Officiële waarschuwing

Wat is een officiële waarschuwing?

Waarschijnlijk kun je 't al raden: een officiële waarschuwing is een tool voor jou als werkgever om duidelijk te maken aan je medewerker dat bepaald gedrag echt niet kan. Meestal heb je op dat punt al 'onofficiële waarschuwingen' gegeven, maar luisterde je werknemer toch niet. Dan is het tijd voor het zwaardere geschut. Een onofficiële waarschuwing zet je namelijk niet in het personeelsdossier van een medewerker en geef je vaak mondeling. Een officiële waarschuwing voor een werknemer staat zwart-op-wit en komt wel in het personeelsdossier.

Wanneer geef je een officiële waarschuwing?

Je snapt vast dat je officiële waarschuwingen niet als pepernoten uitdeelt. Een officiële waarschuwing gebruik je pas echt als je je medewerker voldoende kansen gaf om het gedrag aan te passen. Als een werknemer er dan met de pet naar gooit, is een officiële waarschuwing de volgende stap. Een paar voorbeeldsituaties waarin zo'n warning gepast is:

• je medewerker komt regelmatig te laat aan op werk, of neemt te lange pauzes;
• een van je werknemers gebruikt ongepaste taal tegen klanten of collega's;
• je werknemer werkt niet mee aan functioneringsgesprekken en toont geen verbetering na de feedback;
• je medewerker is niet echt ziek, maar meldt zich wel ziek;
• je co-worker heeft regelmatig heftige discussies met collega's.

Er zijn natuurlijk ook situaties waarin je direct een officiële waarschuwing kunt geven, of zelfs meteen overgaat op ontslag op staande voet. Denk aan situaties als seksuele intimidatie, agressie of crimineel gedrag op de werkvloer.

Officiële waarschuwing opstellen

Een officiële waarschuwing geven en opstellen is niet niks, maar toch zijn er geen wettelijke voorschriften voor. Je moet dus zelf uitvogelen hoe je dit proces het beste aanpakt. Ons advies? Volg deze stappen op en check ons voorbeeld van een officiële waarschuwing.

Stap 1: Geef de waarschuwing mondeling

Meestal geef je een officiële waarschuwing eerst mondeling. Je roept je medewerker op gesprek en geeft daarin aan waarom je een officiële waarschuwing geeft, bijvoorbeeld om het te laat komen. Je werknemer kan er tijdens dit gesprek wel of niet op ingaan, bijvoorbeeld door feiten te benoemen die je miste. Op basis daarvan kun je besluiten om door te gaan met de waarschuwing of 'm toch in te trekken.

Stap 2: Zet het op papier

Vind je toch dat de warning nodig is? Zet. het. op. papier. We kunnen niet vaak genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om bewijs te hebben van een officiële waarschuwing. Waarom? Nou, stel dat je je medewerker wilt ontslaan en er is een rechtszaak voor nodig. Dan wil je de waarschuwing wel kunnen tonen.

Stap 3: De inhoud van de waarschuwing

Het is belangrijk om je beslissing duidelijk in de officiële waarschuwing te motiveren; zo'n bestraffing geef je natuurlijk niet zomaar. Beantwoord de volgende vragen in je document voor een compleet en glashelder verhaal:

• Wat is er precies gebeurd en wanneer?
• Welke regels heeft de medewerker overtreden?
• Hoe reageerde de medewerker zelf op het incident?
• Is er nog andere belangrijke context, zoals voorafgaande onofficiële waarschuwingen?
• Wanneer en hoe heb je de officiële waarschuwing aan de werknemer gegeven?
• Welke gevolgen of sancties kunnen er optreden bij een herhaling van het gedrag?

Stap 4: Laat het ondertekenen

Je medewerker moet de officiële waarschuwing lezen en ondertekenen. Zo heb je bewijs dat je niet achter diens rug om een waarschuwing uitdeelde. Laat je werknemer dus het document ondertekenen en geef een exemplaar mee.

Stap 5: Sla het document op

Sla de officiële waarschuwing op in het personeelsdossier van je medewerker. Als je op dit punt redenen hebt om je werknemer te ontslaan, kun je ook een ontslagdossier of schorsingsdossier aanmaken. Dit zijn dossiers waarin je schriftelijk bewijs verzamelt over het gedrag van je werknemer en waarin staat op basis van welke gronden je diegene wilt ontslaan. Again: dit is later belangrijk voor de kantonrechter.

Bezwaar officiële waarschuwing

Het kan dat je medewerker het niet eens is met je officiële waarschuwing. Wat dan? Je werknemer heeft het recht om een bezwaarschrift in te dienen, en dan moet je als werkgever meewerken. In dat geval krijg je een aangetekende brief van je medewerker met het bezwaar.

En daarna? Je neemt het bezwaarschrift op in het personeelsdossier. Dit is belangrijk voor later. Op dit moment kun je namelijk besluiten toch naar de rechtbank te stappen. Dan staat het bezwaarschrift al klaar en kan je medewerker verzet tonen tegen jouw beslissing. Zo heeft een rechter zowel jouw kant van het verhaal als die van de medewerker. Da's wel zo eerlijk, toch?

Gevolgen officiële waarschuwing

Stel, je hebt een officiële waarschuwing gegeven. Wat dan? Eigenlijk niets. Er zijn geen directe gevolgen na het geven van een officiële waarschuwing voor het werk. Het staat dan wel in het personeelsdossier van een medewerker, maar daar blijft het bij. Pas bij een nieuwe overtreding kan zo'n waarschuwing leiden tot zwaardere gevolgen, bijvoorbeeld ontslag. Maar vaak draait een medewerker bij en vindt er geen nieuwe overtreding plaats. Als een co-worker daarna jarenlang goed gedrag vertoont, kun je ervoor kiezen om de officiële waarschuwing in te trekken. Daar zijn verder geen procedures voor, dus het is aan jou om te bepalen hoe je dat doet.

Is de officiële waarschuwing niet genoeg en vertoont je medewerker nog steeds hetzelfde gedrag? Dan overweeg je misschien schorsing of ontslag. Bereid dan in ieder geval je schorsings- of ontslagdossier voor en neem een kijkje op onze pagina's over ontslag. Zo weet je wat je te wachten staat.

Key takeaways

• Een officiële waarschuwing is een tool voor jou als werkgever om bij een werknemer duidelijk te maken dat je bepaald gedrag niet tolereert.
• Je gebruikt het meestal na eerdere onofficiële waarschuwingen als een werknemer het gedrag niet corrigeert.
• Voorbeelden van situaties waarin een officiële waarschuwing gerechtvaardigd is: te laat komen, ongepast gedrag, gebrek aan medewerking, onterecht ziekteverzuim en heftige conflicten.
• Een officiële waarschuwing geef je zowel mondeling als schriftelijk. Je medewerker moet de waarschuwing ondertekenen en een exemplaar ontvangen.
• Je moet de waarschuwing opslaan in het personeelsdossier van de werknemer voor mogelijke juridische doeleinden.
• Werknemers hebben het recht om bezwaar te maken tegen een officiële waarschuwing en dit moet moet je documenteren in het personeelsdossier.
• Er zijn geen onmiddellijke gevolgen na het geven van een officiële waarschuwing, maar herhaling van het gedrag kan tot escalatie leiden. Je kan de waarschuwing later intrekken bij goed gedrag zonder specifieke procedures.