Nieuwe medewerker checklist

Stappenplan nieuwe medewerkers

Als je denkt dat je gelijk kunt beginnen met het inwerken van jouw nieuwe medewerker, dan heb je het goed mis. Er is namelijk nog genoeg voorbereidend werk te doen. Onze checklist voor de indiensttreding van een nieuwe medewerker komt daarom vast goed van pas. We leggen op deze pagina een aantal punten uit, want die kunnen best ingewikkeld zijn. Skip jij de uitleg liever? Klik dan gelijk door naar een verkort voorbeeld van de nieuwe medewerker checklist.

Stap 1. Medewerkers (laten) screenen

Voorkom dat jouw werknemers misdaden begaan door nieuwe kandidaten te screenen. Dit kan met van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Of ga nog een stapje verder met het controleren van diploma’s en het opvragen van referenties. Hierdoor spoor je de 'fake it till you make it'-types al snel op en zorg je ervoor dat alleen capabele en eerlijke professionals jouw team versterken.

Stap 2. Persoonsgegevens verzamelen

Nu je de perfecte cultural fit voor jouw bedrijf gevonden hebt, is het tijd voor de tweede stap op de nieuwe medewerker checklist: het verzamelen van persoonsgegevens. Hoe je dat aanpakt? Heel eenvoudig. Als werkgever heb je het recht om de persoonsgegevens op te vragen die essentieel zijn voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Veel van deze gegevens zijn waarschijnlijk al tijdens het sollicitatieproces ingevuld. Om er zeker van te zijn dat we niets over het hoofd zien, kun je hieronder het lijstje van de nieuwe medewerker checklist afvinken.

• Naam en adresgegevens. Zodat jij als werkgever een beeld hebt van wie er bij je komt werken.
• Burgerservicenummer. Als werkgever ben je namelijk verplicht om de identiteit van je werknemers vast te stellen.
• Geboortedatum. Handig voor de aangifte bij de Belastingdienst.
• Bankrekeningnummer. Want je wilt niet dat jouw nieuwe werknemers de eerste salarisuitbetaling missen.
• Kopie van ID-kaart of paspoort. Nee, niet voor de heb, maar ter bevestiging van de identiteit van je werknemer.

Stap 3. Aanmelden als werkgever

Neem je voor het eerst personeel in dienst? Dan mag je de volgende stap op de nieuwe medewerker checklist zeker niet overslaan. Met het aannemen van jouw eerste personeelslid dien je je namelijk aan te melden als werkgever bij de Belastingdienst. Hierbij komt het 'Melding loonheffingen aanmelding werkgever’ formulier om de hoek kijken. Als kersverse werkgever kun je dan het volgende van de Belastingdienst verwachten:

• Een loonheffingsnummer, dit heb je nodig voor het indienen van loonheffingsaangiften en automatisch ook voor werknemersverzekeringspremies.
• Een aangiftebrief, waarin duidelijk wordt aangegeven wanneer je de aangifte moet indienen.
• Een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Dit is een premie die elke werkgever afdraagt aan het UWV voor zaken als de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten en de Ziektewet. Je kunt deze premie verlagen door zelf verantwoordelijk te zijn voor uitkeringen en re-integratiekosten, of door je hiertegen te verzekeren.

Het goede nieuws is dat voor toekomstige medewerkers deze aparte aanmelding vaak niet meer nodig is. Hierdoor hoef je voor de volgende werknemer alleen nog maar de loonkosten te berekenen. Dit is belangrijk voor stap vier van de checklist voor een nieuwe medewerker, maar daar komen we zo op. Je kan jouw eerste aanmelding als werkgever gewoon opnemen in de volgende aangifte. Zodra je deze stap hebt afgevinkt op de nieuwe medewerker checklist, heb je de helft van het werk voor de volgende keer al volbracht. Appeltje-eitje dus.

 

 

Stap 4. Loonadministratie bijhouden

Het in dienst hebben van medewerkers betekent natuurlijk ook dat je ze moet uitbetalen. Vergeet daarom niet om voor de volgende stap op de nieuwe medewerker checklist de loonadministratie te onderhouden. Daarmee bedoelen we de administratie rondom het loon en alle daarmee verbonden zaken. Denk aan het registreren van werknemerskosten, het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioenfondsen, en het correct uitbetalen van salarissen aan je medewerkers.

Stap 5. Arbeidscontract afsluiten

Dan is het nu eindelijk tijd voor stap 5 van de nieuwe medewerker checklist: het afsluiten van een arbeidscontract. Het is slim om hier alle werkgerelateerde afspraken in op te nemen, en dat is niet zomaar. Hier vind je essentiële details, zoals het salaris, de afspraken volgens de cao, en de werkuren, inclusief chill-momentjes. Laat het contract checken door een advocaat of jurist nog voor de handtekening van jouw nieuwe medewerker op de stippellijn staat. Zo zorg je dat alles on point is.

Vergeet niet om ook goed te letten op regelingen rondom proeftijd. Wanneer jij en jouw nieuwe werknemer in een catfight raken, is het belangrijk dat de overeenkomst jou niet in de steek laat. Verkeerde afspraken over jouw proeftijd kunnen voor problemen zorgen. Het is wettelijk verboden om in het geval van verkeerde afspraken over de duur van een proeftijd jouw nieuwe werknemer tijdens deze periode de deur te wijzen.

Stap 6. Relevante informatie toesturen

Alle voorzorgsmaatregelen op de checklist voor nieuwe medewerkers in dienst zijn genomen. Het is bijna tijd voor het nieuwe teamlid om de eerste stappen te zetten binnen jouw bedrijf. Maar voordat dit gebeurt, heb je als werkgever nog een belangrijke taak: het informeren van de medewerker over de volgende punten:

• Identiteit en adresgegevens van zowel werkgever als werknemer.
• Werklocatie(s).
• Beschrijving van de functie of aard van het werk.
• Werktijden, zowel dagelijks als wekelijks.
• Salarisbedrag en frequentie van uitbetaling.
• Aanvangsdatum van de arbeidsovereenkomst.
• Eventuele contractduur, indien van toepassing.
• Proeftijd, als deze van kracht is.
• Verlofregelingen en vakantiedagen.
• Opzegtermijnen.
• Pensioenregelingen, als deze van toepassing zijn.
• Eventuele bepalingen met betrekking tot concurrentie of relaties, indien relevant.
• De geldigheid en toepassing van de cao.

Deze belangrijke informatie kan ook worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Check daarvoor stap 5 van de nieuwe medewerker checklist. Vergeet daarnaast niet om je nieuwe medewerkers op tijd aan te melden bij een pensioenuitvoerder. Zeker als er regelingen zijn voor arbeidsongeschiktheid en/of pensioen. Zo zorg je ervoor dat je nieuwe teamleden vanaf dag één goed op de hoogte zijn en met vertrouwen aan hun werk beginnen.

Stap 7. Verzekeraars op de hoogte stellen

Of je de vorige stap al uitgevoerd hebt of niet, we moeten door met stap 7 van de checklist voor elke nieuwe werknemer: het op de hoogte stellen van verzekeraars. Denk onder andere aan pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen.

Stap 8. Zorg voor een veilige en gezonde werkplek

Nog een belangrijk onderdeel op onze nieuwe medewerker checklist: een veilige en gezonde werkplek verzorgen. Let daarbij op de volgende zaken:

• Werkplek en apparatuur moeten altijd zowel schoon als beschikbaar zijn. Zo kan iedere medewerker knallen op de werkvloer.
• Lichamelijk en psychische belasting bij medewerkers moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Houd een scherp oog op de taken die worden uitgevoerd en voer regelmatig onderzoeken uit naar de werkdruk. Ook het benoemen van een vertrouwenspersoon en het inlichten over psychosociale arbeidsbelasting (PSA) is een must.
• Slechte stoffen, straling en besmetting moeten voorkomen worden op de werkplek. Als werkgever doe je er alles aan om een werkruimte daarom zo veilig mogelijk te houden.

Onthoud dat je verplicht bent deskundige ondersteuning te bieden op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden. Of je nu zelf een deskundige inzet of via de arbodienst, het maakt deel uit van jouw verantwoordelijkheden als werkgever.

Stap 9. Inwerken

Om je nieuwe teamlid soepel in te laten stromen in het bruisende werkleven, ga je aan de slag met een gestroomlijnd inwerkprogramma. Hierbij laat je weten hoe lang dit het programma duurt, wat de planning is en wat je hiervan verwacht. Snak je naar meer informatie? Check dan onze andere artikelen en vind alles wat je nodig hebt voor het verwelkomen en inwerken van jouw nieuwe collega’s.

Stap 10. Onboarding

Voor de laatste stap van de nieuwe medewerker checklist duiken we in de onboarding. Met een onboardingsprogramma zorg je ervoor dat jouw nieuwe medewerkers alle kanten van het bedrijf én de werkzaamheden leren kennen. Vergeet niet ons voorbeeld te checken om de groentjes binnen jouw bedrijf om te scholen tot productieve medewerkers die graag voor langere tijd blijven.