Verzuimprotocol

Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol, ook weleens een verzuimregelement genoemd, is een soort handleiding die stap voor stap uitlegt wat werknemers moeten doen bij ziekteverzuim. Er staan regels in over hoe en wanneer een werknemer zich ziek moet melden en hoe vaak de medewerker contact houdt met de werkgever. Vaak zet je er ook de praktische afspraken in die gelden tijdens langdurig verzuim, zoals bezoeken aan de bedrijfsarts. Het verzuimprotocol is meestal onderdeel van het verzuimbeleid. Dat is een wat breder en meer strategisch document om verzuim te beheren en te voorkomen.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Volgens de Wet verbetering poortwachter ben je als werkgever verplicht om beleid te voeren gericht op het voorkomen en beperken van ziekteverzuim. Een verzuimprotocol is een belangrijk onderdeel van een verzuimbeleid, dus je kunt het als een semi-verplicht onderdeel zien. Los daarvan is een verzuimregelement gewoon heel handig voor je medewerkers. Zij weten zo de stappen die ze moeten nemen in het geval van ziekte makkelijk te vinden in een document. Verspreid het verzuimprotocol bijvoorbeeld in je organisatie door het in het personeelshandboek op te nemen.

Wat staat er in een verzuimprotocol?

Wil je een eigen verzuimprotocol opstellen of het bestaande verzuimregelement van jouw bedrijf herzien? Dan moet je weten uit welke onderdelen een verzuimprotocol bestaat. Hier komen ze.

Ziekmelding

Misschien wel het belangrijkste onderdeel: het ziekmelding protocol. Hierin staat duidelijk beschreven hoe een werknemer zich ziek moet melden. Moet dit telefonisch of per e-mail? En bij wie moet de ziekmelding gedaan worden: direct bij de leidinggevende, HR of misschien een speciale ziekmeldlijn? Leg ook vast hoe laat een werknemer zich moet ziekmelden en wat er van de medewerker wordt verwacht als ie de volgende dag nog steeds ziek is, of juist weer beter.

Contact tijdens ziekte

In het verzuimprotocol beschrijf je ook hoe het contact verloopt tijdens het verzuim. Spreek af hoe vaak en op welke manier je medewerker een update moet geven over de gezondheidstoestand. In het begin van de ziekteperiode is dat misschien een dagelijkse update, maar later worden dit bijvoorbeeld wekelijkse check-ins. Vind in ieder geval een balans tussen het monitoren van de situatie en het respecteren van de privacy van de werknemer.

De bedrijfsarts of arbodienst

Geef aan wie de bedrijfsarts of arbodienst is en wat de contactgegevens zijn. Leg uit wanneer deze instanties worden ingeschakeld, wat zij doen en waarom.

Langdurig verzuim

Leg uit dat jullie bij langdurig verzuim samen een re-integratietraject ingaan. En dat er dan een re-integratieplan, aanpassingen in het werk en eventuele andere ondersteuning bij komt kijken. Tip: beschrijf duidelijk wat de verwachtingen zijn van zowel jou als de werknemer in dit proces.

Loondoorbetaling

In het verzuimprotocol zet je ook de afspraken over de loondoorbetaling tijdens ziekte. Maak duidelijk hoe lang en welk percentage je van het loon doorbetaalt wanneer een werknemer ziek is.

Vakantie

Vakantiedagen versus ziekte: grote kans dat je daar weleens vragen over krijgt. Wat gebeurt er als je medewerker ziek wordt op vakantie? En mogen werknemers vakantiedagen opnemen tijdens hun ziekte? Zet de regels hierover zwart-op-wit, zodat jullie (zowel de werkgever als werknemer) weten waar je aan toe bent.

Naleving

Hartstikke vervelend, maar het kan gebeuren dat medewerkers het verzuimprotocol niet naleven. Beschrijf daarom ook wat er gebeurt als een werknemer zich bijvoorbeeld te laat ziek meldt of de afgesproken contactmomenten niet nakomt.

Tips verzuimprotocol opstellen

Waar moet je nog meer opletten als je een verzuimprotocol maakt of die van je bedrijf eens onder de loep neemt? Check deze tips:

1. Niemand heeft tijd voor een warboel aan info, zeker niet als je je beroerd voelt. Dus, houd je verzuimprotocol lekker duidelijk en kort.
2. Een goed verzuimprotocol past echt bij jouw bedrijf. Zomaar een standaarddocument overnemen? Dat werkt vaak niet.
3. Toch kan het geen kwaad om eens inspiratie op te doen bij andere bedrijven, voor je je eigen verzuimprotocol opstelt. Je weet dan wat er allemaal mogelijk is en maakt daarna een document dat helemaal bij jouw organisatie past. Neem bijvoorbeeld eens een kijkje bij ons verzuimprotocol voorbeeld.

 

Key takeaways

• Een verzuimprotocol is een soort praktische handleiding voor werknemers, waarin stapsgewijs wordt uitgelegd wat te doen bij ziekteverzuim.
• Een verzuimprotocol is niet verplicht, maar het is wel vaak een groot onderdeel in het verplichte verzuimbeleid.
• In een verzuimregelement staan onder andere een ziekmelding protocol, afspraken over contact tijdens ziekte, de rol van de bedrijfsarts of arbodienst, langdurig verzuim, loondoorbetaling, vakantie en de naleving van het protocol.
• Houd je verzuimprotocol kort en helder en zorg dat het past bij jouw bedrijf.