Soms is het handig om zakelijke kosten aan werkgevers te vergoeden met een representatievergoeding. Want het gebeurt weleens: een medewerker die een etentje met een zakenrelatie voorschiet of iemand die de benzine voor zijn bedrijfswagen uit eigen zak betaalt. Hoe deze vergoeding precies werkt? Daar nemen we je in dit artikel in mee. Van het maximumbedrag tot hoe de representatievergoeding werkt in combinatie met de werkkostenregeling, YoungCapital pluisde het voor je uit. Dan kun jij je focussen op de écht belangrijke dingen.
Ready, set, tarief berekenen?
Verspil geen budget en ontdek hoe uitzendkrachten jouw bedrijf verder helpen.
Op deze pagina
Wat is een representatievergoeding?
Een representatievergoeding is een vergoeding die je aan werknemers geeft voor uitgaven die zij hebben gedaan in het belang van het bedrijf. Dit kan van alles zijn: van een etentje met een klant tot parkeerkosten bij een zakelijke afspraak.
Wist je dat de representatiekostenvergoeding ook wel een vaste onkostenvergoeding wordt genoemd? De reden hiervoor is dat je met je werknemers een vast bedrag per maand afspreekt om te vergoeden. Lekker makkelijk, want zo hoeft je werknemer niet elk bonnetje te bewaren en declareren. En jij hebt geen last van administratieve rompslomp en houdt de personeelskosten overzichtelijk.
Hoe werkt een representatievergoeding?
We verklapten het al even: bij een representatievergoeding gaat het om een vast bedrag dat je met je werknemers die vaker kosten maken voor het bedrijf afspreekt. Een representatiekostenvergoeding is dus niet voor elke medewerker relevant. Zo heeft een salesmanager vaker etentjes met zakenrelaties die moeten worden voorgeschoten, terwijl een ICT-medewerker waarschijnlijk niet zo vaak bedrijfskosten uit eigen zak moet voorschieten.
Hoe hoog zo’n representatievergoeding is? Dat mag je als werkgever zelf bepalen, want er is geen vast maximumbedrag voor representatievergoedingen. Zolang de vergoeding redelijk en niet hoger is dan de werkelijk gemaakte kosten, is het goed.
Representatievergoeding en de WKR
Ken je de werkkostenregeling (WKR) al? Dat is een regeling waarbinnen werkgevers hun werknemers belastingvrije vergoedingen kunnen geven. Hartstikke handig, want ook onderdelen van de representatievergoeding vallen onder deze regeling. Zo kun je deze kosten onderbrengen in de vrije ruimte. Vallen de kosten waarvoor je een representatievergoeding geeft onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen? Goed nieuws: ook dan zijn de kosten onbelastbaar.
Key takeaways
- Een representatievergoeding is een vergoeding voor uitgaven die werknemers in het belang van het bedrijf maken, zoals voor zakendiners.
- Niet elke werknemer heeft deze vergoeding nodig.
- De hoogte van de representatievergoeding bepaal je als werkgever. De vergoeding heeft geen vast maximum, maar moet redelijk zijn.
- Sommige onderdelen van de representatievergoeding kunnen vallen onder de WKR, waardoor je er geen belasting over betaalt.
Veelgestelde vragen
-
Wat is een representatievergoeding?
-
Is een representatievergoeding een onkostenvergoeding?
-
Wat is de maximale representatievergoeding?
Een representatievergoeding is een vergoeding die je aan je werknemers geeft voor uitgaven die zij doen in belang van het bedrijf. Bijvoorbeeld voor kosten bij zakendiners en parkeerkosten bij een zakelijke afspraak.
De representatievergoeding wordt ook wel een vaste onkostenvergoeding genoemd, omdat je met je werknemers een vast bedrag afspreekt waarmee je hun zakelijke uitgaven vergoed.
In principe is de hoogte van de maximale representatievergoeding niet bepaald. De vergoeding mag in ieder geval nooit hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten. Houd ook rekening met de vrije ruimte van de werkkostenregeling.