Onkostenvergoeding in 2024 & 2025

Onkostenvergoeding betekenis

Misschien heb je er al eens van gehoord, maar wat is ‘onkostenvergoeding’ nou precies? Simpel, dit is een vergoeding voor alle kosten die werknemers maken om hun functie uit te voeren. Denk aan kosten voor woon-werkverkeer (reiskostenvergoeding), werkkleding, zakenreizen en bijscholing. Deze kosten vallen onder de indirecte loonkosten.

Belaste vs. onbelaste onkostenvergoeding

Er bestaat een verschil tussen een belaste en een onbelaste onkostenvergoeding. Over de eerste moet de medewerker belasting betalen en over de tweede niet. Wat waaronder valt? Check een aantal voorbeelden in de tabel:

In de praktijk heb je eigenlijk bijna nooit te maken met een belaste onkostenvergoeding. Dit zijn meestal kosten die eigenlijk voor de rekening van de werknemer zijn. Als vuistregel kun je ervan uitgaan dat alle kosten die direct met werk te maken hebben, onder de onbelaste onkostenvergoeding vallen.

Let op: de onbelaste onkostenvergoeding is sinds 1 januari 2015 onderdeel van de vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR). Check ons artikel hierover voor alle info.

Onkosten verrekenen: vaste onkostenvergoeding of declareren

Je hebt twee manieren om de onkostenvergoeding als werkgever te regelen. Voor beide opties valt wat te zeggen, dus kies wat jou het beste uitkomt.

Vaste onkostenvergoeding

Geef je een vaste onkostenvergoeding, ook wel een representatievergoeding, aan je medewerkers? Dan dek je in één keer meerdere kosten en ben je meteen klaar. Dat betekent weinig administratief gedoe. Klinkt handig, maar let wel op. Je moet namelijk kunnen aantonen dat de verhouding tussen de kosten die worden vergoed en de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt redelijk is. Je moet dit dus regelmatig checken.

Onkosten declareren

Je kunt ook een onkostenvergoeding aanbieden door jouw medewerkers hun kosten te laten declareren. Maar eh, zorg er wel voor dat dit correct gebeurd. Bij foute declaraties klopt de Belastingdienst namelijk op je deur met flinke correctiekosten. Hoe je de declaraties van onkosten goed fikst?

• Introduceer een duidelijk systeem en informeer je werknemers hier goed over.
• Verplicht je medewerkers om zo snel mogelijk te declareren (bijvoorbeeld voor het einde van de maand).
• Laat managers (of het HR-team) de declaraties op tijd controleren en koppel ze meteen terug aan de medewerker als er fouten zijn. Vertel de medewerkers over deze procedure.
• Maak duidelijk dat foute declaraties niet oké zijn en koppel hier eventueel een boete of andere sancties aan.

Onkostenvergoeding voorbeeld (declaratieformulier)

Bied je een onkostenvergoeding door middel van declaraties? Dan komt een voorbeeld van een declaratieformulier vast van pas. Check hieronder hoe zo’n formulier eruit zou kunnen zien.

Declaratieformulier template

Gegevens medewerker

Naam:

Adres:

Telefoon:

E-mailadres:

IBAN:

Periode:

Declaratie overige kosten:

Declaratie reiskosten:

Totaalbedrag: €

Akkoord werkgever

Naam:

Handtekening:

Datum:

Key takeaways

• Een onkostenvergoeding bied je als werkgever aan om kosten te vergoeden die medewerkers maken om hun werk goed uit te kunnen voeren.
• Reiskosten, opleidingskosten, maaltijdkosten en kosten voor de thuiswerkplek vallen hier bijvoorbeeld onder.
• De meeste onkosten zijn onbelast, maar als het gaat om kosten voor privézaken van je medewerker, zoals schoenen voor privégebruik, zijn deze belast.
• Je kunt een vaste onkostenvergoeding bieden of medewerkers hun onkosten laten declareren door middel van een declaratieformulier. Je vindt hierboven een voorbeeld.