallen gaat het om bijzonder verlof. Hierover staan vaak wel afspraken in de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Soms kunnen medewerkers in deze situaties ook betaald verlof aanvragen, bijvoorbeeld voor het huwelijk van een naast (eerste- of tweedegraads) familielid. Voor bijvoorbeeld een vriend die gaat trouwen moet dan weer onbetaald verlof worden aangevraagd, al kan je medewerker daar ook gewoon een vakantiedag voor opnemen.

Hebben werknemers wettelijk recht op onbetaald verlof?

Wettelijk gezien hebben werknemers recht op twee vormen van onbetaald verlof, namelijk ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. Dit recht is vastgelegd in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO).

Aanvraag onbetaald verlof weigeren

Vraagt een medewerker ouderschapsverlof of langdurend zorgverlof aan? Dan moet je die aanvraag in principe goedkeuren. Alleen als er zogenaamde zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn die je kunt aantonen, mag je je werknemer verplichten om aan het werk te blijven. Bijvoorbeeld als je bedrijf een cruciale deadline heeft voor jullie allerbelangrijkste klant, en je medewerker een belangrijke rol heeft in het projectteam.

Op andere vormen van onbetaald verlof heeft je medewerker geen wettelijk recht. Het staat je dus vrij om de aanvraag af te wijzen, maar in het kader van goed werkgeverschap is het wel verstandig om het verzoek serieus te nemen.

Denk sowieso altijd eerst goed na voordat je een keiharde ‘nee’ terugkoppelt. Het weigeren van een aanvraag zorgt vaak voor een ontevreden medewerker, motivatieproblemen en whatsoever. En daar zit je vast niet op te wachten.

Regels onbetaald verlof

Er bestaat geen vaste set met regels over onbetaald verlof. Waar jij en je werknemer zich aan moeten houden, hangt onder andere af van de vorm. In veel gevallen gevallen geldt dat je zelf (deels) de regels maakt. Zet ze in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek, zodat de regels voor iedereen duidelijk zijn en je je meteen indekt tegen risico’s. Houd hier wel altijd rekening mee:

• De werknemer moet schriftelijk onbetaald verlof aanvragen bij jou als werkgever. In het geval van bijzonder verlof mag je de aanvraag afwijzen.
• Een inkoppertje: je werknemer krijgt in principe geen salaris tijdens de verlofperiode. Al kan het dat er in de cao of arbeidsovereenkomst afspraken staan over (gedeeltelijke) loondoorbetaling tijdens bijvoorbeeld ouderschapsverlof of een sabbatical.
• Er is geen wettelijk maximum vastgesteld aan de duur van onbetaald verlof. In de praktijk geldt vaak een maximum van 18 maanden. Je kunt als werkgever ook een andere limiet stellen.
• Werknemers behouden vaak niet dezelfde rechten als bij betaald verlof. Het kan bijvoorbeeld invloed hebben op de opbouw van vakantiedagen en pensioen. Hieronder lees je daar meer over.

Gevolgen onbetaald verlof

Onbetaald verlof is voor sommige werknemers een uitkomst, maar het heeft ook gevolgen. Zorg ervoor dat je medewerker daarvan op de hoogte is voordat je de aanvraag goedkeurt.

• Geen of minder inkomen. We noemen het nog maar een keer: je werknemer heeft tijdens het verlof minder of geen inkomen.
• Opbouw vakantiedagen. Tijdens onbetaald verlof bouwt je medewerker in principe geen vakantiedagen op, behalve als het gaat om langdurend zorgverlof.
• Pensioenopbouw. Of de pensioenopbouw doorgaat hangt af van de afspraken die zijn gemaakt binnen de sector of jouw bedrijf. Zorg ervoor dat de medewerker weet hoe dit bij jouw organisatie is geregeld.
• Geen loondoorbetaling bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Word je medewerker ziek of arbeidsongeschikt tijdens de verlofperiode? Dan hoeft die niet te rekenen op een uitkering, want medewerkers zijn niet verzekerd voor de Ziektewet en de WIA tijdens onbetaald verlof.

Key takeaways

• De naam zegt het al: onbetaald verlof is verlof waarbij je de werknemer geen loon doorbetaalt. De werknemer krijgt ook geen uitkering.
• Er zijn verschillende vormen van onbetaald verlof: ouderschapsverlof, langdurend zorgverlof en onbetaald buitengewoon verlof (bijzonder verlof).
• Werknemers hebben wettelijk recht op ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. Een aanvraag hiervoor moet je in principe goedkeuren. De overige vormen zijn niet wettelijk geregeld.
• Onbetaald verlof heeft verschillende gevolgen voor je werknemer. Bijvoorbeeld voor de vakantie- en pensioenopbouw. Breng je medewerker hiervan op de hoogte.