Werkdruk

Wat betekent werkdruk?

Werkdruk ontstaat als er een verschil is tussen wat je van een medewerker verwacht en in hoeverre diegene aan de verwachtingen kan voldoen. Als deze balans verstoord wordt, ontstaat er een te hoge werkdruk. Niet de bedoeling, want dan krijgt een medewerker werkstress en liggen de nare gevolgen dichterbij dan je denkt.

Werkdruk is een vorm van psychosociale arbeidsbelasting. Dit betekent dat je als werkgever volgens de Arbowet verplicht bent om het risico van werkdruk in de gaten te houden.

De verschillen tussen werkdruk en werkstress

Nog even terug naar de term werkstress, want werkdruk en werkstress worden vaak door elkaar gebruikt. Onthoud: werkstress is een mogelijk gevolg van werkdruk. Van werkdruk op zichzelf krijg je niet per se werkstress, maar wél als de werkdruk te hoog is.

Oorzaken van werkdruk

We noemden het al: werkdruk ontstaat wanneer je te veel verwacht van een medewerker. Hoe kan dat nou komen? Ruwweg zijn er drie verschillende typen oorzaken van werkdruk.

De inhoud van het werk

• De medewerker krijgt te weinig tijd voor het uitvoeren van taken.
• De taken van de medewerker sluiten niet aan op hun werkervaring of opleidingsniveau.
• De medewerker heeft te maken met (te) zware verantwoordelijkheden.
• De situatie op de werkvloer is (een lange tijd) hectisch.
• Je geeft de medewerker te weinig vrijheid in hoe diegene het werk uitvoert.
• Er is onduidelijkheid over wat je van de medewerker verwacht.

Omstandigheden op het werk

• Het toekomstperspectief van de functie van de medewerker is onduidelijk.
• De medewerker krijgt te weinig steun van collega's en/of de leidinggevende.
• De medewerker heeft een conflict met de leidinggevende of een collega.
• Er is te weinig tijd om te kunnen pauzeren tussen het werken door.
• Het is moeilijk of zelfs onmogelijk voor een medewerker om verlof op te nemen.
• De medewerker heeft te maken met ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals pesten, (seksuele) intimidatie en/of discriminatie.

Persoonlijke omstandigheden

• De medewerker vindt het moeilijk om ‘nee’ te zeggen tegen verzoeken van de leidinggevende of collega’s.
• De medewerker is (te) perfectionistisch in de taken die diegene uitvoert.
• Er spelen privéproblemen en de medewerker krijgt geen ruimte om hiervoor bijzonder verlof op te nemen.

Signalen hoge werkdruk

De oorzaken van werkdruk kun je niet direct zien. Daarom is het goed om de signalen van een hoge werkdruk te kunnen herkennen. Licht managers en HR-medewerkers hierover in en ga er regelmatig over in gesprek om werknemers zo snel mogelijk te kunnen helpen. Mogelijke signalen bij medewerkers zijn:

• klagen over lichamelijke klachten, vermoeidheid of slecht slapen;
• prikkelbare of neerslachtige mood;
• vergeetachtigheid;
• ongewoon veel fouten maken;
• concentratieproblemen;
• regelmatig te laat komen;
• vaak ziek zijn;
• moeite hebben met veranderingen in het werk of in de planning;
• veel klagen of cynische opmerkingen maken;
• trager werken dan anders, taken niet af kunnen krijgen;
• structureel te lange werkdagen maken;
• van de hak op de tak springen;
• afstandelijk en/of teruggetrokken zijn.

Gevolgen hoge werkdruk

Een van de grootste te hoge werkdruk gevolgen is dus werkstress. En als werkstress te lang aanhoudt, wachten gezondheidsklachten om de hoek. Denk aan hoofdpijn, vermoeidheid, slaapproblemen, nek- of rugklachten en somberheid. De volgende stap is een burn-out. Heel naar voor je medewerkers én voor jou als werkgever. Je krijgt dan namelijk te maken met een hoog ziekteverzuim, maar ook met gedemotiveerde medewerkers en een lagere kwaliteit van het werk. Niet echt goed voor jouw bedrijfsresultaten en employer branding.

Van werkdruk naar werkgeluk

Het is duidelijk: werkdruk moet de deur uit. Maar hoe pak je dit aan, de werkdruk verminderen? Het liefst op twee manieren: preventief en oplossend. Preventief neem je jouw bedrijf flink onder de loep om werkdruk te signaliseren. Ervaren bepaalde medewerkers te veel werkdruk? Dan ga je over naar de oplossende aanpak van werkdruk. Je gaat samen in gesprek om elke situatie persoonlijk op te lossen en zo van werkdruk naar werkgeluk te gaan.

Preventief: checklist werkdruk

Met de zelfinspectie te hoge werkdruk van de Arbeidsinspectie doe je een laagdrempelige eerste check binnen jouw bedrijf. Of gebruik deze checklist voor werkdruk, daar staan alle punten ook op:

• Heeft jouw bedrijf een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) met aandacht voor alle bronnen van werkdruk?
• Blijkt uit de RI&E dat er functies of groepen werknemers zijn met risico op een te hoge werkdruk?
• Is de situatie in jouw organisatie veranderd nadat de RI&E is opgesteld?
• Heb je verdiepend onderzoek gedaan naar de oorzaken van werkdruk in het bedrijf?
• Zijn alle bronnen van werkdruk binnen het bedrijf onderzocht?
• Heeft minstens de helft van alle medewerkers actief meegedaan aan het onderzoek?
• Heb je de resultaten van het onderzoek besproken met de medewerkers?
• Heb je een Plan van Aanpak (PvA) gemaakt met maatregelen tegen een te hoge werkdruk?
• Steunt het management het Plan van Aanpak?
• Is het Plan van Aanpak opgesteld samen met het personeel en/of de ondernemingsraad?
• Heb je alle maatregelen uit het Plan van Aanpak uitgevoerd?
• Evalueer je minimaal 1 keer per anderhalf jaar het beleid en de maatregelen tegen te hoge werkdruk?
• Krijgen medewerkers goede voorlichting over te hoge werkdruk en de maatregelen daartegen?

Checklist ingevuld? Dan komen hier logischerwijs actiepunten uit voort, tenzij je op alle vragen een positief antwoord kunt geven. In dat geval heb je wel een schouderklopje verdiend.

Oplossend: gesprek over te veel werkdruk

Ervaren een of meerdere medewerkers te veel werkdruk? Tijd voor actie. Laat een HR-medewerker of de manager in gesprek gaan met de medewerker(s). Let daarbij op de volgende punten:

• Bereid het gesprek goed voor. Bijvoorbeeld door alle signalen op een rijtje te zetten en vast vervolgvragen te bedenken.
• Voer het gesprek in een afgesloten ruimte. Dan voelt een medewerker zich veilig en blijft de setting privé.
• Maak duidelijk dat het gesprek geen beoordelingsgesprek is. Spreek juist je zorgen uit over het welzijn van de medewerker.
• Benoem concreet welke signalen van hoge werkdruk je ziet en geef hier voorbeelden bij. Zeg welk effect dit op jou heeft en vraag vervolgens of de medewerker de signalen herkent.
• Vraag waar de werkdruk vandaan komt, wat de oorzaken zijn en hoelang de medewerker hier al last van heeft.
• Vraag goed door bij onduidelijkheden en vraag om concrete voorbeelden en situaties.
• Stel korte, neutrale vragen zonder waardeoordeel. Nodig de medewerker uit om open en vrij te antwoorden.
• Check wat er nog goed gaat bij de medewerker en waar diegene werkplezier en energie uit haalt.
• Vat de problemen en bijbehorende oorzaken samen en stel vast wat het belangrijkste knelpunt is. Geef aan dat je samen wilt kijken hoe jullie de situatie kunnen verbeteren.
• Vraag wat de medewerker zelf al heeft gedaan om de werkdruk te verminderen en vraag daarbij goed door.
• Bedenk samen mogelijke concrete oplossingen. Laat de medewerker zoveel mogelijk zelf bedenken en kom tot oplossingen waar diegene zelf invloed op heeft. Vraag daarbij wat je kan doen om te helpen.