Sollicitant afwijzen

Hoe wijs je een sollicitant af?

Of je nu honderden sollicitaties hebt of een handjevol, er kunnen maar net zo veel kandidaten aangenomen worden als dat er beschikbare posities zijn. Reken dus maar dat je (flink wat) sollicitanten moet afwijzen. Leuk is dat niet, maar belangrijk wel. Hoe je dit het beste aanpakt? Om te beginnen houd je rekening met de situatie.

• Is de sollicitant al op gesprek geweest? Regel het afwijzen van een sollicitatie na een gesprek altijd telefonisch. Dat is het netst en kost bovendien niet zoveel tijd.
• Is de sollicitant niet op gesprek geweest? Dan is de sollicitant afwijzen per mail een prima keuze. Zorg natuurlijk wel voor een nette en positieve mail.

Afwijzen sollicitant na gesprek

Een sollicitant afwijzen na een gesprek doe je dus het best telefonisch. Dat is lekker persoonlijk en zorgt dus voor een positieve candidate experience. Let op de volgende punten als je een sollicitatie gaat afwijzen na een gesprek:

• Geef geen valse hoop. Vis dus niet eerst naar een reactie (‘Hoe vond je het gaan gisteren?’), maar val het liefst gelijk met de deur in huis. Wel zo duidelijk.
• Wees niet te lang van stof. Sollicitanten zitten vaak niet te wachten op een essay over hun tekortkomingen als ze niet zijn aangenomen. Houd het dus kort, noem in een paar woorden de reden voor de afwijzing na het sollicitatiegesprek en wens de persoon succes met de rest van hun banenzoektocht. Maar wees ook niet té kortaf en wacht nog even met de verbinding verbreken. Wie weet heeft de sollicitant nog vragen.
• Bereid je dan ook voor op vragen. Niet elke sollicitant zal een waslijst aan vragen stellen, maar het kan best dat iemand meer uitleg wil over de reden voor de afwijzing van hun sollicitatie. Zorg er dus voor dat je dit netjes kunt onderbouwen. Wees daarin kort maar krachtig.

Afwijzing sollicitatie per mail

Is een sollicitant niet op gesprek geweest? Dan is het netjes om een officiële afwijzing voor de sollicitatie per mail te sturen. Hoe je dit aanpakt, ligt aan de situatie. Gaat het om een groot aantal sollicitanten dat niet op gesprek wordt uitgenodigd? Stuur de afwijzing voor de sollicitatie dan via een standaardmail die netjes en professioneel geformuleerd is. De kandidaten kunnen dan zelf om extra uitleg of feedback vragen als zij hier behoefte aan hebben.

Ga je een of enkele sollicitanten afwijzen? Dan kun je de afwijzingsbrief voor hun sollicitatie wat persoonlijker maken, bijvoorbeeld met de reden voor de afwijzing van de sollicitatie. Hulp nodig met het formuleren? Wij stelden een voorbeeld van een afwijzingsmail voor een sollicitatie op.

Algemene tips voor een afwijzing van een sollicitatie

Of je nu voor of na een gesprek, telefonisch of permail een afwijzing voor een sollicitatie stuurt, het is altijd belangrijk om te zorgen voor een nette en positieve afwijzing van een sollicitatie. Houd daarom hoe dan ook de volgende punten in je achterhoofd:

• Geef altijd een reactie. Voor een sollicitant is het vervelend als er helemaal geen reactie komt op een sollicitatie. Doe dit dus altijd, zelfs in de allereerste ronde en wanneer je bergen cv’s hebt liggen.
• Geef minimaal één reden. Kandidaten horen graag waarom zij zijn afgewezen, dus vermeld altijd een reden. Gaat het om een groot aantal sollicitanten? Maak dan voor een aantal algemene redenen (opleiding, werkervaring, skills) een standaardmail. Als een kandidaat graag extra uitleg wil, kan die hier dan zelf om vragen.
• Plan een moment in je agenda voor afwijzingen. Moet je veel sollicitanten afwijzen? Zorg dan dat je hier een moment voor blokt in je agenda, dat maakt het werk efficiënter. Doe dit het liefst zo snel mogelijk zodra bekend is welke kandidaat je gaat aannemen.
• Blijf positief en vriendelijk. Dat doe je bijvoorbeeld door de sollicitant te bedanken voor de interesse en nog veel succes te wensen in de zoektocht naar een nieuwe baan.

Waarop mag je een sollicitant niet afwijzen?

Wist je dat een sollicitant afwijzen om bepaalde redenen verboden is? Let dus altijd heel goed op dat je jouw afwijzing niet top de volgende punten baseert:

• Leeftijd. Voor afwijkende werktijden of bepaalde functies, zoals barmedewerker, geldt een minimumleeftijd. In zo’n geval mag je een sollicitant wel afwijzen op leeftijd, maar in alle andere gevallen is dit niet toegestaan. Dat een sollicitant niet binnen het team past vanwege de leeftijd, is dus een verboden reden.
• Zwangerschap. Je mag een sollicitant niet afwijzen omdat diegene zwanger is. Verder mag je tijdens een sollicitatie ook niet vragen naar een kinderwens.
• Gezondheid. Vragen naar de gezondheid van een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek mag niet. Er iemand op afwijzen is dus ook niet toegestaan. Wat wel mag, is beoordelen of iemand lichamelijk in staat is om de functie uit te voeren. Een sollicitant afwijzen als diegene niet lang achter elkaar kan staan wanneer dit voor een functie wel moet, is dus een geldige reden.
• Taal.Wist je dat je kandidaten niet mag afwijzen als zij de Nederlandse taal (nog) niet goed genoeg spreken? Hier zijn uitzonderingen voor. Het moet dan gaan om een functie waarbij de taal per se nodig is om de functie uit te kunnen voeren. Denk aan een docent Nederlands.
• Achtergrond. Een sollicitant afwijzen op basis van achtergrond is discriminatie, en dus verboden. Positieve discriminatie is wel toegestaan. Je mag bijvoorbeeld voorrang geven aan sollicitanten met een niet-Nederlandse achtergrond als je meer diversiteit wilt in een team.
• Religie. De enige uitzondering hierop is een werkplek waar een bepaalde religie bij de bedrijfscultuur hoort. Denk aan een ziekenhuis met een reformatorische achtergrond, waarbij het belangrijk is dat de verpleegkundigen gereformeerd zijn.

Hopelijk heb je nu genoeg handvaten om die afwijzing voor een sollicitatie netjes te regelen. Je kunt het recruitmentproces ook uit handen geven, dan hoef je je helemaal niet druk te maken over dit onderwerp. Check de mogelijkheden eens in onze artikelen over RPO. Ook handig: op onze dienstenpagina lees je precies wat YoungCapital voor je kan betekenen. Contact met ons opnemen mag natuurlijk ook.