Vertrouwenspersoon op werk

Wat is een vertrouwenspersoon?

Eigenlijk zegt de term het al. Een vertrouwenspersoon op werk is er om een luisterend oor te zijn voor je medewerkers en hen te ondersteunen bij ongewenst gedrag op de werkvloer. Oftewel, alle situaties die volgens de Arbowet horen bij psychosociale arbeidsbelasting. Zo geeft een vertrouwenspersoon advies bij discriminatie op de werkvloer en vangt diegene medewerkers op die te maken hebben met (seksuele) intimidatie op het werk.

Een vertrouwenspersoon op werk kan ook advies geven aan jou als werkgever over psychosociale arbeidsbelasting. Bijvoorbeeld over hoe je bepaalde arbeidsrisico’s herkent en de (sociale) veiligheid binnen de organisatie verbeterd. Maar let wel op: een vertrouwenspersoon is geen bemiddelaar, dus kan de problemen voor een medewerker binnen jouw bedrijf niet oplossen.

Taken van een vertrouwenspersoon

Wat een vertrouwenspersoon op werk precies doet? Dit allemaal:

• werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben opvangen;
• onderzoeken of er een informele oplossing mogelijk is voor het slachtoffer;
• het slachtoffer informeren over andere oplossingen, zoals een klachtenprocedure;
• het slachtoffer begeleiden tijdens een eventuele klachtenprocedure of andere formele oplossing;
• het slachtoffer doorverwijzen naar andere hulpverleners, zoals een mediator;
• voorlichting geven aan de werkgever over de aanpak van ongewenst gedrag;
• leidinggevenden en het management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
• meldingen van ongewenst gedrag registreren.

Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?

Het hebben van een vertrouwenspersoon is wettelijk verplicht sinds 2024. Dit geldt voor bedrijven die meer dan 10 werknemers hebben. Voor die tijd was het ook al verplicht om als werkgever een goed PSA-beleid op te stellen. Da’s een beleid waarin staat hoe je omgaat met psychosociale arbeidsbelasting, zoals agressie, intimidatie, pesten, discriminatie, werkdruk en ander ongewenst gedrag op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon is een goede manier om dit soort gedrag in te perken en dus een belangrijk onderdeel van een effectief PSA-beleid. Dat was het altijd al, maar sinds 2024 is er dus ook een directe wettelijke verplichting voor een vertrouwenspersoon op werk.

Externe vs. interne vertrouwenspersoon aanstellen

Als werkgever heb je de keuze om intern of extern een vertrouwenspersoon op werk aan te stellen. Een externe vertrouwenspersoon is dus niet verplicht. De voor- en nadelen van beide opties?

Een interne vertrouwenspersoon is iemand die de medewerkers al kennen en vaak al van nature een aanspreekpunt is bij problemen. Prettig, want zo durven je werknemers sneller naar deze persoon toe te stappen. Wel is het vaak nodig dat een interne vertrouwenspersoon een extra cursus volgt, omdat je ook te maken hebt met juridische procedures.

Kies je voor een externe vertrouwenspersoon, dan haal je iemand van buiten het bedrijf naar binnen. Ook handig, want dit betekent dat diegene objectief is en de kennis en ervaring al in huis heeft. Wel kan voor medewerkers de drempel hoger zijn om naar een externe vertrouwenspersoon toe te stappen, omdat zij deze persoon (nog) niet goed kennen. Dat voorkom je door de vertrouwenspersoon goed kennis te laten maken met de medewerkers.

Keuzes, keuzes… Wist je dat je ook meerdere vertrouwenspersonen kunt aanstellen? Ga voor zowel een interne als externe vertrouwenspersoon op werk, zodat medewerkers zelf kunnen kiezen met wie zij liever hun probleem delen. En het levert nog meer voordelen op: de twee (of meer) vertrouwenspersonen kunnen sparren en van elkaar leren.

Extra aandachtspunten

Sta je op het punt een vertrouwenspersoon op werk aan te stellen? Let dan ook op het volgende:

• Ga je meerdere vertrouwenspersonen aanstellen, bijvoorbeeld een interne en externe? Het beste is als zij dan ook verschillen in gender, achtergrond en leeftijd. Zo kunnen je medewerkers nog beter kiezen bij wij zij zich meer op hun gemak voelen.
• Maak het makkelijk voor je medewerkers om naar de vertrouwenspersoon toe te stappen. Zorg dus dat zij weten hoe en wanneer de vertrouwenspersoon bereikbaar is en maak de vertrouwenspersoon wegwijs in het bedrijf.
• Geef de vertrouwenspersoon een eigen kamer die af te sluiten is. Zo blijft het gesprek met een medewerker tussen vier muren en voelt de omgeving veiliger.
• Met alleen een vertrouwenspersoon op werk ben je er nog niet. Zorg voor een waterdicht en effectief PSA-beleid, zodat je ongewenst gedrag het liefste voorkomt in plaats van geneest.