Een sollicitant aannemen is fijner dan een sollicitant afwijzen, maar het hoort er natuurlijk bij in het recruitmentproces. Als bedrijf wil je de afwijzing op een professionele en efficiënte wijze regelen, zodat de sollicitant zich netjes behandeld voelt, maar het ook niet te veel tijd kost. Bovendien moet je ook op de regels letten, want om bepaalde redenen mag je een sollicitant niet afwijzen. Dus hoe pak je die afwijzing van een sollicitatie het beste aan? YoungCapital helpt je op weg.

 

Tips voor het afwijzen van een sollicitant

Of je nu honderden sollicitaties hebt of een handjevol, er kunnen maar net zo veel kandidaten aangenomen worden als dat er beschikbare posities zijn. Reken dus maar dat je (flink wat) sollicitanten moet afwijzen. Leuk is dat niet, maar belangrijk wel. Hoe je dit het beste aanpakt als werkgever of recruiter? Wij geven tips.

Op welke manier wijs je de sollicitant af?

 

• Is de sollicitant al op gesprek geweest? Regel het afwijzen van een sollicitatie na een gesprek altijd telefonisch. Dat is het netst en kost bovendien niet zoveel tijd.
• Gaat het om een groot aantal sollicitanten dat niet op gesprek wordt uitgenodigd? Stuur de afwijzing voor de sollicitatie dan via een standaardmail die netjes en professioneel geformuleerd is. De kandidaten kunnen dan zelf om extra uitleg of feedback vragen als zij hier behoefte aan hebben.
• Ga je een of enkele sollicitanten afwijzen? Dan kun je de afwijzingsmail voor hun sollicitatie wat persoonlijker maken, bijvoorbeeld met de reden voor de afwijzing van de sollicitatie.

 

Hoe zorg je voor een nette en positieve afwijzing van een sollicitatie?

 

• Geef altijd een reactie. Voor een sollicitant is het vervelend als er helemaal geen reactie komt op een sollicitatie. Doe dit dus altijd, zelfs in de allereerste ronde en wanneer je bergen cv’s hebt liggen.
• Geef minimaal één reden. Kandidaten horen graag waarom zij zijn afgewezen, dus vermeld altijd een reden. Gaat het om een groot aantal sollicitanten? Maak dan voor een aantal algemene redenen (opleiding, werkervaring, skills) een standaardmail. Als een kandidaat graag extra uitleg wil, kunnen zij hier dan zelf om vragen.
• Plan een moment in je agenda voor afwijzingen. Moet je veel sollicitanten afwijzen? Zorg dan dat je hier een moment voor blokt in je agenda, dat maakt het werk efficiënter. Doe dit het liefst zo snel mogelijk zodra bekend is welke kandidaat je gaat aannemen.
• Blijf positief en vriendelijk. Dat doe je bijvoorbeeld door de sollicitant te bedanken voor de interesse en nog veel succes te wensen in de zoektocht naar een nieuwe baan.

 

Let op: hier mag je een sollicitant niet op afwijzen

Wist je dat een sollicitant afwijzen om bepaalde redenen verboden is? Let dus altijd heel goed op dat je jouw afwijzing niet top de volgende punten baseert:

 

• Leeftijd. Voor afwijkende werktijden of bepaalde functies, zoals barmedewerker, geldt een minimumleeftijd. In zo’n geval mag je een sollicitant wel afwijzen op leeftijd, maar in alle andere gevallen is dit niet toegestaan. Dat een sollicitant niet binnen het team past vanwege de leeftijd, is dus een verboden reden.

 

• Zwangerschap. Je mag een sollicitant niet afwijzen omdat diegene zwanger is. Verder mag je tijdens een sollicitatie ook niet vragen naar een kinderwens.

 

• Gezondheid. Vragen naar de gezondheid van een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek mag niet. Er iemand op afwijzen is dus ook niet toegestaan. Wat wel mag, is beoordelen of iemand lichamelijk in staat is om de functie uit te voeren. Een sollicitant afwijzen als diegene niet lang achter elkaar kan staan wanneer dit voor een functie wel moet, is dus een geldige reden.

 

• Taal. Wist je dat je kandidaten niet mag afwijzen als zij de Nederlandse taal (nog) niet goed genoeg spreken? Hier zijn uitzonderingen voor. Het moet dan gaan om een functie waarbij de taal per se nodig is om de functie uit te kunnen voeren. Denk aan een docent Nederlands.

 

• Achtergrond. Een sollicitant afwijzen op basis van achtergrond is discriminatie, en dus verboden. Positieve discriminatie is wel toegestaan. Je mag bijvoorbeeld voorrang geven aan sollicitanten met een niet-Nederlandse achtergrond als je meer diversiteit wilt in een team.

 

• Religie. De enige uitzondering hierop is een werkplek waar een bepaalde religie bij de bedrijfscultuur hoort. Denk aan een ziekenhuis met een reformatorische achtergrond, waarbij het belangrijk is dat de verpleegkundigen gereformeerd zijn.

 

Afwijzing sollicitatie per mail voorbeeld

Toch nog lastig, een sollicitant afwijzen? Onderstaand voorbeeld van een afwijzing van een sollicitatie helpt je vast om een goede standaardmail op te stellen. Let op: dit voorbeeld is toepasselijk voor een sollicitant die niet is uitgenodigd voor een gesprek.

 

Beste [voor- en achternaam sollicitant],

Hartelijk dank voor je interesse in de baan [functienaam] bij [bedrijfsnaam]. We hebben je cv en motivatiebrief met interesse doorgenomen. Toch hebben we helaas besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek.

Hoewel je enthousiasme voor de functie goed naar voren komt en je ambities aansluiten bij het bedrijf, voldoe je op dit moment niet aan de juiste eisen.

Nogmaals bedankt voor je sollicitatie. We waarderen de tijd en moeite die je hebt gestoken in je sollicitatiebrief. Veel succes bij eventuele volgende sollicitaties en je zoektocht naar een nieuwe baan.

Vriendelijke groet,

[jouw naam], [jouw functie]

[bedrijfsnaam]

 

Hopelijk gaat het afwijzen van een sollicitant je wat makkelijker af met onze tips en het voorbeeld. Geef je liever het volledige sollicitatieproces uit handen? Daar kan YoungCapital je bij helpen. Bekijk de mogelijkheden en neem contact met ons op voor meer informatie.

 

FAQ

Hoe stuur je een afwijzing van een sollicitatie?
Als een sollicitant al op gesprek is geweest, kun je diegene het beste bellen. Anders is een afwijzing per mail ook prima. Let op dat je dan professioneel blijft, het liefste een reden geeft en de sollicitant bedankt voor de tijd.

Waar mag je een sollicitant niet op afwijzen?
Je mag een sollicitant niet afwijzen op basis van leeftijd, zwangerschap, gezondheid, taal, achtergrond of religie.