PSA-beleid

Wat is een PSA-beleid?

PSA staat voor psychosociale arbeidsbelasting, oftewel: ongewenste omgangsvormen op het werk en een hoge werkdruk. PSA kan leiden tot werkstress en vervolgens tot sociale klachten en gezondheidsproblemen. Niet gek dus dat het een van de grootste arbeidsrisico’s is, en dat je als werkgever verplicht bent om deze te bestrijden. Daar komt het PSA-beleid bij kijken. Dit beleid stel je namelijk op om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen en aan te pakken.

Is een PSA-beleid verplicht?

Ja, in de Arbowet staat dat je als werkgever verplicht bent om psychosociale arbeidsrisico’s te voorkomen en zoveel mogelijk te beperken. Daar is een sterk PSA-beleid voor nodig. Hoe je daarvoor zorgt? Het management en de directie van je bedrijf moeten het beleid ondersteunen, handhaven én bewust zijn van hun voorbeeldfunctie. Belangrijk is dus om dit als werkgever goed in de gaten te houden.

Een PSA-beleid opstellen in 5 stappen

Maar first things first: je moet eerst een PSA-beleid opstellen. Lijkt dat onbegonnen werk? Geen zorgen, als je onze stappen af werkt, valt het reuze mee.

1. Breng de bronnen van PSA in kaart

Heb je al een risico-inventarisatie en -evaluatie? Mooi, dan staan daar de risico’s rondom psychosociale arbeidsbelasting waarschijnlijk al in. Zo niet, ga dan na met welke situaties jouw bedrijf te maken heeft. Onthoud: onder PSA vallen werkdruk en ongewenst gedrag (discriminatie, pesten, seksuele intimidatie en agressie). Denk echt goed na over de specifieke risico’s binnen jouw organisatie. Zo kan het misschien zijn dat het risico op seksuele intimidatie hoger is bij een bedrijf waar in verhouding veel meer mannen dan vrouwen werken.

2. Schrijf het protocol ongewenste omgangsvormen en werkdruk

In dit onderdeel van het PSA-beleid maak je duidelijk hoe jouw bedrijf omgaat met ongewenst gedrag en werkdruk. Meestal komt hier de voorbeeldfunctie van het management aan bod en leg je uit hoe je ongewenste omgangsvormen bespreekbaar maakt binnen de organisatie. Op deze manier geef je aan hoe je psychosociale arbeidsbelasting wilt voorkomen. Maar beschrijf ook de sancties wanneer ongewenst gedrag toch plaatsvindt. Krijgt een dader een officiële waarschuwing of wordt diegene op staande voet ontslagen? Schakel een expert in als je niet goed weet hoe je dit bepaalt.

3. Beschrijf de omgang met agressie van buitenstaanders

Of je medewerkers nu werken in een kantoorpand, winkel, distributiecentrum of onderweg, de kans is groot dat zij te maken krijgen met buitenstaanders. Oftewel, mensen die niet werken bij je bedrijf. Vergeet daarom niet om ook te beschrijven hoe je omgaat met ongewenst gedrag van personen buiten de organisatie.

4. Stel een vertrouwenspersoon aan

Als een medewerker te maken heeft met ongewenst gedrag of werkdruk, wil je dat diegene hierover durft te spreken in een veilige omgeving. Stel daarom een vertrouwenspersoon aan binnen je organisatie en beschrijf in je PSA-beleid wie dit is, welke concrete taken diegene heeft en hoe de vertrouwenspersoon te bereiken is. Maar laat dit niet alleen in het beleid staan. Zorg er ook voor dat medewerkers op de hoogte zijn van de vertrouwenspersoon en diegene weten te vinden. Good to know: voor organisaties met meer dan tien medewerkers is het hebben van een vertrouwenspersoon verplicht.

5. Stel een klachtenprocedure op

Voor ongewenst gedrag op de werkvloer zijn ruwweg twee oplossingen: een informele en formele oplossing. Neem beide opties op in het PSA-beleid. De informele oplossing betekent vaak dat een vertrouwenspersoon het slachtoffer advies geeft. Of dat de manager in gesprek gaat met beide partijen en het op deze manier probeert op te lossen. De formele weg is door een officiële klacht in te dienen bij een klachtencommissie. Deze klachtenprocedure beschrijf je in het beleid voor psychosociale arbeidsbelasting. Hierin staat onder andere aan welke eisen de klachtencommissie moet voldoen, hoe een klacht wordt behandeld en binnen welke termijn dat gebeurt. Tip: ook een klachtencommissie en -procedure kun je door een expert laten regelen.

PSA-beleid voorbeeld

Stel je jouw beleid rondom PSA zelf op? Of ben je gewoon benieuwd hoe zo’n document eruitziet? Check ons PSA-beleid voorbeeld hieronder. Let op: dit beleid voor psychosociale arbeidsbelasting is een algemeen voorbeeld. Als je voor jouw bedrijf aan de slag gaat, is het belangrijk dat je specifiek ingaat op situaties die voor je organisatie relevant zijn.

Inleiding

In de Arbowet wordt het belang benadrukt van het aanpakken van ongewenste omgangsvormen op het werk, zoals pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Deze omgangsvormen vallen onder 'psychosociale arbeidsbelasting' (PSA), wat betekent dat ze werkstress kunnen veroorzaken. Dit soort gedrag is niet alleen schadelijk voor de werksfeer en de productiviteit van onze medewerkers, maar het beïnvloedt ook de kwaliteit van hun werk en kan zelfs effect hebben op hun privéleven.

Wij zetten ons in om ongewenste omgangsvormen op de werkvloer te voorkomen of anders te bestrijden. Dit doen we door beschermende maatregelen te nemen tegen deze omgangsvormen en de negatieve gevolgen ervan. Het is voor ons van groot belang dat iedereen een veilige, gezonde en aangename werkplek heeft. Dit draagt niet alleen bij aan het welzijn van onze medewerkers, maar is ook essentieel voor de gezondheid en productiviteit van onze organisatie. In dit PSA-beleid benadrukken wij dit belang.

Doelstellingen

• De mogelijkheden van de medewerker en de eisen van het werk zijn op elkaar afgestemd.
• Het gevoel van veiligheid voor de medewerkers is vergroot.
• Alle medewerkers hebben een prettige werkomgeving.
• Er is een goede opvang van en begeleiding aan slachtoffers van ongewenste omgangsvormen.
• Het arbeidsverzuim vanwege PSA is minimaal.

Definities

Psychosociale arbeidbelasting: ongewenste omgangsvormen op het werk of een hoge werkdruk. Deze arbeidsomstandigheden veroorzaken werkstress of lichamelijke, psychische en sociale klachten veroorzaken.

Werkdruk: een verstoorde balans tussen wat van een medewerker verwacht wordt en in hoeverre diegene aan de verwachtingen kan voldoen.

Werkstress: spanning en druk die ontstaat vanwege werkdruk of ongewenste omgangsvormen op het werk. Dit kan leiden tot lichamelijke klachten (zoals hoofdpijn en hartkloppingen) en psychische of gedragsmatige klanten (zoals opgejaagd voelen, piekeren en slecht kunnen slapen).

Discriminatie: medewerkers anders behandelen, achterstellen of uitsluiten op basis van identiteitskenmerken.

Seksuele intimidatie: ongewenste seksueel getint verbaal, non-verbaal en/of fysiek contact.

Pesten: een medewerker herhaaldelijk kwetsen, vernederen en/of lastigvallen.

Verantwoordelijkheden

Werkgever: zorgt voor een veilige werkplek, voert risicobeoordelingen uit, ontwikkelt preventieprogramma's, en zorgt voor training en bewustwording.

Managers en teamleiders: signaleren problemen, ondersteunen hun teamleden, en voeren preventieve maatregelen door.

Werknemers: nemen deel aan trainingen over ongewenst gedrag op de werkvloer, uiten hun zorgen en bieden elkaar ondersteuning.

Ongewenste omgangsvormen

Wij hechten veel waarde aan het bevorderen van gewenst gedrag binnen onze organisatie. Hierin geeft de directie en het management het goede voorbeeld, maar sporen we ook alle andere medewerkers hiertoe aan. Daarom organiseren wij eens per kalenderjaar een voorlichtingsbijeenkomst over psychosociale arbeidbelasting voor alle medewerkers. Deze bijeenkomst is bedoeld om een werksfeer te creëren waarin we openlijk kunnen praten over omgangsvormen en elkaar hierop kunnen aanspreken.

Hoewel wij ongewenste omgangsvormen zoveel mogelijk willen voorkomen, kunnen ongewenste situaties toch plaatsvinden. In zo'n geval zorgen wij voor een passende opvang voor medewerkers die hiermee te maken krijgen. Hierin onderscheiden we een informele en een formele weg. In beide trajecten kunnen medewerkers steun zoeken bij een vertrouwenspersoon om samen naar een oplossing te zoeken.

Vertrouwenspersoon

Onze vertrouwenspersoon is A. Vertrouwenspersoon, bereikbaar via e-mailadres vertrouwenspersoon@bedrijf.nl of telefoonnummer 012-3456789. De vertrouwenspersoon is er voor iedereen die te maken krijgt met ongewenste omgangsvormen en die het moeilijk vindt dit zelfstandig op te lossen. De vertrouwenspersoon helpt bij het vinden van een oplossing via een informele of formele weg.

De hoofdtaak van de vertrouwenspersoon is om emotionele ondersteuning en begeleiding te bieden. Diegene heeft een adviserende en informerende rol, waarbij altijd rekening wordt gehouden met de belangen van de melder. De vertrouwenspersoon onderneemt geen actie zonder dat de melder hiervan op de hoogte is.

De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Informatie die aan de vertrouwenspersoon wordt verteld, blijft vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon mag deze informatie niet delen zonder overleg met de melder. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook bestaan nadat de vertrouwenspersoon deze functie niet meer uitoefent. Voor het goed uitvoeren van de taken, heeft de vertrouwenspersoon het recht op toegang tot noodzakelijke informatie.

Informele weg

Via de informele weg probeert de persoon die het probleem meldt, dit eerst zelf op te lossen, bijvoorbeeld door erover te praten met de persoon die het veroorzaakt. Vaak is de veroorzaker zich er niet bewust van dat het gedrag als ongewenst wordt ervaren. Een directe confrontatie kan dan al genoeg zijn om het gedrag te stoppen. Als het niet lukt om het probleem zelf aan te pakken, kan de melder hierover praten met een leidinggevende. Samen wordt er dan gezocht naar een passende oplossing voor het probleem. Lukt dit niet, dan kan worden overgegaan naar de formele weg via een klachtencommissie.

Formele weg: klachtencommissie

Soms lukt het niet om een probleem op te lossen via de informele weg, of is deze aanpak niet geschikt vanwege de aard of ernst van het probleem. In dat geval kan de medewerker (met behulp van de vertrouwenspersoon) een klacht indienen bij de klachtencommissie voor ongewenste omgangsvormen. Deze commissie is onafhankelijk en beoordeelt of de klacht gegrond of ongegrond is. Dit doen ze door in gesprek te gaan met alle betrokken partijen, eventuele getuigen en deskundigen.

Na het onderzoek maakt de commissie een schriftelijk rapport van de resultaten en geeft advies aan de directie over de stappen die moeten worden genomen als de klacht gegrond is. De directie kan dan actie ondernemen en besluiten of de aangeklaagde medewerker bijvoorbeeld een officiële waarschuwing krijgt of wordt ontslagen. Tijdens het hele proces krijgt degene die de klacht indient ondersteuning van de vertrouwenspersoon.

Slotbepalingen

Het is belangrijk dat alle medewerkers met plezier en in alle veiligheid bij dit bedrijf blijven werken. En dat ongewenste omgangsvormen worden voorkomen. Daarom wordt dit PSA-beleid elke twee jaar opnieuw beoordeeld en zo nodig aangepast. We vragen alle medewerkers ook om dit thema regelmatig te bespreken. Zo kunnen we samen een veilige en aangename werkomgeving creëren.