Personeelshandboek

Wat is een personeelshandboek?

Je hebt er vast weleens van gehoord: het personeelshandboek of het HR-handboek. Klinkt misschien als een stoffig document, maar het is een handige tool waarmee je medewerkers makkelijk alle regels binnen je organisatie inzien. In dit document vind je allerlei soorten regels, zoals afspraken over verzuim, verlof, veiligheid, gedrag en functioneren. En omdat het allemaal zo mooi op een rijtje staat, weet je personeel wat ze van de organisatie kunnen verwachten en andersom natuurlijk ook. Van welke voordelen je nog meer profiteert? Nou:

• Effectieve communicatie. Je hebt de regels zwart-op-wit en je co-workers weten waar ze belangrijke info kunnen vinden. Hierdoor vermijd je dat medewerkers met onnodige vragen bij je komen aanzetten.
• Je voorkomt juridische problemen. Als je je regels ergens duidelijk hebt staan, voorkom je dat je juridisch in de mist gaat. Ook kun je bij rechtszaken makkelijk terugvallen op je personeelshandboek.
• Consistentie. Het personeelshandboek is dé bron van alle regels en procedures binnen je organisatie. En omdat het allemaal op één plek staat (en niet verspreid over Google Drives), is het voor iedereen duidelijk wat de precieze regels zijn.

Personeelshandboek: bindend of niet?

Is een personeelshandboek dan ook bindend? Nee, in principe niet. Het is alleen bindend als het personeelshandboek ook in de cao of het arbeidsovereenkomst van een medewerker staat. Hoe de meeste bedrijven het doen? Ze voegen het personeelshandboek als bijlage toe aan het arbeidsovereenkomst. Hierdoor gaan medewerkers bij het ondertekenen automatisch akkoord met het personeelshandboek en is het dus ook bindend.

Wat moet er in een personeelshandboek staan?

Een personeelshandboek maken is best een werkje. Ja, het is een verzameling van de regels en voorschriften binnen je organisatie, maar je wilt natuurlijk niet een boekwerk van 100 bladzijden hebben. Daarom is het handig om van tevoren te bepalen welke onderdelen een plek in je personeelshandboek verdienen. Denk dan in ieder geval aan de volgende voorschriften:

Gedragscode

Deze kan en mag niet ontbreken in het personeelshandboek. De gedragscode is een document waarin je vastlegt hoe je medewerkers zich moeten gedragen binnen je organisatie. Dit staat ook deels in je PSA-beleid, dus zet die regels ook in het handboek. Besteed daarnaast aandacht aan onderwerpen als:

• Omgang met agressie, ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en discriminatie;
• omgang met bedrijfsgevoelige info;
• kledingvoorschriften;
• regels rondom alcohol en roken op de werkvloer;
• werktijden en -dagen;
• regels rondom thuiswerken;
• gebruik van social media.

Veiligheidsregels

Dankzij je (verplichte) risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) weet je met welke risico's je medewerkers te maken hebben. Aan de hand van die risico's stel je veiligheidsregels op, zodat je medewerkers gezond en veilig hun werk kunnen doen. Zet die regels in het personeelshandboek, zodat je co-workers altijd een geheugensteuntje hebben over de regels. Ook is dit belangrijk voor de wet- en regelgeving. Stel dat er een bedrijfsongeval met een heftruck plaatsvindt waarbij je medewerker geen veiligheidsschoenen droeg, omdat het niet in het personeelshandboek stond. Dat heeft, niet alleen impact op je medewerker, maar het heeft ook grote juridische en financiële gevolgen voor je bedrijf. Vermijden dus, en zet je veiligheidsregels in je bedrijfsreglement.

Verzuimregels

Je medewerkers worden sowieso een keer ziek: handig dus om te weten hoe ze de ziekmelding moeten regelen. Wie moeten ze bijvoorbeeld bellen voor de ziekmelding en wanneer moeten ze een update geven van de situatie? En wat zijn de vervolgstappen als een medewerker langer ziek is? Check ons voorbeeld van een verzuimprotocol hoe je dit gedeelte vormgeeft.

Vakantie- en verlofregels

Yeah, tijd voor vakantie. Nou is het top dat je ene medewerker naar Ibiza gaat en de andere naar Gran Canaria, maar je moet natuurlijk wel personeel op de werkvloer hebben. Stel daarom duidelijke verlofregels op, zoals hoe lang van tevoren je medewerkers het verlof moet indienen. Een dag in de week vrij nemen, kan bijvoorbeeld twee dagen van tevoren. Maar om twee weken vrij te nemen, moet je medewerker bijvoorbeeld vier weken van tevoren het verlof indienen. Aan jou de keuze hoe je dit regelt. O, en vergeet niet die officiële vrije dagen in je personeelshandboek te zetten.

Arbeidsvoorwaarden

Dit hoef je niet per se in je personeelshandboek te hebben, maar het bespaart je een hoop tijd en vragen als je regels over arbeidsvoorwaarden er wel in zet. Geef bijvoorbeeld aan hoe en bij wie je declaraties moet indienen of wanneer je medewerkers een bepaalde beloning zoals de 13e maand ontvangen.

Checklist on- en offboarding

Ook handig: alles goed op een rijtje hebben voor je medewerker in dienst gaat of vertrekt. Zet daarom duidelijke regels over onboarding en offboarding in het personeelshandboek, zodat je medewerker precies weet wat die moet doen. Zo krijg je straks niet tig vragen. Wil je een lijst van alles wat je voor je medewerker moet regelen voor het on- en offboardingsproces? Bekijk onze onboarding checklist en onze offboarding checklist.

Andere informatie

De bovenste onderwerpen zijn sowieso belangrijk voor je personeelshandboek, maar je kunt de boel natuurlijk ook opleuken met wat extra informatie. Kies bijvoorbeeld voor:

• een smoelenboek;
• een omschrijving van de bedrijfscultuur;
• de missie, visie en kernwaarden van je business;
• een organogram van de organisatie.

Personeelshandboek voorbeeld gratis

Voor je zelf een personeelshandboek gaat maken, wil je vast zien hoe zo'n document eruitziet. We verzamelden verschillende voorbeelden voor je, zodat je daaruit je inspiratie kunt halen. Neem deze bedrijfsreglementen niet klakkeloos over, want je hanteert vast niet precies dezelfde regels als andere bedrijven.

• Bedrijfsreglement voorbeeld van Tony's Chocolonely;
• bedrijfsregels voorbeeld van MatcHR;
• personeelshandboek voorbeeld van Blendle.

En natuurlijk vind je online nog meer exemplaren van een personeelshandboek voorbeeld, zowel in pdf als in Word. Bekijk ze goed en stel aan de hand daarvan je eigen personeelshandboek op.

Meer weten?

Personeelshandboek voor elkaar, maar heb je nog het een en ander te regelen wat betreft arbeidsovereenkomsten? Bof jij even dat we in onze recruitment guide ingaan op everything HR. Check onze artikelen over arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden en personeelsadministratie. You've got this.

Key takeaways

• Een personeelshandboek is een handig document dat alle organisatieregels bevat.
• Met een goed personeelshandboek vermijd je tijdrovende vragen van het personeel en voldoe je aan de wet- en regelgeving.
• De inhoud richt je zelf in, maar omvat onder andere gedragscodes, veiligheidsregels, verzuimrichtlijnen en optionele informatie zoals bedrijfscultuur en organogrammen.
• In dit artikel vind je een aantal voorbeelden van personeelshandboeken van andere bedrijven. Gebruik deze vooral als inspiratiebron bij het opstellen van je eigen handboek.