Mondelinge arbeidsovereenkomst

Mondelinge arbeidsovereenkomsten: rechtsgeldig?

Het hoge woord kan eruit: ja, een mondelinge arbeidsovereenkomst is net zo rechtsgeldig als een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Het komt alleen niet zo vaak voor, want het is best risicovol om niets op papier te zetten. Als er problemen ontstaan is het namelijk lastig om als werkgever een beroep te doen op een mondelinge toezegging. Daarover verderop in dit artikel meer.

In welke gevallen komt een mondelinge arbeidsovereenkomst weleens voor? Bijvoorbeeld als je mondeling een vast contract toezegt, omdat dat nou eenmaal verplicht is door de ketenregeling. Of je belt een sollicitant op met het goede nieuws, maar uiteindelijk komt er van een schriftelijke vastlegging niets terecht.

Wat moet je schriftelijk vastleggen?

Huh, schriftelijk vastleggen? We hadden het toch juist over een mondelinge arbeidsovereenkomst? Klopt, maar naast dat het gewoon superhandig is om je afspraken op papier te hebben staan, ben je ook nog eens wettelijk verplicht om sommige zaken schriftelijk vast te leggen. Het gaat om:

• de persoonlijke gegevens van de werknemer;
• de datum van de start van het contract;
• de werklocatie;
• de duur van de arbeidsovereenkomst;
• de arbeidsduur per week;
• een omschrijving van het soort werk;
• het salaris en wanneer je dat uitbetaalt;
• het aantal vakantiedagen;
• de opzegtermijn;
• of er wel of geen pensioenregeling is;
• of het gaat om een arbeidsovereenkomst of een uitzendovereenkomst.

Geef dus altijd een schriftelijke bevestiging van een mondelinge arbeidsovereenkomst. Stuur ‘m bijvoorbeeld via de mail of overhandig de brief voor de eerste werkdag. We hebben een kant-en-klare template voor je, die je zelf kunt invullen, aanpassen en versturen. Wel zo handig.

Voorbeeld schriftelijke bevestiging mondelinge toezegging werkgever

 

• [Naam werknemer]
• [Adres werknemer]

• [Datum]
• Onderwerp: schriftelijke bevestiging mondelinge arbeidsovereenkomst

Beste [naam],

Hierbij bevestigen wij schriftelijk de mondelinge arbeidsovereenkomst die wij op [datum] met elkaar zijn aangegaan. Deze overeenkomst gaat over de functie van [functie] en duurt [aantal maanden/jaren]. Het contract gaat in op [startdatum] en eindigt van rechtswege op [einddatum].

We hebben de volgende afspraken besproken:

• Start arbeidsovereenkomst: [startdatum]
• Functie: [functie]
• Werklocatie: [locatie]
• Werkomschrijving: [korte beschrijving van de taken]
• Aantal uur per week: [aantal uren]
• Brutosalaris: € [bedrag] [per uur/maand]
• Cao: [Cao-naam] is van toepassing
• Pensioenopbouw: Volgens de cao
• Aantal vakantiedagen: [aantal] per jaar

Ben je van mening dat we andere afspraken hadden gemaakt? Dan vragen wij je vriendelijk om direct contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

• [Jouw naam]
• [Je functie]
• [Bedrijfsnaam]
• [Handtekening]

Wat mag er niet in een mondelinge arbeidsovereenkomst?

Eigenlijk bevat een mondelinge arbeidsovereenkomst dus ongeveer hetzelfde als een papieren exemplaar. Maar let op, er zijn twee dingen die je niet mondeling mag afspreken. Ten eerste gaat het om de proeftijd. Ten tweede: het concurrentiebeding. Wil jij of de werknemer hier wel iets over afspreken? Dan is er maar één oplossing: de arbeidsovereenkomst schriftelijk vastleggen.

Risico’s bij mondelinge arbeidsovereenkomsten

Aan mondelinge arbeidsovereenkomsten zitten wel wat risico’s verbonden. Bijvoorbeeld: hoe bewijs je dat een mondelinge overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan? Als er tussen jou en je werknemer discussies ontstaan, is het jouw woord tegen het zijne. Extra pech voor werkgevers, want juridisch gezien ligt de bewijslast bij jou. Houdt je werknemer vol dat nooit is gesproken over bepaalde tijd? Dan gaat de rechter altijd uit van een mondelinge arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, omdat dat de standaard is.

Andere risico’s zijn bijvoorbeeld:

• Verlies van afspraken. Er kunnen misverstanden ontstaan over bijvoorbeeld salaris, werktijden of andere arbeidsvoorwaarden. Krijgt je werknemer nou een brutosalaris van € 2.800 of € 3.500 per maand? Best een verschil.
• Verlies van vertrouwen. Stel, jij en de medewerker hebben het over doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf. De kans bestaat dat de medewerker dit ziet als een belofte om te kunnen doorgroeien. Het vertrouwen is makkelijk verloren als deze belofte niet wordt nagekomen en kan zelfs leiden tot frustraties en een verstoorde arbeidsrelatie.
• Beperkte flexibiliteit. Hoewel mondelinge overeenkomsten informeel en flexibel lijken, kunnen ze in werkelijkheid de flexibiliteit beperken. Op papier is er namelijk vaak meer ruimte voor duidelijkheid en eventuele aanpassingen.

Met alle risico’s op een rij is het misschien wel duidelijk: YoungCapital raad je aan om mondelinge arbeidsovereenkomsten (als het even kan) te ontwijken. Way safer voor jou als werkgever, en je geeft je medewerkers ook nog eens meer duidelijkheid en zekerheid.

Mondelinge arbeidsovereenkomst ontbinden

Afspraak is afspraak als de mondelinge arbeidsovereenkomst is gesloten. Je moet je er dus ook aan houden en kunt je niet zomaar bedenken. Sterker nog, als er niets schriftelijk is afgesproken over de duur van het contract, is er automatisch sprake van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Wachten tot het contract afloopt? Dat gaat dus niet. Je zult het contract moeten opzeggen volgens dezelfde regels als bij een schriftelijke overeenkomst. Check onze pagina's over ontslag voor de precieze regels per situatie. En als een werknemer het mondelinge contract opzegt, geldt hetzelfde. Daarover lees je meer in dit artikel over werknemers die ontslag nemen.

Key takeaways

• Een mondelinge arbeidsovereenkomst is net zo rechtsgeldig als een schriftelijke overeenkomst, maar het is minder gebruikelijk vanwege de risico's.
• Het is wettelijk verplicht om bepaalde afspraken schriftelijk vast te leggen, waaronder persoonlijke gegevens, startdatum, werklocatie, duur, arbeidsduur, functieomschrijving, salaris, vakantiedagen, opzegtermijn, pensioenregeling en het type overeenkomst.
• De proeftijd en een concurrentiebeding mag je niet mondeling afspreken, dat moet schriftelijk.
• Risico's van mondelinge overeenkomsten zijn: bewijslast bij discussies, verlies van afspraken, verlies van vertrouwen en beperkte flexibiliteit.
• Je kunt niet zomaar een mondelinge arbeidsovereenkomst ontbinden.